Операційний менеджер / AI-First Operations Manager

Якщо ви не любите брати задачі на себе й доводити їх до результату — ця вакансія не для вас.

Я шукаю не виконавця рутини, а свою операційну праву руку — людину, яка допомагатиме мені фокусуватися на головному, самостійно розбиратиметься в нових питаннях і забиратиме на себе задачі, що відволікають мене від розвитку бізнесу.

Про бізнес

Я розвиваю e-commerce бренд зі США, який швидко зростає.

Ми працюємо на ринках США та Канади, продаємо через Shopify та Amazon і будуємо міжнародний бізнес із великою кількістю різних процесів, задач і точок для розвитку.

Про роль

Моя головна мета — звільнити власний час і перестати бути єдиною людиною, через яку проходять усі питання.

Ви допомагатимете мені:

• збирати та структурувати інформацію;
• готувати рішення;
• координувати людей;
• контролювати домовленості;
• знаходити відповіді на нові питання;
• доводити задачі до завершення;
• прибирати повторювану ручну роботу за допомогою AI, шаблонів і автоматизацій.

Це гнучка роль із постійними та нерегулярними задачами. Частина задач буде виникати ситуативно залежно від потреб бізнесу.

Кого я шукаю

Мені потрібна людина з AI-first mindset.

Для мене це означає не просто вміння користуватися ChatGPT або Claude для написання текстів. Я шукаю людину, яка:

• активно цікавиться AI і хоче постійно вчитися;
• використовує AI у щоденній роботі;
• вміє правильно ставити AI задачі;
• може надати AI достатній контекст і чіткі обмеження;
• розуміє, де AI може помилятися або галюцинувати;
• перевіряє джерела, цифри, логіку та фактичний результат;
• використовує AI для research, аналізу, документів, таблиць і комунікацій;
• готова за допомогою AI створювати складніші процеси та автоматизації;
• не боїться нових інструментів, платформ і незнайомих задач.

Я можу поставити вам кінцеву мету, але не обов’язково дам покрокову інструкцію. Ви повинні будете самостійно розібратися, які джерела, інструменти, AI-моделі, автоматизації або люди потрібні для досягнення результату.

Наприклад, якщо потрібно:

• знайти нову платформу для пошуку кандидатів;
• зібрати й порівняти підрядників;
• розібратися, що відбувається в customer support;
• перевірити замовлення на Amazon;
• актуалізувати дані;
• підготувати документ;
• виправити brief або draft договору;
• знайти рішення проблеми в CRM;
• створити трекер, звіт або автоматизацію;

я очікую, що ви не зупинитесь на фразі «я цього не знаю», а самостійно дослідите питання, використаєте AI, перевірите результат і принесете мені готове рішення або чітко сформульований наступний крок.

Що ви будете робити

Постійна зона відповідальності

• робота з моїми листами та вхідними запитами;
• підготовка чернеток відповідей;
• збір інформації та підготовка коротких висновків;
• підготовка 2–3 варіантів рішення;
• організація зустрічей;
• підготовка матеріалів до зустрічей;
• ведення протоколів;
• фіксація рішень, відповідальних осіб, дедлайнів і наступних кроків;
• follow-up до фактичного результату;
• ведення задач і контроль дедлайнів;
• підтримка порядку в Notion, Google Sheets, CRM та інших робочих системах;
• підготовка внутрішніх SOP, шаблонів і трекерів;
• регулярне використання AI у всіх доречних процесах.

Нерегулярні та нестандартні задачі

• провести research по новому продукту, ринку, сервісу або платформі;
• знайти та прокваліфікувати підрядника, кандидата, інфлюенсера чи партнера;
• знайти нові джерела для рекрутингу або пошуку виконавців;
• провести первинну комунікацію;
• зібрати умови, ціни, терміни та приклади робіт;
• підготувати shortlist із 3–5 варіантів;
• порівняти варіанти за ціною, строками, якістю та ризиками;
• з’ясувати, що відбувається в customer support;
• перевірити проблему із замовленнями на Amazon;
• зібрати, перевірити та актуалізувати операційні дані;
• підготувати або виправити brief;
• підготувати draft документа чи договору за допомогою AI;
• перевірити роботу сервісу, підрядника або внутрішнього процесу;
• знайти причину проблеми та організувати її вирішення;
• дослідити новий ринок, інструмент, платформу або спосіб роботи.

Постійні операційні напрямки закриватимуть профільні спеціалісти та команди. Від бізнес-асистента я очікую не постійного управління всіма відділами, а здатності швидко підключитися до нестандартної задачі, розібратися в ній і довести її до результату.

Пошук і координація підрядників

• пошук виконавців на Upwork та інших майданчиках;
• пошук інфлюенсерів, партнерів і сервісів;
• пошук нових платформ, якщо звичні джерела не дають потрібного результату;
• первинна комунікація та кваліфікація;
• збір умов, цін, термінів і прикладів робіт;
• підготовка порівняльної матриці;
• формування shortlist;
• підготовка для мене структурованої інформації та рекомендації;
• подальша комунікація та follow-up до виконання домовленостей.

Фінальний вибір нового підрядника погоджується зі мною.

Пошук і первинний відбір кандидатів

• пошук кандидатів на відповідних платформах;
• пошук нових джерел і майданчиків для рекрутингу;
• первинний screening за критеріями, які я задаю;
• перевірка резюме та доступної інформації;
• підготовка короткої структурованої довідки по кандидату;
• формування shortlist;
• організація першої комунікації та інтерв’ю;
• follow-up із кандидатами.

AI та автоматизації

AI для мене — не додатковий інструмент, а один з основних способів роботи.

