Almighty Tools LLC

Якщо ви не любите брати задачі на себе й доводити їх до результату — ця вакансія не для вас.

Я шукаю не виконавця рутини, а свою операційну праву руку — людину, яка допомагатиме мені фокусуватися на головному, самостійно розбиратиметься в нових питаннях і забиратиме на себе задачі, що відволікають мене від розвитку бізнесу.

Про бізнес

Я розвиваю e-commerce бренд зі США, який швидко зростає.

Ми працюємо на ринках США та Канади, продаємо через Shopify та Amazon і будуємо міжнародний бізнес із великою кількістю різних процесів, задач і точок для розвитку.

Про роль

Моя головна мета — звільнити власний час і перестати бути єдиною людиною, через яку проходять усі питання.

Ви допомагатимете мені:

• збирати та структурувати інформацію;
• готувати рішення;
• координувати людей;
• контролювати домовленості;
• знаходити відповіді на нові питання;
• доводити задачі до завершення;
• прибирати повторювану ручну роботу за допомогою AI, шаблонів і автоматизацій.

Це гнучка роль із постійними та нерегулярними задачами. Частина задач буде виникати ситуативно залежно від потреб бізнесу.

Кого я шукаю

Мені потрібна людина з AI-first mindset.

Для мене це означає не просто вміння користуватися ChatGPT або Claude для написання текстів. Я шукаю людину, яка:

• активно цікавиться AI і хоче постійно вчитися;
• використовує AI у щоденній роботі;
• вміє правильно ставити AI задачі;
• може надати AI достатній контекст і чіткі обмеження;
• розуміє, де AI може помилятися або галюцинувати;
• перевіряє джерела, цифри, логіку та фактичний результат;
• використовує AI для research, аналізу, документів, таблиць і комунікацій;
• готова за допомогою AI створювати складніші процеси та автоматизації;
• не боїться нових інструментів, платформ і незнайомих задач.

Я можу поставити вам кінцеву мету, але не обов’язково дам покрокову інструкцію. Ви повинні будете самостійно розібратися, які джерела, інструменти, AI-моделі, автоматизації або люди потрібні для досягнення результату.

Наприклад, якщо потрібно:

• знайти нову платформу для пошуку кандидатів;
• зібрати й порівняти підрядників;
• розібратися, що відбувається в customer support;
• перевірити замовлення на Amazon;
• актуалізувати дані;
• підготувати документ;
• виправити brief або draft договору;
• знайти рішення проблеми в CRM;
• створити трекер, звіт або автоматизацію;

я очікую, що ви не зупинитесь на фразі «я цього не знаю», а самостійно дослідите питання, використаєте AI, перевірите результат і принесете мені готове рішення або чітко сформульований наступний крок.

Що ви будете робити

Постійна зона відповідальності

• робота з моїми листами та вхідними запитами;
• підготовка чернеток відповідей;
• збір інформації та підготовка коротких висновків;
• підготовка 2–3 варіантів рішення;
• організація зустрічей;
• підготовка матеріалів до зустрічей;
• ведення протоколів;
• фіксація рішень, відповідальних осіб, дедлайнів і наступних кроків;
• follow-up до фактичного результату;
• ведення задач і контроль дедлайнів;
• підтримка порядку в Notion, Google Sheets, CRM та інших робочих системах;
• підготовка внутрішніх SOP, шаблонів і трекерів;
• регулярне використання AI у всіх доречних процесах.

