Jobs Kyiv, Chief Operating Officer (COO)

Help99 https://www.help99.co/ is Europe's most effective NGO focused on supplying Ukraine's frontline with pickup trucks and drones. Rooted in the European startup ecosystem, our early supporters include founders and investors, and our donor base has grown to 42,000+ NAFO fellas globally. We've organized 52 convoys, delivered almost 1,000 trucks, and moved €22M in aid. But the frontline is shifting, and we need to adapt just as fast.

🇺🇦 We're hiring in Kyiv: Operations Manager - Legal & Documentation

We need a detail-obsessed operator to own the legal, compliance, and documentation backbone of our Kyiv hub. If you love turning chaos into a clean process, this is your role.

What you'll do:

⚙️ Untangle & Build: Identify operational bottlenecks in legal and admin workflows and build clear, repeatable processes to fix them.

📄 Own the Docs: Manage contracts, compliance documentation, reporting, and cross-border paperwork between Ukraine and our Tallinn HQ.

⚖️ Navigate Legal Complexity: Handle the regulatory and legal realities of NGO operations in wartime Ukraine - customs, permits, partnership agreements, and more.

🔗 Support Convoys: Ensure every shipment has clean paperwork from origin to frontline delivery.

Who you are:

🧩 Process Builder: You see a mess and immediately start designing the system that prevents it.

📋 Detail-Oriented: Nothing slips through the cracks on your watch.

🗣️ Communicator: Fluent Ukrainian and working English for coordination with HQ.

🛡️ Resilient: Steady, thorough, and reliable under pressure.

🐶 Positivity: Must love dogs, smile every day, and have a genuine passion for helping Ukraine win.

What we offer:

💰 Salary: €2,500+ / month (based on experience)

🏢 Format: Full-time, on-site at our Kyiv office

⚡ Ownership: Full autonomy over your domain - build it the way it should be built

🇺🇦 Impact: Every clean document you file helps a truck reach the frontline faster

Ми в пошуках стратегічно мислячого та проактивного Операційного директора, який буде відповідати за управління щоденними бізнес-операціями, оптимізацію процесів та досягнення стратегічних цілей компанії.

Вимоги:

• Навички стратегічного планування та управління командами.
• Високий рівень комунікаційних та організаційних навичок.
• Вміння приймати складні рішення та брати за них відповідальність.
• Гнучкість і швидка адаптація до нових умов.
• Стресостійкість і здатність ефективно виконувати завдання у режимі багатозадачності.
• Успішні кейси креативних нововведень та реформування.

Умови роботи:

• Конкурентна заробітна плата, виплати проводяться вчасно.
• Обладнане комфортне укриття зі стабільним доступом до інтернету.
• Участь у професійних заходах і конференціях.
• Безкоштовні смачні обіди для співробітників.
• Офіційне працевлаштування з першого робочого дня.
• Оплачувані лікарняні та щорічна відпустка.
• Сучасний офіс у Голосіївському районі з усіма необхідними умовами для продуктивної роботи.
• Робочий графік: з понеділка по п’ятницю, з 9:00 до 18:00.
• Можливість бронювання співробітників.

Обов’язки:

• Розробка та впровадження операційної стратегії для досягнення цілей.
• Управління всіма внутрішніми процесами компанії.
• Моніторинг ефективності роботи агентів і підрозділів, постановка KPI та контроль їх виконання.
• Оптимізація бізнес-процесів, впровадження нових технологій та інструментів.
• Розробка нових напрямків розвитку компанії.

Якщо це звучить як позиція вашої мрії, надсилайте своє резюме. Ми чекаємо саме на вас!

Galaktica — українська продуктова IT-компанія, яка вже 6 років успішно створює та просуває свої онлайн проєкти на світовому ринку. Ми прагнемо до зростання та розвитку наших співробітників через постійне внутрішнє навчання, а також до масштабування та інвестицій у створення внутрішніх стартапів через стабільно зростаючий основний продукт. Наша амбіційна ціль - розвинути продуктовий ІТ-холдинг та розробити нові проєкти у захопливих нішах, з використанням штучного інтелекту.

Наразі Galaktica активно розширює свій продуктовий портфель та готується до наступного етапу зростання - і тому ми шукаємо не просто менеджера, а справжнього лідера, який готовий вже сьогодні долучитися до керівної команди як Deputy CОO.

