HR Operations Coordinator/ Координатор операційного супроводу команди

Про роль

Шукаємо HR Operations Coordinator, який/яка забезпечуватиме операційний супровід фахівців, залучених до проєктів Міністерства оборони України через компанії-підрядників.
Це роль поєднує HR та адміністративні процеси,  та операційну координацію. Людина буде сполучною ланкою між командою проєкту з боку Міністерства, та фахівцями, які працюють над проєктом у компанії-підрядника.
Основне завдання — забезпечувати своєчасне та якісне виконання всіх організаційних і адміністративних процесів, необхідних для роботи фахівців на проєкті: від оформлення та виходу людини на роботу до завершення співпраці, звітність та інше.
 

Основні обов'язки

• Координувати процес оформлення нових фахівців у компанії-підряднику та контролювати своєчасність підготовки необхідних документів.
• Координувати організаційний онбординг нових фахівців: необхідні документи, доступи, техніку, робоче місце та інші умови для початку роботи.
• Супроводжувати зміни в умовах співпраці, продовження договорів та завершення співпраці.
• Координувати оформлення відряджень, погодження та підготовку необхідних документів. Взаємодіяти з відповідальними особами щодо організаційних і фінансових питань, пов'язаних із відрядженнями.
• Збирати, перевіряти й консолідувати інформацію, необхідну для регулярної звітності щодо команди.
• Вибудовувати зрозумілий процес взаємодії: хто за що відповідає, які дані необхідні, які строки виконання та як вирішуються проблемні питання.
• Виявляти повторювані проблеми в процесах і пропонувати рішення для їх спрощення та покращення.

Що для нас важливо

• Досвід роботи в HR Operations, HR Administration, People Operations, адміністративній або операційній координації від 1 року.
• Досвід взаємодії з кількома командами або підрозділами одночасно.
• Навички ведення реєстрів, роботи з документами, таблицями та звітністю.
• Сильні організаційні навички: здатність координувати декілька паралельних процесів, контролювати строки та доводити задачі до результату.
• Уважність до деталей і відповідальність за точність інформації.
• Проактивність: здатність самостійно з'ясувати, хто має вирішити питання, знайти необхідну інформацію та забезпечити подальший рух задачі.
• Розвинені комунікаційні навички, вміння взаємодіяти з різними стейкхолдерами та конструктивно вирішувати робочі питання.
• Дотримання конфіденційності під час роботи з персональними даними й документами.

Буде перевагою

• Досвід роботи в IT-компанії, консалтингу або компанії, яка надає фахівців для зовнішніх проєктів.
• Досвід супроводу контракторів або команд, залучених через підрядника.
• Розуміння процесів оформлення співпраці, онбордингу, відряджень, закупівлі та обліку техніки, управління доступами.
• Досвід взаємодії з фінансами, юридичним відділом, IT, службою безпеки та іншими внутрішніми функціями компанії.

Умови роботи

• можливість працювати з командою, яка цифровізує військо
• складні, але надзвичайно цікаві виклики, де немає місця рутині
• ⁠команда однодумців та підтримка в реалізації ваших ідей щодо оптимізації процесів
• робота в Києві в офісі/гібрид/віддалено
• робота проєктна, перший етап до лютого (з можливістю продовження співпраці).