Project Operations Coordinator

Ми шукаємо системного та уважного Project Operations Coordinator, який підтримуватиме актуальний стан кількох паралельних R&D-проєктів, координуватиме роботу команд і поступово автоматизуватиме внутрішні процеси.
Основна задача ролі - зробити так, щоб у будь-який момент було зрозуміло: над чим працюють команди, хто за що відповідає, які строки, пріоритети, блокери, залежності та наступні кроки.
Це не суто технічна роль. Значна частина роботи - комунікація: тактовно, але наполегливо отримувати оновлення від інженерів, фасилітувати зустрічі та перетворювати робочий хаос на прозору картину для всіх.

Обов'язки

• Ведення кількох паралельних R&D-проєктів (hardware + software) у Notion.
• Побудова та підтримка структури проєктів: задачі, етапи, відповідальні, строки, ризики і залежності.
• Контроль актуальності статусів: регулярний збір оновлень від команд, зокрема від інженерів.
• Фіксація рішень, домовленостей, action items і результатів зустрічей.
• Підготовка коротких статусних звітів і дашбордів для керівництва та стейкхолдерів.
• Виявлення блокерів і координація залежностей між командами (мехатроніка, програмне забезпечення, виробництво).
• Впорядкування проєктної документації, чеклістів, шаблонів і бази знань.

• Фіксація заявок, збір пропозицій від постачальників для закупівельників, контроль погодження та замовлення.
• Відстеження строків постачання компонентів, у тому числі електроніки з довгими lead time, дефіцитних позицій та імпорту.
• Пошук альтернативних постачальників спільно з закупівельниками.

• Пошук повторюваних ручних процесів та їх автоматизація за допомогою no-code/low-code інструментів і AI.
• Створення простих інтеграцій, ботів та автоматичних звітів (наприклад, нагадування про прострочені задачі, автозбір статусів, звіти в месенджер).

Вимоги

• Висока уважність до деталей, педантичність і системність.
• Уміння працювати з кількома проєктами та великою кількістю паралельних задач одночасно.
• Досвід у Project Coordination, Operations, PM Assistant, Junior PM або суміжній ролі.
• Сильні комунікаційні навички: уміння отримувати інформацію від зайнятих технічних команд, ставити правильні запитання, фасилітувати зустрічі.
• Практичний досвід роботи з Notion (або аналогом): databases, relations, rollups, formulas, templates і views.
• Уміння перетворювати неструктуровану інформацію на зрозумілі задачі, плани та статуси.
• Базове розуміння процесу розробки продуктів і взаємодії між командами.
• Англійська на рівні впевненого читання технічної документації (документація API, інструментів, постачальників) - Upper Intermediate.
• Використання AI-інструментів у щоденній роботі: підготовка звітів, структурування нотаток зустрічей, налаштування нескладних автоматизацій за документацією.
• Базове розуміння API, webhooks і JSON — або готовність швидко з ними розібратися.
• Готовність працювати з конфіденційною інформацією та дотримуватись NDA і внутрішніх правил інформаційної безпеки.

Буде перевагою

• Досвід роботи з R&D-, hardware- або manufacturing-командами; розуміння життєвого циклу hardware-продукту (прототип → тестові партії → серія).
• Розуміння закупівель, BOM та контролю строків постачання.
• Досвід роботи з Notion API, n8n, Make, Zapier або Google Apps Script.
• Базові навички Python чи JavaScript.
• Досвід створення Telegram-, Slack- або Google Chat-ботів.
• Англійська Advanced.

Умови

• Формат роботи: гібридний, з переважною присутністю в офісі - робота передбачає взаємодію з фізичними компонентами, закупівлями та інженерними командами на місці.
• Офіційне працевлаштування;
• Можливість професійного розвитку
• Роботу з інноваційними технологіями та реальними продуктами;
• Дружню команду та відкриту комунікацію.