Нерегулярні та нестандартні задачі

• провести research по новому продукту, ринку, сервісу або платформі;
• знайти та прокваліфікувати підрядника, кандидата, інфлюенсера чи партнера;
• знайти нові джерела для рекрутингу або пошуку виконавців;
• провести первинну комунікацію;
• зібрати умови, ціни, терміни та приклади робіт;
• підготувати shortlist із 3–5 варіантів;
• порівняти варіанти за ціною, строками, якістю та ризиками;
• з’ясувати, що відбувається в customer support;
• перевірити проблему із замовленнями на Amazon;
• зібрати, перевірити та актуалізувати операційні дані;
• підготувати або виправити brief;
• підготувати draft документа чи договору за допомогою AI;
• перевірити роботу сервісу, підрядника або внутрішнього процесу;
• знайти причину проблеми та організувати її вирішення;
• дослідити новий ринок, інструмент, платформу або спосіб роботи.

Постійні операційні напрямки закриватимуть профільні спеціалісти та команди. Від бізнес-асистента я очікую не постійного управління всіма відділами, а здатності швидко підключитися до нестандартної задачі, розібратися в ній і довести її до результату.

Пошук і координація підрядників

• пошук виконавців на Upwork та інших майданчиках;
• пошук інфлюенсерів, партнерів і сервісів;
• пошук нових платформ, якщо звичні джерела не дають потрібного результату;
• первинна комунікація та кваліфікація;
• збір умов, цін, термінів і прикладів робіт;
• підготовка порівняльної матриці;
• формування shortlist;
• підготовка для мене структурованої інформації та рекомендації;
• подальша комунікація та follow-up до виконання домовленостей.

Фінальний вибір нового підрядника погоджується зі мною.

Пошук і первинний відбір кандидатів

• пошук кандидатів на відповідних платформах;
• пошук нових джерел і майданчиків для рекрутингу;
• первинний screening за критеріями, які я задаю;
• перевірка резюме та доступної інформації;
• підготовка короткої структурованої довідки по кандидату;
• формування shortlist;
• організація першої комунікації та інтерв’ю;
• follow-up із кандидатами.

AI та автоматизації

AI для мене — не додатковий інструмент, а один з основних способів роботи.

Я очікую, що ви будете використовувати ChatGPT, Claude та інші AI-інструменти для:

• пошуку й аналізу інформації;
• роботи з документами;
• аналізу таблиць і даних;
• підготовки листів, brief і draft-документів;
• порівняння варіантів;
• створення звітів;
• структурування хаотичної інформації;
• підготовки follow-up;
• створення reusable prompts і шаблонів;
• побудови простих і складніших автоматизацій.

Я не очікую, що ви вже будете експертом у всіх AI-інструментах. Але я очікую сильного інтересу до цієї сфери, готовності швидко вчитися й здатності самостійно доводити AI-рішення до практичного результату.

Важливо: AI потрібно контролювати. Не можна без перевірки передавати мені AI-висновки, цифри, формулювання або інформацію з research. Ви повинні розуміти обмеження AI, знаходити помилки й відрізняти підготовлений AI draft від реально виконаної дії.

Що означає «довести задачу до результату»

Задача не вважається виконаною лише тому, що ви:

• відправили повідомлення;
• знайшли кілька посилань;
• створили задачу;
• передали інформацію;
• отримали обіцянку від підрядника;
• підготували красивий AI-текст.

Потрібен фактичний результат:

• виконана та перевірена дія;
• отримана відповідь;
• підготовлене рішення;
• обраний і прокваліфікований варіант;
• підтверджене виконання;
• або чітко описаний блокер із зазначенням того, що вже перевірено, чого не вистачає та які є варіанти дій.

Формат «я не знаю», «не розібрався» або «чекаю відповіді» без додаткового дослідження, діагностики та наступного кроку мені не підходить.

У відповіді на питання "Чому вам цікава саме ця роль?" в анкеті почніть текст із фрази: “Я той асистент, який вам потрібен”.

Графік роботи

Я перебуваю в Маямі та працюю за часовим поясом US Eastern.

Очікуваний робочий графік — приблизно з 08:00 до 16:00 за часом Маямі. Це зараз відповідає орієнтовно 15:00–23:00 за київським часом.

