Lead Administrator

Frontline Robotics — українська defence tech компанія, що займається розробкою та виробництвом роботизованих систем для Сил безпеки та оборони України.

Наша місія — створити інтегровану роботизовану екосистему для наступу й оборони.

Ми сформували досвідчену та злагоджену команду та шукаємо Lead Administrator.

Ми щиро вдячні ветеранам і ветеранкам за службу та активно розглядаємо ваші відгукам на вакансії.

Вимоги:

• Досвід роботи на керівній адміністративній посаді від 1−2 років (Office Manager, Адміністративний менеджер, Team Lead адміністраторів тощо).
• Досвід управління командою (від 3 осіб).
• Досвід роботи з бюджетуванням та фінансовою документацією.
• Впевнений користувач ПК (MS Office, Excel — впевнений рівень).
• Досвід ведення переговорів з постачальниками, підрядниками та орендодавцями.
• Готовність до виїздів на локації (офіси, склади, виробництва) за потреби.

Буде плюсом:

• Досвід роботи в мультилокаційних компаніях (кілька офісів/складів/виробничих майданчиків).
• Знання 1С або інших облікових систем.
• Досвід оптимізації адміністративних процесів та витрат.
• Досвід проведення тендерів серед підрядників.
• Базове розуміння вимог охорони праці та пожежної безпеки для виробничих/складських приміщень.

Над чим ви будете працювати:

Фінанси та документообіг:

• Контроль та обробка рахунків від постачальників та орендодавців.
• Ведення бюджетування адміністративного напрямку.
• Контроль оплат по всіх орендованих приміщеннях Контроль залишків (ТМЦ, витратні матеріали, господарчі товари тощо).
• Контроль та участь у закупівлях в адміністративному напрямку.
• Робота з документами від постачальників та орендодавців (акти, договори, накладні).
• Підготовка звітності по витратах адміністративного напрямку для керівництва
• Контроль дотримання платіжної дисципліни та термінів оплат (уникнення штрафів, пені за прострочення).
• Погодження та контроль договорів оренди, їх продовження/розірвання.

Підрядники та договірна робота:

• Пошук, відбір та оцінка підрядників і постачальників послуг (клінінг, обслуговування приміщень, охорона, вивіз сміття тощо).
• Порівняння цінових пропозицій, проведення міні-тендерів серед підрядників.
• Договірна робота разом з юридичним відділом: підготовка, погодження та супровід. договорів з підрядниками та орендодавцями.
• Контроль виконання підрядниками умов договорів (якість, строки, обсяги робіт).
• Ведення реєстру підрядників та договорів, контроль строків їх дії.

Управління командою:

• Керівництво та контроль роботи адміністраторів на локаціях.
• Розподіл задач між адміністраторами.
• Контроль та розподіл прибиральниць між локаціями.
• Підміна адміністратора на локації у разі його відсутності (відпустка, лікарняний тощо).
• Оцінка ефективності роботи адміністративного персоналу.
• Навчання та адаптація нових адміністраторів і прибиральниць.
• Проведення регулярних зустрічей з командою (планування, підбиття підсумків).
• Контроль дотримання стандартів чистоти та порядку на локаціях.
• Ведення графіків роботи адміністраторів та прибиральниць (з урахуванням відпусток, лікарняних, підмін).

Адміністрування та контроль локацій:

• Контроль технічного стану орендованих приміщень, своєчасне реагування на несправності (взаємодія з орендодавцями/сервісними службами).
• Забезпечення локацій необхідними витратними матеріалами та інвентарем.
• Контроль дотримання правил охорони праці та пожежної безпеки на локаціях.
• Участь у відкритті нових локацій (організаційні питання, підбір приміщень, документи).

Що ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування та бронювання
• 24 календарні дні відпустки, лікарняні
• Додаткова відпустка 14 днів для ветеранів
• Графік роботи 9:00—18:00 або 10:00−19:00
• Офіс біля метро (правий берег Києва)
• Своєчасна виплата заробітної плати
• Можливості для навчання та професійного розвитку
• Роботу над складними інженерними задачами та реальними роботизованими системами
• Можливість отримувати прямий фідбек від користувачів на фронті
• Роботу в драйвовій команді та відкриту робочу культуру
• Реальний внесок у оборону України

Frontline Robotics — це місце, де інженери будують роботизовану лінію фронту разом із сильною командою.

Роби роботів разом із нами!