Менеджер/-ка з організації подій

Connecta Consulting — це частина української social impact group, яка створена для того, щоб об’єднати можливості відбудови, євроінтеграції та міжнародної співпраці задля сталого майбутнього України. 

Портфель наших проєктів зростає тому ми шукаємо Event Manager, який(-а) допоможе реалізовувати high-level заходи за участі посольств, міжнародних партнерів, державних органів, бізнесів та громадського сектору. 
 

Події будуть відрізнятись масштабом — від офіційних круглих столів в регіонах до міжнародних конференцій в столиці, але всі вони будуть обʼєднані темами євроінтеграції й відбудови України та реальним суспільним впливом створених івентів.

Наша вакансія про вміння тримати десятки деталей під контролем, координувати людей, бачити ризики ще до того, як вони виникнуть, і зробити так, щоб захід пройшов саме так, як був задуманий.
 

Завдання позиції — повний цикл координації офлайн-заходів компанії в Україні, включаючи планування, організацію, проведення та аналіз  їх результатів. 

Ви не будете самостійно організовувати кожен захід руками. Для цього ми працюємо з професійними івент-агентствами. Ваша роль — координувати їх роботу, формулювати задачі, контролювати якість виконання та забезпечувати, щоб усі учасники процесу працювали як єдина команда.

Детальніше:

• Повна координація підготовки та проведення офлайн-заходів в Україні: від отримання запиту до завершення постівент-активностей.
• Координація роботи зовнішніх підрядників: постановка задач, контроль виконання технічних завдань та оцінка якості результатів. 
• Координація всіх організаційних складових заходу: програми, спікерів, презентацій, логістики, таймінгів, розсадки учасників та інших важливих деталей.
• Ведення та підтримка в актуальному стані проєктної документації, робочих планів, чеклістів і координаційних таблиць та створення за цими даними звіти про реалізацію події для команди, партнерів та (або) донорів.
• Супровід заходів у день проведення, оперативне вирішення організаційних питань та координація всіх залучених сторін.
• Аналіз результатів проведених заходів, збір зворотного зв’язку та впровадження покращень у процеси організації майбутніх подій.
   

Нам точно буде по дорозі, якщо ви:

• маєте щонайменше 3 роки досвіду регулярної організації офлайн-заходів різного масштабу (від 100 осіб учасників) — важливо, аби це була ваша основна роль в рамках роботи, а не одна з;
• вмієте самостійно координувати повний цикл підготовки події та тримати під контролем десятки паралельних процесів;
• маєте досвід взаємодії (в ролі основного контакту) із зовнішніми підрядниками, івент-агенціями та контролю виконання технічних завдань;
• швидко та якісно працюєте з таймлайнами, бюджетами, чеклістами, проєктною документацією (договори, рахунки, акти тощо) та координаційними таблицями;
• уважні до деталей і вмієте передбачати потенційні ризики ще до того, як вони перетворюються на проблему — друге з досвіду проведення десятків подій;
• швидко орієнтуєтеся в нестандартних ситуаціях і спокійно приймаєте рішення під час проведення заходів, як би все не неслось навколо;
• комфортно почуваєтесь у ролі координатора, який одночасно взаємодіє з клієнтами, спікерами, підрядниками та внутрішньою командою;
• готові працювати 3 дні на тиждень в Києві з офісу (БЦ «Леонардо») та періодично (+- 1 раз на місяць) виїжджати у відрядження Україною.
   

Буде перевагою, якщо ви:

• працювали в івент-агенстві або координували масштабні корпоративні, державні чи суспільно важливі заходи;
• маєте досвід організації подій для міжнародних організацій, донорських програм або державних установ;
• володієте англійською мовою на рівні, достатньому для роботи з документацією та комунікації з міжнародними партнерами.

Не обов’язково мати досвід саме в міжнародних проєктах. Якщо ви професійно й регулярно організовували конференції, форуми, фестивалі, великі корпоративні заходи або інші комплексні події та можете продемонструвати сильні кейси, нам буде цікаво познайомитися. Для нас важливішими є ваша системність, кейси та організаторські навички, ніж конкретна сфера попереднього досвіду.
 

Ми пропонуємо:

• Конкурентну фіксовану оплату в межах наданих послуг, що залежить від досвіду та результатів (обговоримо вже на першій співбесіді).
• Можливість розвитку з компанією, що стрімко набирає оберти в перспективній ніші, що стало розвивається в Україні.
• Роботу в команді експертів(-ок) зібраній з любовʼю. Нас вже 28, і ми продовжуємо зростати.
• Гнучкий графік та гібридний формат роботи в м. Київ: три (3) дні на тиждень — офісі в центрі столиці (БЦ «Леонардо»), два (2) дні — віддалене залучення. Ми спільно визначаємо комфортні години роботи та ефективно організовуємо свій робочий процес.
• Роботу без мікроменеджменту: головне — результат і дотримання дедлайнів.
• Можливість зростання вшир та вгору в рамках core team та проєктів компанії.
• Керівництво, яке чує та довіряє.
   

Відповідь буде надана лише релевантним кандидатам протягом 10 робочих днів. Не хвилюйтеся, будь ласка, якщо ви не отримаєте фідбек цього разу — ваше резюме збережеться у базі талантів і ми обов’язково згадаємо про вас, коли з’явиться релевантна позиція до вашого профілю.