Executive Operations Manager

Привіт!
Ми — рекрутингова агенція talanovyti. Зараз ми шукаємо Executive Assistant для нашого партнера —  української інвестиційної групи, яка розвиває та масштабує бізнеси у напрямках  у 4 напрямках: інвестиції та девелопмент, трейд-фінанс і логістика, оборонні технології та M&A. 

Що важливо знати про роль 

Компанія працює одразу з кількома бізнес-напрямами та проєктами, тому роль передбачає широкий контекст і взаємодію з різними керівниками, партнерами та командами. Це не позиція класичного адміністративного асистента: Executive Assistant працюватиме безпосередньо з Principal і допомагатиме йому організовувати роботу, тримати пріоритети та контролювати виконання домовленостей.

Executive Assistant стане ключовою ланкою між Principal, асистентською командою та бізнес-командами. У зоні відповідальності буде не лише робочий календар, а весь контур роботи керівника — бізнесові та особисті справи, зустрічі, комунікації, поїздки, домовленості та інформація з різних напрямів.

У цій ролі важливо бути людиною, яка бачить загальну картину, але не втрачає деталей, може швидко перемикатися між різними задачами та на крок випереджати керівника.

Твої майбутні задачі:

1. Управління календарем, пріоритетами та завантаженням Principal.
2. Координація роботи інших асистентів та синхронізація інформації між ними і керівником.
3. Підготовка зустрічей: agenda, матеріали, брифи, фіксація рішень та follow-up.
4. Контроль задач, дедлайнів, домовленостей і зобов'язань.
5. Утримання актуального контексту щодо різних бізнес-напрямів та проєктів.
6. Підготовка summary, коротких довідок та матеріалів до зустрічей і переговорів.
7. Підготовка чернеток ділової комунікації у стилі та тоні керівника.
8. Координація взаємодії з керівниками бізнесів, функціональними керівниками, партнерами та іншими стейкхолдерами.
9. Організація відряджень та складної логістики, включно з міжнародними поїздками.
10. Відстеження ризиків, блокерів і потенційних проблем.
11. Своєчасне підсвічування керівнику ризиків та пропозиція можливих варіантів дій.
12. Впровадження інструментів і процесів, які допомагають зробити роботу керівника більш структурованою та передбачуваною.

Що ми шукаємо в тобі:

1. Нам важливий досвід саме Executive Assistant із CEO, власником бізнесу або C-level керівником.
2. Досвід роботи у середовищі з великою кількістю паралельних задач та швидкою зміною пріоритетів;
3. Сильні навички планування, пріоритизації та контролю виконання;
4. Вміння структурувати великі обсяги інформації та виділяти головне;
5. Досвід координації інших асистентів буде перевагою;
6. Впевнене користування Google Workspace, Notion, Asana або аналогічними інструментами;
7. Рівень володіння англійською — B2+/C1, з впевненою усною комунікацією;
8. Готовність до відряджень щонайменше раз на місяць, включно з поїздками Україною та міжнародними відрядженнями. 

А ще для нас важливі такі soft skills:

1. Орієнтація на результат.
2. Системність і уважність до деталей.
3. Проактивність, тобто працювати на випередження, помічати ризики та передбачати наступні кроки.
4. Емоційна стабільність та вміння спокійно працювати у високому темпі та за змінних пріоритетів.
5. Вміння слухати, розуміти запит і очікування керівника, ставити доречні уточнення.
6. Вміння говорити коротко, структуровано та без «води».
7. Сервісність, розуміння потреб керівника та допомога в ефективній організації роботи. 

Що пропонує компанія:

1. Роботу напряму з власником та глибоке занурення в роботу інвестиційної групи;
2. Гібридний формат роботи з офісом у Києві (UNIT.City) або в Одесі (на Французькому бульварі). Кандидатів з інших регіонів також готові розглядати за умови готовності до регулярних відряджень;
3. Можливість бронювання для військовозобов’язаних кандидатів.
4. 24 календарні дні відпустки. 
5. Необхідну техніку, доступи та можливість напряму звертатися до керівників усіх бізнесів, щоб швидко отримувати потрібну для роботи інформацію.
6. Онбординг безпосередньо від власника, щоб зрозуміти його підхід до роботи, логіку прийняття рішень і пріоритети.
7. Високий рівень довіри, відповідальності та можливість впливати на організацію роботи керівника. 

Як проходитиме відбір:

1. Співбесіда із рекрутером talanovyti.
2. Співбесіда з HR  та СОО компанії..
3. Фінальна співбесіда з CEO.
4. Офер. 
   
    

Якщо тобі цікава роль, де Executive Assistant — це не просто людина, яка організовує календар, а той, хто допомагає керівнику тримати фокус, контекст і контроль над великою кількістю задач — будемо раді познайомитися!