Operational manager

Chief Operating Officer (COO) / Операційний партнер CEO

📍 Локація: Львів 
Формат роботи: гібридний

🕒 Тип зайнятості:  Повна зайнятість

Про роль

ddd agency шукає COO — операційного партнера CEO, який(а) побудує та масштабуватиме операційну систему агенції: забезпечить прогнозоване виконання проєктів, прозору економіку проєктів, керовану продуктивність команд і чіткі управлінські ритми.

Це роль для людини, яка вміє перетворювати хаос зростання на систему — без втрати креативності та швидкості.
 

Місія на 12 місяців

1. Підвищити прогнозованість виконання проєктів (терміни/якість/ризики).
2. Зробити економіку проєктів керованою (маржинальність, план-факт, утилізація, фінансова дисципліна управління грошовими потоками (cash-flow discipline).
3. Впровадити операційну систему  агенції: ритми, OKR/KPI, стандарти, дашборди, відповідальність.
    

Основні зони відповідальності

Операційна система агенції

• Побудова й запуск управлінських ритмів: щотижневий огляд проєктних результатів, щотижнева зустріч керівників напрямків, фінансовий план-факт, грошовий потік (cash flow).
• Стандарти комунікацій і зустрічей: порядок денний, рішення, відповідальність, дедлайни, контроль виконання.

Проектний менеджмент

• Єдиний стандарт ведення проєктів: SOW → план → ресурси → execution → QA → ретро.
• Забезпечення контролю обсягу проєктів і змін, точності оцінювання та недопущення перевитрат годин.
• Кросфункціональна синхронізація команд (Marketing/Branding/PR/Digital/Web тощо) з прозорими правилами ескалації.

Управління ресурсами та потужностями

• Планування потужностей (capacity planning) і найму під потреби проєктів.
• Управління завантаженістю команди, віпрацювання підходу “без пожеж” збалансувавши внутрішні команди та підрядників
  .

4) Продуктивність та управління командою у співпраці з HHС/керівниками напрямків) -

• Система відповідальності: OKR, KPI, регулярні цикли оцінювання результативності для керівників напрямів.
• Організаційний дизайн під зростання (ролі, відповідальності, “хто за що відповідає”).

5) Фінансова керованість у співпраці з Фінансовим менеджером

• Бюджетування, прогнозування, юніт-економіка по клієнтах/проєктах.
• Правила ціноутворення/маржинальності, контроль ризиків контрактів.

6) Системи та автоматизація

• Розвиток стеку інструментів (Asana/CRM/фінсистема/BI), дашборди, автоматизація рутини.
• Вибір і впровадження ERP/CRM/операційних систем (за потреби).

KPI / “як ми міряємо успіх”

• Рівень валової маржинальності (gross margin) по клієнтах/проєктах
• Рівень комерційної завантаженості (%utilization / billable %), точність оцінок (план / факт)
• Відсоток проєктів, завершених вчасно (оn-time delivery %) кількість “червоних” проєктів
• Точність прогнозування (forecast accuracy), дохід/навантаження/каскад ризиків
• Середній термін оплати (DSO) / дисципліна платежів (разом із фінансовим менеджером)
• Показники лояльності (NPS) та утримання клієнтів

Очікуваний досвід та компетенції

• 4+ роки досвіду у ролях СОО, SPM/PMO Manager/PM Lead у сервісному бізнесі (агенція/консалтинг/IT-services)
• Практика в delivery-економіці: маржинальність, оцінювання, план-факт, метрики.
• Досвід побудови операційних процесів у зростанні (більше людей/сервісів/клієнтів = більше складності). 
• Вміння вибудовувати співпрацю та взаємодію з керівниками напрямів, тримати відповідальність, проводити зміни.
• Англійська: Upper-Intermediate + 

Очікування у перші 90 днів роботи:

• 0–30: діагностика “де втрачаємо гроші/час/якість”, карта процесів, базові метрики.
• 31–60: запуск ритмів управління, стандарти SOW/оцінок, перший дашборд.
• 61–90: ресурсне планування + performance цикли для лідів, стабілізація портфеля.

Вітається досвід:

• У впровадженні CRM/ERP/BI, автоматизації операційки.
• У креативній агенції / digital / product-driven середовищі.
• У впроваджені OKR/KPI

Ми пропонуємо

• Ключову роль із реальним впливом на бізнес-модель, маржу й масштабування.
• Роботу поруч із CEO, співзасновниками та керівниками напрямів
• Конкурентну компенсацію
• Гнучкий формат роботи