Retail Operations Coordinator for Physician's Choice

🏢 Про компанію

Physician’s Choice розпочали свою діяльність із простої ідеї: міцне здоров’я починається зі здоров’я кишківника. Усього за 8 років ми стали брендом пробіотиків № 1 у США. Наша продукція представлена у Walmart, Target, CVS, Sam’s Club, Amazon, TikTok Shop та багатьох інших роздрібних мережах по всій території Сполучених Штатів.

Наша місія — допомагати кожному робити усвідомлений вибір на користь здоров’я та гарного самопочуття, спираючись на експертність лікарів і підтверджені результатами дані. Приєднуйтесь до нашої команди, що активно зростає, та допоможіть формувати майбутнє одного з найдинамічніших wellness-брендів Америки.

💼 Про роль

Physician’s Choice шукає уважного до деталей та ініціативного Retail Operations Coordinator (Координатора з роздрібних операцій) для підтримки щоденних процесів обробки роздрібних замовлень і логістичних операцій у різних каналах роздрібної торгівлі.

Основна відповідальність на цій посаді — координація замовлень на закупівлю (Purchase Orders), відстеження відправлень, комунікація зі сторонніми логістичними провайдерами (3PL) та забезпечення точного й своєчасного опрацювання і доставки замовлень відповідно до вимог роздрібних партнерів.

Ідеальний кандидат — організована людина, яка впевнено працює з даними, вміє ефективно розставляти пріоритети та комфортно почувається в динамічному робочому середовищі.

🎯 Основні обов’язки

📦 Управління роздрібними замовленнями

• Відстежувати та координувати замовлення на закупівлю (PO) від великих роздрібних партнерів, зокрема Walmart, Costco, Sam’s Club, Target, Walgreens, Kroger, HEB та інших.
• Забезпечувати своєчасне імпортування, обробку та передачу замовлень на виконання.
• Контролювати статус замовлень на всіх етапах — від отримання до остаточної доставки.
• Відстежувати заплановані дати доставки, MABD (Must Arrive By Dates — граничні дати, до яких замовлення мають надійти до отримувача), а також специфічні вимоги роздрібних партнерів до відправлень.
• Виявляти потенційні затримки та завчасно передавати інформацію про проблеми відповідним командам.

🛒 Координація роботи з 3PL та транспортними компаніями

• Щоденно комунікувати зі сторонніми логістичними провайдерами (3PL) та партнерами з виконання замовлень.
• Координувати виконання замовлень, графіки відправлень і транспортну логістику.
• Контролювати забір вантажів перевізниками, графіки доставки, інформацію для відстеження відправлень та підтвердження доставки (Proof of Delivery, POD).
• Контролювати затримані відправлення, пропущені часові слоти доставки та розбіжності під час доставки.
• Допомагати у вирішенні питань щодо відповідності вимогам роздрібних партнерів та інших операційних проблем.

📊 EDI та дотримання вимог роздрібних партнерів

• Відстежувати EDI-транзакції та з’ясовувати причини відсутності або помилок у документах, зокрема замовленнях на закупівлю (EDI 850), підтвердженнях відвантаження зі складу (EDI 945) та попередніх повідомленнях про відправлення (Advance Ship Notices, EDI 856).
• Координувати роботу з EDI-провайдерами, 3PL-партнерами та внутрішніми командами для вирішення проблем з інтеграціями й обміном даними.
• Забезпечувати відповідність замовлень індивідуальним вимогам роздрібних партнерів щодо маршрутизації, маркування, пакування та доставки.
• Допомагати аналізувати штрафи та утримання коштів з боку роздрібних партнерів (chargebacks), а також інші питання, пов’язані з недотриманням їхніх вимог.

🤝 Звітність та міжфункціональна взаємодія

• Вести точну звітність щодо відстеження замовлень і регулярно оновлювати інформацію про статус відправлень.
• Контролювати показники своєчасності доставки та виявляти потенційні операційні ризики.
• Координувати роботу з командами Sales, Supply Chain, Inventory та Finance.
• Допомагати знаходити можливості для вдосконалення процесів, зменшення логістичних витрат і кількості операційних помилок.

🔎 Наші очікування від кандидата

Обов’язкові вимоги:

• 1−2 роки досвіду роботи у сфері логістики, управління ланцюгами постачання (Supply Chain), роздрібних операцій, управління замовленнями або суміжних напрямках.
• Впевнене володіння Excel, зокрема PivotTables (зведені таблиці), VLOOKUP/XLOOKUP та базовими інструментами аналізу даних.
• Високий рівень організованості та уважність до деталей.
• Відмінні навички письмової та усної комунікації англійською й українською мовами.
• Здатність одночасно працювати з кількома замовленнями, дедлайнами та пріоритетами.
• Розвинені навички вирішення проблем та проактивний підхід до їх усунення.
• Здатність самостійно організовувати роботу та дотримуватися встановлених процесів.

Буде перевагою:

• Досвід роботи з великими роздрібними мережами США, такими як Walmart, Costco, Sam’s Club, Target або Kroger.
• Знайомство з EDI-системами та SPS Commerce.
• Досвід координації роботи зі складськими 3PL-провайдерами та транспортними компаніями.
• Розуміння вимог роздрібних партнерів до маршрутизації (Routing Guides), вимог MABD, ASN та POD.
• Досвід роботи з ERP-, WMS-системами або платформами для управління замовленнями.

🌟 Ключові показники ефективності (KPI)

• Своєчасність обробки замовлень та організації відправлень.
• Відсоток доставок, здійснених вчасно.
• Точність обробки роздрібних замовлень.
• Своєчасне виявлення та вирішення проблем із відправленнями.
• Точність EDI-транзакцій та відповідність встановленим вимогам.
• Точність і своєчасність підготовки операційної звітності.

🌟 Заробітна плата та переваги

Базова заробітна плата: $2,000-$2,500 на місяць.

Додаткові переваги:

🎓 Оплата професійних курсів і навчання за рахунок компанії.

🏖 Оплачувана відпустка, лікарняні та святкові дні.

🧠 Послуги корпоративного психолога.

🌍 Віддалений формат роботи в міжнародній команді.

📈 Можливості кар'єрного зростання та розширення професійної експертизи.

🚀 Готові долучитися та зробити свій внесок?

Якщо ви амбітний, ініціативний та аналітично мислячий фахівець, який прагне розвиватися за межами одного каналу роздрібної торгівлі та стати експертом у сфері Retail Operations, ми будемо раді познайомитися з вами!

Вам не обов’язково знати все вже сьогодні. Ми шукаємо людину з необхідною базою знань, правильним мисленням і бажанням навчатися та професійно зростати разом із бізнесом.