Business Assistant (for Executive Team)
Ми — українська продуктова IT-компанія Galaktica, яка створює та просуває власні онлайн-проєкти на найбільш платоспроможних ринках світу: США, Канада, Австралія, Великобританія, ЄС. Galaktica на ринку вже понад 6 років. За цей час наш ключовий продукт здобув стійкий успіх на міжнародній арені, що дозволяє нам забезпечувати стабільність компанії та безперервний професійний ріст наших співробітників.
Активна фаза росту компанії продовжується і далі, бо ми не тільки масштабуємо наші основні продукти, а і створюємо нові внутрішні стартапи у сфері AI, EdTech, AdTech, MilTech, інвестуємо в зовнішні, працюємо над благодійними проєктами.
Ми шукаємо Business Assistant для підтримки нашої Executive-команди(C-level). Ми шукаємо людину, яка здатна структурувати хаос, професійно керувати часом кількох лідерів одночасно та забезпечувати бездоганну логістику бізнес-процесів. Ваша місія — створити умови, за яких керівництво зможе фокусуватися на стратегії, поки ви тримаєте під контролем операційну стабільність та виконання кожної домовленості.
Які навички та досвід ми шукаємо:
Досвід роботи на позиціях бізнес-асистента, координатора або адміністратора, що передбачав підтримку менеджменту вищої ланки;
Вміння координувати графіки кількох людей одночасно, оперативно розв’язувати конфлікти в розкладі та планувати зустрічі;
Повний цикл підготовки відряджень (пошук та бронювання квитків, житла, трансферів), підготовка маршрутних листів та збір необхідних документів;
Навички ведення списків доручень, моніторинг статусів, контроль дедлайнів та обов’язкове нагадування про результати домовленостей;
Впевнене володіння Google Workspace: Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Drive;
Робота з таблицями: Вміння структурувати дані, працювати з фільтрами, вести реєстри статусів та використовувати базові формули для підрахунків;
Вміння швидко знаходити потрібну інформацію, порівнювати різні варіанти (послуг, товарів чи постачальників) та готувати стислі підсумки для прийняття рішень;
Бездоганне володіння українською мовою; навички грамотного листування з дотриманням ділового етикету;
Вміння працювати з онлайн-сервісами, проводити оплати, обробляти інвойси, квитанції та підтвердження бронювань;
Розуміння правил роботи з чутливою інформацією (персональними даними, фінансами та комерційною таємницею);
Англійська мова: від B1 рівня.
Буде перевагою:
Досвід підтримки саме C-Level / Executive Team;
Досвід роботи з кількома керівниками одночасно;
Досвід організації міжнародних поїздок, відряджень, візових / документальних питань;
Досвід організації подій, офлайн-зустрічей, стратегічних сесій, бізнес-івентів;
Досвід роботи з Jira / Confluence / Notion / Trello або іншими task-management системами;
Вміння працювати з базовими бюджетами, витратами;
Досвід взаємодії з підрядниками, сервісами, агентствами, адміністративними контактами;
Досвід ведення простих реєстрів: контакти, бронювання, поїздки, витрати, задачі, документи;
Знання додаткових мов буде плюсом;
Вміння готувати короткі summary / briefing notes перед зустрічами, поїздками або подіями.
Ключові обов’язки та зони відповідальності:
Організаційна підтримка C-Level команди:
приймати, структурувати та виконувати адміністративні й організаційні запити від C-Level керівників;
пріоритезувати задачі залежно від терміновості, важливості та домовлених правил;
координувати виконання задач між кількома керівниками, не втрачаючи фокус і дедлайни.
Календарі, зустрічі та розклад:
допомагати з плануванням, перенесенням і координацією зустрічей;
узгоджувати час між кількома учасниками, командами, партнерами або підрядниками;
контролювати конфлікти в розкладах;
нагадувати про важливі зустрічі, події, дедлайни та домовленості.
Поїздки, логістика та бронювання:
шукати, бронювати та купувати квитки;
бронювати готелі, трансфери, таксі, сервіси;
організовувати відрядження, робочі поїздки, участь у подіях;
готувати всю супровідну інформацію: маршрути, таймінги, підтвердження бронювань, контакти, деталі поїздки.
Адміністративні задачі:
працювати з рахунками, чеками, інвойсами, оплатами в межах узгоджених процесів;
комунікувати з підрядниками, сервісами, адміністративними контактами;
допомагати з оформленням, передачею та збереженням базових документів;
Комунікація та coordination support:
узгоджувати зустрічі, домовленості, деталі задач із внутрішніми та зовнішніми контактами;
писати короткі повідомлення, запити, нагадування;
підтримувати професійний, ввічливий і конфіденційний формат комунікації.