До моменту, коли я підключаюся до основної роботи, у мене має бути підготовлена картина дня:

• що відбулося;
• які питання виникли;
• що вже можна вирішити самостійно;
• де потрібне моє рішення;
• які чернетки відповідей і матеріали вже підготовлені;
• які наступні кроки потрібно виконати.

Протягом основного робочого блоку ви маєте бути на зв’язку та готові:

• відповідати на робочі повідомлення;
• вести follow-up;
• спілкуватися з підрядниками, сервісами та постачальниками;
• за необхідності здійснювати телефонні дзвінки англійською;
• швидко підключатися до нових задач і питань.

Точний формат і кількість робочих годин узгоджуються окремо, але кандидат має бути готовий стабільно працювати в цьому часовому вікні.

Англійська мова

Англійська є обов’язковою вимогою.

Ви повинні вміти самостійно:

• зателефонувати в американський сервіс або компанію;
• пояснити проблему;
• поставити уточнювальні запитання;
• зрозуміти відповідь;
• домовитися про рішення або наступний крок;
• зафіксувати результат розмови.

Для письмової комунікації можна використовувати AI та перекладач, але робочі питання телефоном потрібно буде вирішувати самостійно.

Також при заповнені форми вкажіть 245-ту цифру числа π (пі) після коми у питанні Чому вам цікава саме ця роль?

Фінальні рішення щодо важливих питань, вибору підрядників, платежів, договорів, найму та інших суттєвих дій погоджуються зі мною.

Must-have

• гострий розум і здатність швидко розбиратися в новому;
• самостійність і ownership;
• грамотна письмова комунікація;
• структурне мислення;
• увага до деталей;
• здатність працювати без покрокової інструкції;
• звичка перевіряти власну роботу;
• готовність брати відповідальність за результат;
• AI-first mindset;
• активний інтерес до AI та нових технологій;
• готовність використовувати AI у більшості доречних робочих процесів;
• базова робота з Notion і Google Sheets або здатність швидко освоїти їх за допомогою AI;
• здатність вести ділову комунікацію;
• розмовна англійська для самостійних телефонних дзвінків у США;
• готовність працювати в часовому вікні US Eastern.

Буде плюсом

• досвід Business Assistant або Executive Assistant;
• досвід роботи безпосередньо із засновником або керівником;
• досвід у research, аналітиці чи операційній координації;
• досвід роботи з customer support і вирішення проблем клієнтів;
• досвід пошуку та координації підрядників;
• досвід рекрутингу та первинного screening;
• досвід роботи з CRM;
• досвід роботи з Notion, Google Workspace і Google Sheets;
• досвід підготовки документів, договорів, brief і презентацій;
• розуміння того, як працює Canva і як використовувати її для підготовки візуальних матеріалів;
• досвід у e-commerce, Shopify або Amazon;
• досвід створення SOP, шаблонів і автоматизацій;
• досвід роботи з Claude, ChatGPT, AI agents, n8n або іншими AI-інструментами.

Не підійде вам, якщо ви

• чекаєте готову інструкцію на кожен крок;
• передаєте мені сирі повідомлення або неперевірену інформацію;
• зупиняєтесь, якщо не знаєте готової відповіді;
• не любите досліджувати нові інструменти та платформи;
• використовуєте AI без перевірки;
• вважаєте задачу виконаною одразу після відправлення повідомлення;
• не любите follow-up;
• уникаєте відповідальності за результат;
• хочете працювати лише в межах вузької посадової інструкції;
• не готові самостійно спілкуватися телефоном англійською;
• не готові повідомляти про ризики та проблеми до того, як вони стануть критичними;
• не можете стабільно бути доступними у погоджений робочий час.

Як податись
Напишіть нам повідомлення і ми вишлемо посилання на нашу онлайн форму/опитувальник.

Якщо ти не любиш брати відповідальність на себе й доводити справи до результату — ця вакансія не для тебе. Це роль власника операцій: людини, яка бере на себе всю операційку компанії й керує нею як системою.

