Operations Manager Offline

Привіт! Ми, talanovyti — рекрутингова агенція від FRACTAL — допомагаємо нашому партнеру знайти класного(у) Office Manager.

Наш партнер — miltech R&D-стартап, що вже більше 4 років розробляє допоміжну електроніку для бойових дронів: комп'ютерний зір, навігаційні системи, мехатроніка. Команда — інженери з досвідом у стартапах і каліфорнійських тех-гігантах. 

Що класного в цій пропозиції:

1. Ти доєднуєшся до компанії, чиї продукти реально впливають на ефективність роботи дронів на полі бою — не абстрактний внесок, а конкретний.
2. Роль відкрилася, тому що нинішній операційний менеджер настільки круто себе проявив, що перейшов у sales-напрям. 
3. Процеси вже побудовані — тобі не потрібно налаштовувати все з нуля — просто підхопити, підтримати і розвинути.
4. Горизонтальна команда, прямий доступ до фаундерів, мінімум бюрократії і максимум довіри.

Що ми шукаємо в тобі:

1. Досвід від 1 року в адміністративній, операційній або суміжній ролі (офіс-менеджер, асистент, HR-адмін тощо).
2. Досвід ведення документообігу: договори, NDA, довідки, накази, реєстри — все це тобі знайоме.
3. Наявність автомобіля та готовність до локальних роз'їздів — пошта, доставка документів, офісні потреби (компенсація пального передбачена).
4. Системність, увага до деталей і любов до порядку в документах і процесах.
5. Самостійність: вмієш взяти задачу, розібратися і довести до результату без постійних нагадувань.
6. Тебе не злякає задача без інструкції. Ти та людина, яка бачить хаос — і спокійно, методично перетворює його на систему. Тобі подобається, коли все лежить у правильних папках, названо правильно і оновлено вчасно.
7. Проактивність: не чекаєш, поки щось впаде — бачиш і берешся.
8. Базова англійська для роботи з документами та листуванням.

9. Готовність бути в офісі (Київ, метро Видубичі). 

    

Буде перевагою:

1. Досвід у виробничій, оборонній або miltech-сфері.
2. Вміння зрозуміло описати процес чи інструкцію — простими словами, щоб команда одразу розібралася (Notion, Google Docs, Figma) 
3. Досвід роботи з Діловодом або іншими системами документообігу.
4. Досвід в HR — якщо ти HR, який думає адміністративно, ми точно хочемо з тобою поговорити.

Твої майбутні задачі:

1. Вести документообіг компанії: NDA, договори, довідки, листи, довіреності — готувати, погоджувати, підписувати, архівувати, вносити в реєстри.
2. Готувати пакети документів під різні запити: держоргани, гранти, конференції, партнерства, підтвердження критичності.
3. Підтримувати внутрішні реєстри, бази і архіви в актуальному стані
4. Тримати порядок у доступах: корпоративні акаунти, поштові скриньки, папки, workspace — хто має доступ, коли і до чого.
5. Підтримувати базові HR-процеси: онбординг, офбординг, організаційні питання.
6. Оновлювати внутрішні політики, регламенти, процеси — і доносити зміни команді зрозуміло і вчасно.
7. Забезпечувати роботу офісу: підрядники, ремонти, закупівлі, комунальні питання, а коли треба — самому з'їздити на пошту, забрати й привезти, вирішити побутове питання на місці.
8. Брати ad-hoc задачі самостійно і доводити їх до результату. Якщо звик(ла) на все викликати підрядника — це поки не наш темп. 
9. Брати участь у переході на нові внутрішні інструменти (компанія рухається від базових стартапівських інструментів до більш системних рішень).

Що пропонує компанія:

1. Формат роботи — офіс у Києві (біля метро Видубичі).
2. Повна зайнятість.
3. Робоче місце обладнане всім необхідним; техніку компанія надає за потреби.
4. Можливе оформлення через ФОП або у штат — залежно від потреб кандидата.
5. Можливість бронювання.
6. Відсутність бюрократії: мінімум звітності, максимум довіри й самостійності.
7. Щотижневе планування без жорстких процесів типу Scrum чи Kanban.
8. Дружня, горизонтальна команда, де всі напряму комунікують із CTO та фаундерами.
9. Гнучкість у вирішенні побутових питань (лікар, відрядження, короткі відгули тощо) — рішення приймаються індивідуально.

Hiring-процес:

1. Пре-скрін з рекрутеркою talanovyti.
2. Співбесіда з COO компанії.
3. Фінальна зустріч із CEO.
4. Безпекова перевірка.
5. Офер 🎉

Якщо тобі близька місія створювати продукти, які допомагають Україні перемагати, будемо раді знайомству!