Частково персональні організаційні задачі:
допомагати C-Level керівникам з особистими організаційними питаннями в межах домовлених правил;
бронювати сервіси, замовляти товари або послуги;
вирішувати побутові або організаційні питання, які напряму знімають із керівників зайве навантаження;
дотримуватися конфіденційності щодо персональної інформації та приватних запитів.
Порядок у задачах та інформації:
вести список активних запитів від C-Level керівників;
фіксувати статуси, дедлайни, відповідальних і наступні кроки;
стежити, щоб задачі, домовленості, бронювання й документи не губилися.
Що ми раді вам запропонувати:Формат роботи: обирайте, як вам зручніше — віддалено, гібридно або в офісі в Києві, Львові, Одесі чи на Кіпрі (Ларнака). Усі українські офіси обладнані генераторами зі Starlink і доступні для команди 24/7. Робочий графік — з 10:00 до 18:30;
Обладнання: надаємо все необхідне для комфортної роботи та для вирішення масштабних завдань, експериментів — ноутбук/ПК/додаткові монітори чи спеціалізовані гаджети;
Безпека та страховка: ми не лише слідкуємо за рівнем задоволеності співробітників, а й дбаємо про вас у скрутні моменти. Кожен співробітник має медичне страхування за рахунок компанії (на території України) або грошову компенсацію на спорт;
Відпочинок та баланс: 3 тижні оплачуваної відпустки щороку, необмежені day off та гнучкі sick leaves без зайвої бюрократії. Ми довіряємо команді, тому підтримуємо здоровий баланс між роботою та особистим життям;
Колеги та атмосфера: люди, які вас оточують, визначають рівень життя та розвиток. Завдяки якісним етапам співбесіди ми підбираємо найкращих з найкращих. Ви працюватимете зі справжніми професіоналами у своїй сфері;
Безперервний розвиток: оплачуємо тренінги, семінари, онлайн-курси, конференції. Маємо власну LMS-систему, бібліотеку та книжковий клуб, які об’єднують тих, хто не зупиняється в навчанні. Крім того, у нас є 3 сертифіковані коучи, які проводять внутрішні навчання та персональні коуч-сесії для співробітників — це допомагає краще розуміти себе, прокачувати лідерські навички та досягати професійних цілей;
Англійська мова: компенсуємо 70% вартості індивідуальних занять та маємо Speaking Club, щоб ви прокачали свою англійську мову та забули про будь-які бар’єри;
Спортивні активності: долучайтеся до корпоративних тренувань з волейболу, бігу або йоги щотижня, які повністю оплачує компанія. Ми вже пробігли не один марафон, адже наші тренери — справжні професіонали;
Командний дух: ми регулярно проводимо тімбілдинги від виїзних до затишних зустрічей в офісі. Це чудовий шанс познайомитись ближче й зарядитись енергією команди. Атмосферу наших івентів можна відчути тут — YouTube Galaktica.
🚀 Наша мета
Побудувати продуктову IT-екосистему різних напрямів, у якій кожен співробітник матиме можливість відкривати внутрішні стартапи, рости та реалізовувати свої ідеї. Приєднуйтеся!
💙 Соціальна відповідальність
Наша компанія, як соціально відповідальний бізнес, на постійній основі реалізує ряд проєктів та ініціатив, направлених на підтримку Сил оборони, учасників бойових дій та дітей.
На базі компанії діють два благодійні фонди, які спеціалізуються на реабілітації військовослужбовців та допомозі дітям військових і тим, хто постраждав від бойових дій. Наша компанія повністю забезпечує адміністративну діяльність цих фондів і виділяє кошти на їхні основні цілі.
Ми регулярно закуповуємо FPV-дрони, НРК та постачаємо нашим захисникам автомобілі. Минулого року ми вирішили розширити нашу підтримку ЗСУ і почали інвестувати в military-стартапи, що займаються виробництвом ударних дронів та НРК, адже цей напрям є одним із найпріоритетніших для наших збройних сил.
🔗 Дізнайтесь більше про нас:
🌐 Galaktica — офіційний сайт
📸 Instagram (@galakticateam) — команда та процес зсередини
🎥 Galaktica. Візитівка — відео-візитівка
Будемо раді обговорити всі ваші запитання та запросити вас на перший етап співбесіди!
Наголошуємо, що у разі зацікавленості команди у вашій кандидатурі ми зв’яжемося з вами будь-яким зручним способом для детального обговорення нашої вакансії!