Jobs Kyiv, Chief Operating Officer (COO)

Dwarf Engineering is a Ukrainian product & engineering company shaping the future of DefenseTech.
We create game-changing tech solutions that ease the work and save the lives of the Defense Forces of Ukraine, giving them the advantage they need.
Our mission is to make advanced defense technologies accessible and to deliver them faster where they matter most.

We are looking for a hands-on operational leader who can build structure, scale processes, and turn strategy into clear execution.

This role is for someone who can design and improve operations, coordinate cross-functional teams, and ensure the company runs efficiently during active growth. If you’re a practical builder of processes who is comfortable owning both strategy and implementation. We want to talk to you!

The role provides direct access to the co-founders and real influence on the company’s operational architecture.
 

If it sounds like you:

• You understand how business processes work and can quickly improve them;
• You take ownership and bring clarity, structure, and predictability;
• You communicate well with founders, teams, and technical specialists;
• You can turn ideas into practical workflows, systems, and decisions.

Hard skills:

• 5+ years in operations/management (COO, Operations Lead, PMO, etc.);
• Experience in building or improving internal operational processes;
• Strong project coordination & prioritization skills;
• Confident with Excel/Google Sheets and dashboards;
• Understanding of financial indicators (budgeting, P&L basics);
• Experience working with ERP systems, especially 1C/BAF (as a power user or process owner);
• English B2 for communication with partners;
• We don’t expect you to be a 1C/BAF expert from day one - but we do expect you to own the transition and deliver results: the system works, processes are documented, the team uses it, and there is control and measurable metrics;
• Willingness to take ownership of setting up/rebuilding 1C/BAF processes: gathering requirements, translating them into tasks/specs for developers, testing, rollout, and user training.

Responsibilities:

• Define operational priorities together with the co-founders and drive execution through teams;
• Build operational discipline: clear roles and responsibilities, rules and routines, regular syncs/reviews, and execution follow-up;
• Build and optimize core operational processes (finance flow, procurement, logistics, internal workflows);
• Coordinate company operations and align cross-functional teams;
• Lead operational projects and new initiatives from idea to implementation;
• Own 1C/BAF improvements in partnership with developers: customize, automate, and refine functionality based on business needs;
• Maintain operational documentation, procedures, and knowledge bases;
• Prepare reports, dashboards, and KPIs to support business decisions;
• Communicate with external partners and suppliers.
•  

What we offer:

• Work for Ukraine's victory at Defense Tech company, where your work directly contributes to strengthening our country's defense capabilities and achieving victory;
• We guarantee full official employment from day one;
• Reservation of employees from day one, subject to relevant documents;
• Flexible schedule;
• You will receive a full technical setup and height-adjustable desks;
• Our office is located in Kyiv.

Join us if you want your work to have a real impact!

Для нашого партнера шукаємо Операційного директора, який візьме під контроль операційну діяльність і зніме з CEO 80% операційного навантаження. Компанія (назва поки прихована у звʼязку зі сферою діяльності до моменту предметного спілкування) працює з міжнародними виробниками, імпортує продукцію під конкретні контракти, готує тендери, забезпечує повний цикл: від переговорів до відвантаження.


Вимоги до кандидата

 • Досвід роботи з імпортом продукціїї та розуміння специфіки.

 • Досвід роботи з тендерами, держзакупівлями.

• Досвід роботи з фінансовою звітністю (P&L).

• Розуміння процесу сертифікації продукції.

• Досвід роботи з логістикою, закриття питань термінів, відвантаження.
• Досвід роботи в медичних компаніях або медичному обладнанні — це плюс.
 • Глибоке розуміння операційки: документообіг, логістика, закупівлі, CRM, сертифікація.
 • Структурність, системність, вміння будувати системи.
 • Сильні навички менеджменту та контролю.


Задачі
Операційка
 • Навести лад у щоденних процесах: закупівлі, документи, логістика, CRM.
 • Зробити так, щоб усе працювало як система, а не через ручний контроль.
 • Впровадити зрозумілу внутрішню звітність: що відбувається, де ризики, що потребує рішення.