Позиція Deputy CОO передбачає розвиток до позиції COO протягом 9–12 місяців за умови успішного перехоплення ключових стратегічних функцій у поточного СОО холдингу, без втрати ефективності, та за умов сформування авторитету в команді через здатність підсилювати її ефективність і досягати вимірюваних результатів.

 

Чому ця роль для амбітних?

• Це найшвидший шлях стати повноцінним COO холдингу в топовій продуктовій компанії транснаціонального масштабу;
• Ви не будете «підтримувати» систему, а добудуєте її, доведете компанію до стадії “Зірка” / “Стабільність” (згідно із типологією І. Адізеса);
• Ви отримаєте доступ до міжнародного бізнесу з високим оборотом і реальною складністю (юридичною, фінансовою та технічною);
• Наші продукти працюють на глобальні ринки і ви зможете розвивати їхній потенціал від Ідеї до Unicorn-статусу;
• Ми цінуємо проактивність, сміливі ідеї та готові підтримати вас ресурсами холдингу на всіх етапах.

Вашими задачами будуть:

• Створите єдиний операційній контур: синхронізуєте роботу команд Marketing, IT/Product, Legal та Finance для підвищення ефективності;
• Розвантажите CEO та COO: переймете на себе операційне управління ключовими вузлами бізнесу (наприклад, зв’язка Marketing + Product + Compliance);
• Управління юридичною та податковою архітектурою: візьмете на себе контроль за стійкістю структури групи, комплаєнсом платежів та мінімізацією регуляторних ризиків;
• Трансформуєте аналітику: перетворите відділ аналітики з сервісу запитів на функцію, що генерує гіпотези та варіанти рішень;
• Управління спеціальними проектами: M&A, запуск нових продуктів в межах R&D, реструктуризація активів;
• Побудова системи підзвітності: впровадите чіткі зони відповідальності, посадові інструкцій та прозорі KPI;
• Масштабування процесів: створите регламенти та процеси, що дозволяють компанії активно рости без втрати керованості.

Отже, Ви у ролі Deputy CОO будете виконувати ключову роль лідера у визначенні напрямів розвитку, координації всіх процесів і прийнятті стратегічних рішень для забезпечення стійкого функціонування і зростання холдингу.

Які навички та критерії нам зараз важливі:

• Executive-level operating skills: досвід управління складними структурами, де результат залежить від синхронізації 5+ різних функцій;
• Business system thinking: здатність бачити бізнес як набір взаємопов'язаних вузлів (Legal → Finance / Marketing → Product) і проектувати зв'язки між ними;
• Cross-functional mastery: глибоке розуміння логіки роботи маркетингу (acquisition), фінансів (treasury/billing), юриспруденції та продуктової розробки. Ви повинні розмовляти однією мовою з CMO, CFO, CLO та CPO;
• Оптимізуєте Cash Flow та Billing: налаштуєте безперебійний рух коштів та  взаємодію з банками/PSP;
• Design of operating cadence: вміння вибудовувати ритм життєдіяльності компанії: від системи звітів до циклів стратегічного планування та розбору відхилень;
• Prioritization & Execution: навичка «дотискати» задачі до фіналу в умовах дефіциту часу та високої неоднозначності;
• Analytical depth: здатність самостійно інтерпретувати дані, знаходити аномалії та перетворювати цифри на конкретні управлінські рішення.

Буде плюсом:

• Досвід у нішах Digital Consumer Subscriptions, де критично важливі білінг-процеси та робота з ризиками;
• Досвід роботи з міжнародними структурами (10+ юрисдикцій), розуміння концепцій substance, tax compliance та регуляторних обмежень;
• Успішні кейси масштабування бізнесу за рахунок оптимізації процесів, а не лише збільшення штату;
• Досвід на позиціях Chief of Staff, General Manager, Chief Operating Officer або Head of Operations у великих продуктових компаніях;
• Бажаний рівень володіння англійською мовою - від С1 (Advanced). 
  
   

Якщо ви прагнете масштабувати свій досвід на рівні С-executive, мрієте створити щось дійсно велике та стати наступним CОO міжнародного ІТ холдингу - долучайтеся до Galaktica!