Ми — американський D2C-бренд у ніші практичного інструменту для дому, хобі та ремонту. 130 000+ клієнтів. Продаємо через Shopify та Amazon. Ціль — $100M на рік до 2028.

Ми будуємо навмисно «легку» компанію: усередині — лише ядро та підтримка, усе інше на надійних підрядниках, агентах та AI. Автоматизації та рішення в нас будуються через AI-агентів і Claude Code (зокрема n8n — теж через Claude Code): що потрібно — описується й збирається, людина перевіряє результат.

Для нас сильний operational skill — це здатність бачити весь операційний ланцюг, знаходити слабкі місця й перетворювати їх на керовані процеси.

Фіксоване щоденне перетинання з US Eastern не потрібне: важливо самостійно рухати операційні процеси та доводити їх до результату.

Окремі узгоджені дзвінки із засновником, партнерами або підрядниками можуть припадати на другу половину дня / вечір за київським часом.

Що ви робитимете

• Вести фабрику та агента в Китаї: партії, терміни, ціни — вибивати найкращі умови
• Працювати разом із product researcher: допомагати знаходити потрібні товари, оцінювати операційну реалістичність, собівартість, постачальників та умови запуску
• Керувати складами й логістикою (Китай, US 3PL, Amazon FBA), фрахтом, поверненнями
• Тримати запаси так, щоб ключові товари були в наявності завжди — без винятків
• Розрахунки з постачальниками: формувати платежі через банкінг (зазвичай раз на місяць), з прицілом автоматизувати підготовку через AI
• Контролювати підтримку (не вести її самому): SLA, чарджбеки, спірні повернення, стандарти якості
• Контролювати затратну юніт-економіку (собівартість, доставка, комісії, зберігання) і шукати, де здешевити
• Щомісячна звірка sales tax по 31 штату: подачу робить зовнішня бухгалтерія/сервіс — за вами звірка, що сплачено рівно стільки, скільки зібрали
• Будувати автоматизації та рішення через AI (AI-агенти, Claude Code, n8n)
• Вибудувати чітку роботу команди в нашій CRM Bitrix24: усі переписки, task-менеджмент і вся команда в одному місці для ефективної роботи
• Налаштовувати внутрішні операційні процеси між відділами, щоб команда працювала узгоджено й кожен напрям мав усе необхідне для виконання своїх задач

Кого шукаємо (must-have)

• Від 2 років практичного досвіду в e-commerce operations / supply chain / operations management — без нього не розглядаємо. Перевага — американський e-commerce та робота з ринком США
• Практичний hands-on досвід щонайменше з однією ключовою e-commerce платформою: Shopify — у пріоритеті; якщо Shopify-досвіду немає, потрібен сильний досвід з Amazon
• Англійська від B2 — вільна й точна в реальній роботі: ви можете вести телефонні переговори з китайськими постачальниками та агентами, обговорювати ціни, строки, якість і вирішувати проблемні питання
• Сильні переговорні навички та вміння рахувати гроші (юніт-економіка)
• AI-first мислення — обов’язкова умова: ви системно використовуєте AI для аналізу, підготовки рішень, автоматизації та перевірки роботи, а не просто час від часу користуєтеся ChatGPT. Кандидатів, які не інтегрують AI у щоденну роботу, ми не розглядаємо
• Системність і самостійність: будуєте процеси, а не чекаєте задач
• Досвід із CRM (Bitrix24 — перевага): вміння вести команду, задачі та комунікацію в одній системі
• Можливість виїжджати за кордон і готовність до потенційних робочих відряджень у Китай
• У полі «Чому вам цікава саме ця роль?» почніть з фрази: «Я той Head of Operations, який вам потрібен»

