Conference and Events Operations Specialist

Всім привіт)
 

Сollaborator — маркетплейс із купівлі реклами.
 

Шукаємо Conference and Events Operations Specialist, який візьме на себе повний цикл підготовки та організації нашої присутності на міжнародних конференціях — від пошуку підрядчиків до успішної участі команди на івенті.

Ваші основні завдання:

Операційна підготовка до конференцій:

• Пошук локальних підрядчиків у різних країнах для виробництва рекламних матеріалів (широкоформатна печать ролапів, стендів, брендований мерч)
• Комунікація з підрядчиками: узгодження умов, з'ясування технічних вимог, отримання зразків
• Координація між постачальниками та внутрішньою бухгалтерією
• Ведення документообігу та менеджмент фінансових операцій (договори, рахунки, акти, оплати)
• Контроль виробництва мерчу та якості продукції
• Організація логістики та доставки матеріалів

Робота з організаторами конференцій:

• Побудова та підтримка відносин з організаторами конференцій
• Переговори: вибивання кращих цін, умов, додаткових переваг (кращі пакети, додаткові квитки, prime locations для стендів)
• Постійний ресерч нових заходів (онлайн та офлайн)
• Створення та ведення календаря релевантних івентів
• Оцінка потенціалу конференцій для участі

Участь у конференціях та підтримка команди:

• Регулярні поїздки на конференції (бажано особиста присутність на всіх ключових івентах)
• Базове розуміння продукту Collaborator для участі в активностях на стендах
• Організація комфорту команди: бронювання житла, координація трансферів, вирішення логістичних питань
• Аналіз результатів участі в конференціях разом з командою

Ведення документації та LinkedIn:

• Систематизація всіх даних по заходах у структурованому форматі
• Ведення бази контактів організаторів з історією комунікації
• Документування умов співпраці, відповідальних осіб, особливостей кожного івенту
• Активне ведення LinkedIn для нетворкінгу та побудови відносин

Вимоги:

Обов'язкові:

• Розмовна англійська B2 і вище
• Досвід операційного менеджера: продакшн, логістика або закупівлі (мінімум 2 роки)
• Впевнене володіння Google Sheets та Google Docs
• Виняткова мультизадачність та вміння працювати з дедлайнами
• Висока самоорганізація: робота з великим обсягом даних та деталей одночасно
• Увага до деталей та вміння передбачати можливі проблеми
• Готовність до регулярних поїздок, включаючи Азію
• Дисципліна та нетерпимість до невиконання зобов'язань

Бажано:

• Наявність актуальних віз або можливість їх швидкого оформлення
• Розуміння логістики та економіки івентів
• Досвід роботи з міжнародними постачальниками
• Навички переговорів та торгів

Особисті якості:

• Відмінні комунікативні навички та вміння залишати позитивне враження
• Чудове почуття гумору та відкритість
• Стресостійкість та вміння знаходити рішення в нестандартних ситуаціях
• Вміння зберігати спокій, коли щось йде не за планом
• Проактивність та готовність брати відповідальність

Ми пропонуємо:

• Роботу в продуктовій компанії з міжнародним охопленням
• Регулярні відрядження на конференції по всьому світу (Європа, Азія, США)
• Прямий вплив на результати участі компанії в івентах
• Можливість побудувати власну мережу контактів в індустрії
• Високопрофесійний та дружній колектив
• Зрозумілий менеджмент задач, робота за SCRUM
• Віддалений формат роботи між конференціями
• Робочий графік 5/2, 8-годинний робочий день
• Відпустка 22 робочих дні на рік
• 15 днів лікарняних
• Стабільний розвиток відповідно до результатів роботи

Якщо ви організовані, любите подорожі, володієте відмінними операційними та комунікативними навичками та готові взяти відповідальність за успішну присутність Collaborator на міжнародній арені — чекаємо на ваше резюме.