Я очікую, що ви будете використовувати ChatGPT, Claude та інші AI-інструменти для:

• пошуку й аналізу інформації;
• роботи з документами;
• аналізу таблиць і даних;
• підготовки листів, brief і draft-документів;
• порівняння варіантів;
• створення звітів;
• структурування хаотичної інформації;
• підготовки follow-up;
• створення reusable prompts і шаблонів;
• побудови простих і складніших автоматизацій.

Я не очікую, що ви вже будете експертом у всіх AI-інструментах. Але я очікую сильного інтересу до цієї сфери, готовності швидко вчитися й здатності самостійно доводити AI-рішення до практичного результату.

Важливо: AI потрібно контролювати. Не можна без перевірки передавати мені AI-висновки, цифри, формулювання або інформацію з research. Ви повинні розуміти обмеження AI, знаходити помилки й відрізняти підготовлений AI draft від реально виконаної дії.

Що означає «довести задачу до результату»

Задача не вважається виконаною лише тому, що ви:

• відправили повідомлення;
• знайшли кілька посилань;
• створили задачу;
• передали інформацію;
• отримали обіцянку від підрядника;
• підготували красивий AI-текст.

Потрібен фактичний результат:

• виконана та перевірена дія;
• отримана відповідь;
• підготовлене рішення;
• обраний і прокваліфікований варіант;
• підтверджене виконання;
• або чітко описаний блокер із зазначенням того, що вже перевірено, чого не вистачає та які є варіанти дій.

Формат «я не знаю», «не розібрався» або «чекаю відповіді» без додаткового дослідження, діагностики та наступного кроку мені не підходить.

У відповіді на питання "Чому вам цікава саме ця роль?" в анкеті почніть текст із фрази: “Я той асистент, який вам потрібен”.

Графік роботи

Я перебуваю в Маямі та працюю за часовим поясом US Eastern.

Очікуваний робочий графік — приблизно з 08:00 до 16:00 за часом Маямі. Це зараз відповідає орієнтовно 15:00–23:00 за київським часом.

До моменту, коли я підключаюся до основної роботи, у мене має бути підготовлена картина дня:

• що відбулося;
• які питання виникли;
• що вже можна вирішити самостійно;
• де потрібне моє рішення;
• які чернетки відповідей і матеріали вже підготовлені;
• які наступні кроки потрібно виконати.

Протягом основного робочого блоку ви маєте бути на зв’язку та готові:

• відповідати на робочі повідомлення;
• вести follow-up;
• спілкуватися з підрядниками, сервісами та постачальниками;
• за необхідності здійснювати телефонні дзвінки англійською;
• швидко підключатися до нових задач і питань.

Точний формат і кількість робочих годин узгоджуються окремо, але кандидат має бути готовий стабільно працювати в цьому часовому вікні.

Англійська мова

Англійська є обов’язковою вимогою.

Ви повинні вміти самостійно:

• зателефонувати в американський сервіс або компанію;
• пояснити проблему;
• поставити уточнювальні запитання;
• зрозуміти відповідь;
• домовитися про рішення або наступний крок;
• зафіксувати результат розмови.

Для письмової комунікації можна використовувати AI та перекладач, але робочі питання телефоном потрібно буде вирішувати самостійно.

Також при заповнені форми вкажіть 245-ту цифру числа π (пі) після коми у питанні Чому вам цікава саме ця роль?

Фінальні рішення щодо важливих питань, вибору підрядників, платежів, договорів, найму та інших суттєвих дій погоджуються зі мною.

Must-have

• гострий розум і здатність швидко розбиратися в новому;
• самостійність і ownership;
• грамотна письмова комунікація;
• структурне мислення;
• увага до деталей;
• здатність працювати без покрокової інструкції;
• звичка перевіряти власну роботу;
• готовність брати відповідальність за результат;
• AI-first mindset;
• активний інтерес до AI та нових технологій;
• готовність використовувати AI у більшості доречних робочих процесів;
• базова робота з Notion і Google Sheets або здатність швидко освоїти їх за допомогою AI;
• здатність вести ділову комунікацію;
• розмовна англійська для самостійних телефонних дзвінків у США;
• готовність працювати в часовому вікні US Eastern.

Буде плюсом

• досвід Business Assistant або Executive Assistant;
• досвід роботи безпосередньо із засновником або керівником;
• досвід у research, аналітиці чи операційній координації;
• досвід роботи з customer support і вирішення проблем клієнтів;
• досвід пошуку та координації підрядників;
• досвід рекрутингу та первинного screening;
• досвід роботи з CRM;
• досвід роботи з Notion, Google Workspace і Google Sheets;
• досвід підготовки документів, договорів, brief і презентацій;
• розуміння того, як працює Canva і як використовувати її для підготовки візуальних матеріалів;
• досвід у e-commerce, Shopify або Amazon;
• досвід створення SOP, шаблонів і автоматизацій;
• досвід роботи з Claude, ChatGPT, AI agents, n8n або іншими AI-інструментами.

Не підійде вам, якщо ви

• чекаєте готову інструкцію на кожен крок;
• передаєте мені сирі повідомлення або неперевірену інформацію;
• зупиняєтесь, якщо не знаєте готової відповіді;
• не любите досліджувати нові інструменти та платформи;
• використовуєте AI без перевірки;
• вважаєте задачу виконаною одразу після відправлення повідомлення;
• не любите follow-up;
• уникаєте відповідальності за результат;
• хочете працювати лише в межах вузької посадової інструкції;
• не готові самостійно спілкуватися телефоном англійською;
• не готові повідомляти про ризики та проблеми до того, як вони стануть критичними;
• не можете стабільно бути доступними у погоджений робочий час.

Як податись
Напишіть нам повідомлення і ми вишлемо посилання на нашу онлайн форму/опитувальник.