Що пропонуємо

• Реальний вплив на P&L: ваша робота напряму видно в грошах
• Повноваження й автономія — ви власник цілого операційного контуру бренду, що зростає
• Міжнародний бренд, ринок США, експансія в Європу — ріст разом із компанією
• Повна віддаленка, важливий результат, а не години
• Можливі робочі відрядження до Китаю за рахунок компанії для зустрічей з агентом, фабриками та постачальниками. Це не гарантована частина ролі, але така опція розглядається
• Оплата: база $1,500/міс + бонус за результат. На цільових показниках бонус у середньому ~$1,000–$2,000/міс (≈ $12,000–$24,000/рік), тобто сукупний дохід ~$2,500–$3,500/міс (~$30,000–$42,000/рік). Бонус формується з частки від зекономленого (закупівлі, логістика, комісії), квартального бонусу за KPI (наявність товару, SLA) і проєктних віх — стеля залежить від вашої ефективності

Не підійде вам, якщо

• у вас немає досвіду в e-commerce
• ви чекаєте готову інструкцію замість того, щоб приносити рішення
• ви не готові за потреби проводити окремі узгоджені дзвінки із засновником, постачальниками або партнерами в їхньому часовому поясі

Як податись
Напишіть нам повідомлення і ми вишлемо посилання на нашу онлайн форму/опитувальник.

Вільно спілкуєтеся англійською, впевнено почуваєтеся під час телефонних розмов і вмієте перевіряти результати роботи AI, а не просто довіряти їм?

The Almighty Tools® шукає спеціаліста, який відповідатиме за якість клієнтської підтримки на американському ринку, допомагатиме навчати нашу AI-систему та особисто підключатиметься до складних ситуацій.

ПРО НАС

The Almighty Tools® — американський e-commerce бренд інструментів для дому, хобі та ремонту. Ми продаємо фізичні товари через власний Shopify-магазин і працюємо переважно з клієнтами зі США.

Зараз ми розробляємо власний AI-first helpdesk, повністю адаптований під наші продукти, правила та клієнтський сервіс.

ЯК ПОБУДОВАНА РОБОТА

Наша AI-система аналізуватиме звернення клієнтів і пропонуватиме готові відповіді.

На першому етапі ви:

• перевірятимете відповіді AI перед надсиланням;

• виправлятимете помилки та неточності;

• навчатимете систему на реальних зверненнях;

• доповнюватимете базу знань і правила обробки запитів;

• визначатимете, які ситуації AI може вирішувати самостійно, а де потрібна людина.

У міру розвитку системи більшість стандартних звернень оброблятиметься автоматично. Ваш фокус поступово зміщуватиметься на контроль якості, складні випадки, телефонні дзвінки, запобігання chargeback та вдосконалення процесів підтримки.

ЩО ВИ РОБИТИМЕТЕ

• Перевіряти та коригувати запропоновані AI відповіді.

• Контролювати якість автоматично надісланих повідомлень.

• Вирішувати питання щодо замовлень, доставки, refunds, returns, replacements, disputes і chargebacks.

• Працювати із затриманими, пошкодженими або втраченими посилками.

• Приймати вхідні телефонні дзвінки англійською.

• Телефонувати клієнтам у конкретних випадках, пов’язаних із Customer Support і вирішенням їхніх проблем.

• Підключатися до телефонної лінії, якщо AI не може закрити питання або клієнт хоче поговорити з людиною.

• Заспокоювати незадоволених клієнтів і знаходити рішення в межах правил компанії.

• Виявляти звернення з ризиком chargeback і намагатися вирішити проблему до відкриття спору.

• Готувати інформацію та докази для вже відкритих chargeback.

• Аналізувати повторювані питання та покращувати AI-систему, шаблони й базу знань.

• Передавати важливі клієнтські інсайти команді продукту, логістики та маркетингу.

Маркетингові опитування та холодні продажі не входять до ваших обов’язків. Вихідні дзвінки здійснюються лише тоді, коли це необхідно для вирішення конкретного клієнтського питання.