Ми шукаємо Deputy СОО, проте, якщо у Вас є своя унікальна ідея або Ви вважаєте себе супер амбіційною особистістю, яка прагне втілити власний проєкт у майбутньому - сміливо відгукуйтесь на нашу вакансію. Ми завжди шукаємо стратегічно важливих A-Players, та відкриті до співпраці з талановитими майбутніми СЕО та керівниками проектів для реалізації наступних ініціатив.
 

Що ще ми раді Вам запропонувати:

• Формат роботи: обирайте, як вам зручніше — віддалено, гібридно або в офісі в Києві, Львові, Одесі чи на Кіпрі (Ларнака). Усі українські офіси обладнані генераторами зі Starlink і доступні для команди 24/7. Робочий графік — з 10:00 до 18:30;
• Обладнання: надаємо все необхідне для комфортної роботи та для вирішення масштабних завдань, експериментів — ноутбук/ПК/додаткові монітори чи спеціалізовані гаджети;
• Безпека та страховка: ми не лише слідкуємо за рівнем задоволеності співробітників, а й дбаємо про вас у скрутні моменти. Кожен співробітник має медичне страхування за рахунок компанії (на території України) або грошову компенсацію на спорт;
• Відпочинок та баланс: 3 тижні оплачуваної відпустки щороку, необмежені day off та гнучкі sick leaves без зайвої бюрократії. Ми довіряємо команді, тому підтримуємо здоровий баланс між роботою та особистим життям;
• Колеги та атмосфера: люди, які вас оточують, визначають рівень життя та розвиток. Завдяки якісним етапам співбесіди, ми підбираємо найкращих з найкращих. Ви працюватимете зі справжніми професіоналами у своїй сфері;
• Безперервний розвиток: оплачуємо тренінги, семінари, онлайн-курси, конференції. Маємо власну LMS-систему, бібліотеку та книжковий клуб, які об’єднують тих, хто не зупиняється в навчанні. Крім того, у нас є 3 сертифіковані коучи, які проводять внутрішні навчання та персональні коуч-сесії для співробітників — це допомагає краще розуміти себе, прокачувати лідерські навички та досягати професійних цілей;
• Англійська мова: компенсуємо 70% вартості індивідуальних занять та маємо Speaking Club, щоб ви прокачали свою англійську мову та забули про будь-які бар’єри;
• Спортивні активності: долучайтеся до корпоративних тренувань з волейболу, бігу або йоги щотижня, які повністю оплачує компанія. Ми вже пробігли не один марафон, адже наші тренери — справжні професіонали;
• Командний дух: ми регулярно проводимо тімбілдінги від виїзних до затишних зустрічей в офісі. Це чудовий шанс познайомитись ближче й зарядитись енергією команди. Атмосферу наших івентів можна відчути тут — YouTube Galaktica https://www.youtube.com/@galakticateam
  
  💙 Соціальна відповідальність: На базі компанії діють два благодійні фонди, які спеціалізуються на реабілітації військовослужбовців та допомозі дітям військових і тим, хто постраждав від бойових дій. Наша компанія повністю забезпечує адміністративну діяльність цих фондів і виділяє кошти на їхні основні цілі.
  
  Ми регулярно закуповуємо FPV-дрони, НРК та постачаємо нашим захисникам автомобілі.Минулого року ми вирішили розширити нашу підтримку ЗСУ і почали інвестувати в military-стартапи,що займаються виробництвом ударних дронів та НРК, адже цей напрям є одним із найпріоритетніших для наших збройних сил.
  
  Наша компанія, як соціально відповідальний бізнес на постійній основі реалізує ряд проектів та ініціатив направлених на підтримку Сил оборони, учасників бойових дій та дітей.
  
  🔗 Дізнайтесь більше про нас: 
  🌐 Galaktica офіційний сайт - https://galaktica.io/
  📸 Instagram (https://www.instagram.com/galakticateam/) — команда та процес зсередини
  🎥 Galaktica. Візитівка — https://www.youtube.com/watch?v=4uQNIDPdjBg

Будемо раді обговорити всі ваші запитання та запросити вас на перший етап співбесіди!

Наголошуємо, у разі зацікавленості команди у вашій кандидатурі, ми зв’яжемося з вами будь-яким зручним способом для детального обговорення нашої вакансії!