Admin Manager

Ми — early-stage AI-компанія. Шукаємо бізнес-асистента/адмін-менеджера, який створюватиме структуру, зменшуватиме хаос і допомагатиме команді рухатися швидше. Це вхід у сферу IT та AI й трамплін до ролі Project / Operations Manager.

Формат: full-time, віддалено.

 Випробувальний — 3 місяці, повністю оплачуваний.

Що робити:
— Календар і час: зустрічі, дзвінки, deep work блоки, тижневі ритми, координація між часовими поясами
— Адмін-підтримка бек-офісу: внутрішня документація, реєстри, доступи, робочі простори, регулярні звіти
— Координація проєктів (trainee-рівень): трекінг задач і дедлайнів у таск-трекерах, нотатки з дзвінків, перетворення домовленостей на задачі та контроль виконання
— Фінансова підтримка: базовий облік, таблиці, рахунки, прості зведення
— Документообіг: договори, NDA, шаблони
— Бізнес-комунікація: листи, follow-up, самарі, короткі презентації (UA/EN)
— Систематизація: чеклісти, прості SOP, покращення інструментів (CRM, таск-трекери, бази знань), ідеї для автоматизацій

Що очікуємо:
— Від 1 року в ролі асистента, бізнес/персонального асистента, офіс- або адмін-менеджера
— Досвід в IT, стартапах, агенціях або продуктових компаніях — суттєвий плюс (координація проєктів, івентів, волонтерських чи студентських організацій теж зараховуємо)
— Дисципліна й надійність: домовленість = зобов'язання, швидка реакція в робочих каналах, жодних «зниклих» задач
— Ownership і проактивність: взяв — довів до кінця, ставиш питання, пропонуєш покращення
— Сильне організаційне мислення, увага до деталей, відмінна письмова та усна комунікація
— Комфортна робота в динамічному середовищі early-stage компанії
— Google Workspace на впевненому рівні; Notion / ClickUp / CRM — досвід або готовність швидко освоїти; Slack — плюс
— Інтерес до AI-інструментів та автоматизацій — суттєва перевага
— Англійська Intermediate+ (письмова та усна), українська вільна, російська — плюс

Що пропонуємо:
— Прямий доступ і менторство від досвідченого CEO та підприємця
— Реальну залученість у міжнародний AI-бізнес із самого початку
— Зрозумілий шлях росту до Project / Operations / Delivery Manager
— Високий рівень автономії та довіри, повагу до вашого часу й меж
— Сучасне цифрове середовище та щоденну роботу з AI-інструментами

Успіх після 3 місяців: комунікація зі стейкхолдерами швидка й структурована, задачі здаються вчасно, трекінг проєктів тримається без нагадувань, запропоновано кілька покращень чи автоматизацій.