Executive Coordinator (to Founder/CEO)

FRACTAL New — консалтингова агенція, яка керує парасольковим брендом FRACTAL.

👋 Шукаємо Executive Coordinator для нашого засновника та CEO ІТ-екосистеми FRACTAL Артема Бородатюка.

Чотири важливі складові цієї вакансії:

1. Прості та ефективні комунікації, які ведуть до реалізації задач і досягнення результату.
2. Людина, яка системно тримає в полі уваги всі домовленості та задачі: нагадує, уточнює статуси та допомагає рухати процеси вперед, щоб нічого важливого не залишалося поза увагою.
3. Вміння бути на крок попереду: завчасно бачити наступні задачі, потреби та можливі організаційні питання.

4. Спокійне ставлення до зворотного зв’язку та готовність коригувати підхід, якщо результат або спосіб виконання задачі не відповідає очікуванням.

    

Щоб познайомитися ближче з Артемом:

1. Facebook: www.facebook.com/IceOd
2. Instagram: www.instagram.com/ice_scream

Кого шукаємо:

Soft / Hard Skills:

1. Досвід роботи персональним асистентом/помічником топменеджера від 2 років.
2. Вміння швидко розібратися у будь-якій темі, проблемі, в тому числі й в технічних процесах.
3. Здатність працювати з великими обсягами різноманітної інформації, при цьому робити з них конструктивні висновки.
4. Увага до деталей, здатність прискіпливо вдаватися в будь-який процес та досягати результату.
5. Високі комунікативні навички, відсутність страху контактувати з незнайомими людьми (навіть якщо це підрядник за кордоном).
6. Прагнення робити все краще з першого разу, а не в стилі «і так піде».
7. Вміння правильно та чітко викладати свої думки: як усно, так і письмово.
8. Здатність достукатися до будь-кого та прискорити розв’язання питань.
9. Вміння зберігати спокій у стресових ситуаціях, що дозволяє продовжувати роботу в умовах поспіху чи стресу.
10. Позитивне мислення, відсутність негативу та токсичності.

Задачі асистента:

1. Взаємодіяти з юристами, нотаріусами, держ. установами, банками (організація нотаріальних перекладів/оформлення довіреностей).
2. Обрати, купити та організувати доставку будь-чого (подарунки парнерам та клієнтам, побутові речі).
3. Знайти та домовитися з будь-яким підрядником або спеціалістом.
4. Організовувати невеликі івенти (тематичні зустрічі, невеличкі корпоративні заходи, спільні поїздки, маленькі вечірки, святкування та ін.).
5. Займатися менеджментом виступів керівника, в якості спікера, гостя на шоу або музичного артиста.
6. Займатися написанням/оформленням текстів: шаблони повідомлень, написання фоллоу-апів, мануалів або інструкцій.
7. Організовувати відрядження: покупка квитків, пошук та організація трансфера, букінг готелів та апартаментів, відкриття віз.
8. Оплачувати комунальні платежі, сервіси, підписки, абонементи.
9. Оформлювати страховки на авто та своєчасно продовжувати їх (раз на рік).
10. Виконувати різні інші індивідуальні доручення.

Ком’юніті менеджмент:

1. Модерувати внутрішні чати ком’юніті (актуалізація закріплених, створення опитувальників та нагадувань, вітання зі святами і т.д.).
2. Щотижня актуалізувати інформацію про заплановані активності (якщо є). Створювати інвайти в Гугл-календарі.
3. Актуалізувати інформацію про нових учасників клубу.
4. Оптимізувати внутрішні робочі процеси і приймати участь у стратегічному плануванні довгострокового розвитку проєкту.
5. Акумулювати та впорядковувати різну інформацію — створювати гайди, формувати рекомендації / мануали / інструкції для внутрішнього простору ком’юніті (за потреби).
6. Адмініструвати сайти ком’юніті.
7. Допомагати з організацією зйомок двох ютуб-проєктів.
8. Вести соцмережі клубу (Instagram, Telegram-канал): публікувати матеріали, писати короткі супровідні тексти, відбирати фото- і відеоматеріали та робити постери
9. Генерувати ідеї для оновлення контенту та створити односторінковий сайт на конструкторі (за потреби)

Ми пропонуємо:

1. Гнучкий графік 5/2 . За потреби важливо бути на зв’язку 24/7 та оперативно реагувати на термінові задачі, які компенсуються додатковою гнучкістю графіка(йти раніше в будні/брати вихідні)
2. Конкуренту заробітну плату.
3. Додаткові оплачувані day off
4. Оплачувану відпустку — 18 робочих днів, 8 оплачуваних лікарняних на рік, та 11 державних вихідних.
5. Можливість навчання та розвитку: досвід та підтримку наших співробітників, допомогу в професійній адаптації та навчання куратора протягом усього випробувального терміну.
6. Внутрішні корпоративні знижки на замовлення їжі, розваги, побутові послуги, техніку, навчання, книги, здоров’я, спорт і фінансові сервіси.
7. Робота в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник відкритий до діалогу та пропозицій.
8. Профільні івенти та чати для обміну досвідом у рамках групи компаній.
9. Корпоративні заходи та розваги.
10. Можливість працювати в комфортному коворкінгу (автономному на випадок відключення світла).
11. Чітку позицію та конкретні дії задля наближення Перемоги. Від початку повномасштабного вторгнення ми виділили понад 4 000 000 $ на мілітарний та гуманітарний напрямки.

І вважаємо однією з найвагоміших переваг — роботу в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій 😉