Закупівлі під контракти
 • Планувати закупівлі під конкретні контракти й дедлайни.
 • Узгоджувати дії між продажами, логістикою, фінансами та постачальниками.
 • Слідкувати, щоб закупівлі відбувались вчасно й без сюрпризів.

CRM і документи
 • Зробити так, щоб CRM реально відображала стан контрактів і поставок.
 • Прибрати хаос у документах і «потім доробимо».
 • Контролювати швидкість і точність документообігу.

Сертифікація
 • Комунікувати з органами сертифікації.
 • Тримати процеси під контролем, щоб сертифікати з’являлись вчасно, а не в останній момент.

Логістика
 • Контролювати роботу з логістичними партнерами.
 • Слідкувати за термінами, статусами та фактичними відвантаженнями.


Очікуємо
 • Зниження кількості операційних помилок.
 • Своєчасність закупівель під контракти.
 • Повний контроль документообігу.
 • Запуск системи внутрішньої звітності.
 • Закриття задач по сертифікації в терміни.



Ми пропонуємо
 • Роботу без бюрократії — прямий доступ до CEO, швидкі рішення.
 • Реальний вплив на розвиток компанії.
 • Стабільну офіційну зарплату + бонуси за результат.
 • Офіс у Києві.
 • Розвиток у міжнародних проектах .
• Бронювання

Ми шукаємо Операційного менеджера для оборонної технологічної компанії, що спеціалізується на розробці та виробництві тепловізійних камер та FPV-дронів, який забезпечуватиме ефективну роботу адміністративних процесів компанії, керуватиме командою поставки та складського обліку, координуватиме впровадження і розвиток ERP-системи для автоматизації бізнес-процесів.

Ця позиція підходить для фахівця, який поєднує управлінські навички, системне мислення та розуміння операційної діяльності виробничого бізнесу.

Основні напрямки роботи:
Побудова, координація, удосконалення та контроль операційних процесів у бізнес-напрямках: поставки, складський облік, автоматизація бізнес процесів, HR напрямок
Ініціація та реалізація проєктів із підвищення ефективності: оптимізація витрат, покращення сервісу, стандартизація процедур, постановка цілей (КРІ).
Побудова та управління командами поставки, складського обліку, автоматизації БП, HR.
Адміністрування та розвиток ERP-системи (управління довідниками, налаштування бізнес-процесів, постановка завдань розробникам, навчання користувачів).
Взаємодія з підрядниками та постачальниками (послуги, офісна інфраструктура, транспорт, страхування, ремонт тощо).
Контроль за дотриманням внутрішніх регламентів, процедур та стандартів безпеки.
Підготовка управлінської звітності та участь у плануванні бюджету операційної діяльності.

Необхідні навички та досвід:
Вища освіта (менеджмент, економіка, адміністрування, логістика або суміжні напрями).
Досвід роботи на управлінській або операційній позиції у виробничій, дистрибуційній або сервісній компанії від 4 років.
Практичний досвід організації адміністративної діяльності та управління командою.
Знання принципів операційного менеджменту, документообігу, управління складом та логістикою.
Досвід роботи з ERP / CRM / Odoo /OneBox або іншими бізнес-платформами — буде великою перевагою.
Навички опису та оптимізації бізнес-процесів.
Відмінні організаторські здібності, аналітичне мислення, відповідальність і системність.
Англійська мова — не нижче Upper-Intermediate.

Компанія пропонує:
Можливість приєднатись до компанії, яка робить справжній внесок у безпеку та оборону країни;
Роботу з передовими технологіями, що формують майбутнє оборонної та робототехнічної галузей;
Бути частиною інноваційної та професійної команди яка постійно розвиває свої продукти;
Швидке впровадження Ваших ідей задля досягнення результату;
Конкурентну компенсацію;
Відпустка 24 календарні дні, лікарняні. Додаткова відпустка 14 календарних днів ветеранам.