ЯК МИ ОЦІНЮЄМО РЕЗУЛЬТАТ

• задоволеність клієнтів і CSAT;

• частка потенційних chargeback, яких вдалося запобігти;

• якість і точність відповідей AI;

• відсутність критичних помилок і неправдивих обіцянок клієнтам;

• своєчасно прийняті дзвінки та швидкі callback за пропущеними;

• дотримання строків подання інформації щодо chargeback;

• поступове скорочення кількості звернень, які потребують ручної обробки.

КОГО МИ ШУКАЄМО

Обов’язкові вимоги:

• Не менше одного року досвіду саме в e-commerce Customer Support.

• Практичний досвід роботи із замовленнями фізичних товарів, доставкою, refunds, returns, replacements та проблемними посилками.

• Англійська не нижче B2 — письмова та усна.

• Здатність вільно та впевнено розмовляти з клієнтами телефоном англійською.

• Вільне володіння українською або російською мовою для внутрішньої комунікації в команді.

• Уважність до деталей: ви перевіряєте факти, цифри, статуси замовлень і відповіді AI перед надсиланням.

• Емпатія та здатність спокійно працювати з роздратованими клієнтами.

• Самостійність і готовність відповідати за кінцеве вирішення питання, а не просто передавати його далі.

• Комфортна робота з AI-інструментами та готовність навчати нову систему.

• Готовність працювати за графіком, прив’язаним до робочого часу клієнтів у США.

Буде перевагою:

• Досвід підтримки американських клієнтів.

• Досвід роботи з Shopify.

• Практичний досвід із disputes і chargebacks.

• Робота з helpdesk-системами: Richpanel, Gorgias, Zendesk, Help Scout, Freshdesk або аналогами.

• Практичне використання ChatGPT, Claude або інших AI-інструментів із перевіркою отриманих результатів.

• Досвід підтримки клієнтів Amazon. Наразі цей канал обслуговує зовнішня команда, але в майбутньому формат може змінитися.

ГРАФІК І НАВАНТАЖЕННЯ

Графік прив’язаний до Mountain Time у США:

• Понеділок–п’ятниця: 9:00–17:00 Mountain Time.

• Субота: 11:00–15:00 Mountain Time.

• Неділя — вихідний.

За київським часом це орієнтовно:

• Понеділок–п’ятниця: 18:00–02:00.

• Субота: 20:00–00:00.

У четвертому кварталі навантаження особливо високе: кількість замовлень може сягати приблизно 1 500 на день, тому звернень також може бути багато.

У цей період важливо бути готовим до повноцінного робочого дня тривалістю щонайменше 8 годин, великої черги звернень, телефонних дзвінків і швидкого переключення між різними клієнтськими ситуаціями.

В інші періоди року навантаження зазвичай значно нижче. Робота довгострокова, а формат завантаження, графік і винагороду ми детально обговорюємо під час співбесіди.

У відповіді на запитання «Чому вам цікава ця роль у нашій компанії?» обов’язково додайте кодове слово «майстерня». Саму відповідь сформулюйте своїми словами.

ЩО МИ ПРОПОНУЄМО

• Повністю віддалену роботу.

• Довгострокову співпрацю.

• Можливість брати участь у створенні AI-first системи підтримки, а не просто працювати з готовими шаблонами.

• Реальний вплив на клієнтський досвід і внутрішні процеси.

• Навчання продуктам, правилам компанії, chargeback-процесам і роботі з нашою системою.

• Базу знань, скрипти та підтримку на етапі адаптації.

• Винагороду, яка враховує погоджений графік, фактичне навантаження та результати роботи.

• Додатковий KPI-бонус за якість підтримки, запобігання chargeback і якість роботи AI-системи.

ЯК ПОДАТИСЯ

Напишіть нам повідомлення і ми вишлемо посилання на нашу онлайн форму/опитувальник.