Administrative Specialist

Наша People Care команда має свою місію — робити так, щоб кожен лун-мейт відчував себе на своєму місці, мав простір для розвитку й підтримку на різних етапах свого шляху в компанії. Ми відповідаємо за рекрутинг, адаптацію, розвиток та супровід performance review, внутрішні комунікації та івенти. А ще — дбаємо про щоденний досвід команди в офісі, адже комфортний, продуманий простір теж є важливою частиною People Care. 
 

Тож зараз шукаємо до нас Administrative Specialist, який_а візьме на себе адміністративне управління офісом, підтримку порядку в щоденних процесах і допоможе зробити наш простір ще більш функціональним та комфортним. 

 

Про офіс ЛУН

Наш офіс розташований в районі ВДНГ у Києві, ЖК «Сонячна Брама». Це простір, який надихає лун-мейтів творити інновації у сфері нерухомості. 
 

Тут є місце і для cфокусованої роботи, і для командних зустрічей, і для внутрішніх подій: кімнати для мітингів та івентів, ЛУН-кафе, студія відео- й звукозапису з хромакеєм та простора тераса з видом на ВДНГ. В офісі ми зустрічаємо гостей і представників медіа, знімаємо ЛУН-новини на ютуб, проводимо стратегічні сесії, ретро, благодійні аукціони.
 

Для нас важливо, щоб цей простір щодня залишався продуманим, комфортним і працював злагоджено. Саме тому ця роль — про уважність до деталей, системність у процесах, емпатійність й уміння тримати під контролем чимало рутинних задач.

 

Тобі буде комфортно в цій ролі, якщо ти:

• маєш 1–3 роки досвіду адміністрування роботи офісу/воркспейсу та організації робочих процесів й можеш самостійно організовувати щоденні офісні процеси;
• живеш у Голосіївському районі, на синій гілці метро або готовий_а переїхати трохи ближче, щоб було комфортно добиратися до офісу;
• любиш порядок у всьому, що тебе оточує: просторі, задачах, документах і процесах;
• системно підходиш до роботи й умієш тримати в полі зору кілька процесів одночасно;
• уважний_а до деталей і не втрачаєш якості в рутинних задачах;
• вважаєш своєю суперсилою спокій, зібраність і вміння вирішувати робочі питання без зайвих емоцій;
• маєш гарний смак, цікавишся трендами в організації простору й відчуваєш, як зробити офіс не лише функціональним, а й естетичним;
• любиш працювати з офісу, водночас цінуєш гнучкість і можливість час від часу працювати віддалено — орієнтовно 1 день на тиждень, залежно від задач і домовленостей

Задачі, які вже чекають на тебе

• підтримувати порядок і комфортне середовище в офісі, дбати про своєчасне замовлення господарських, побутових і канцелярських товарів, а також снеків, напоїв і фруктів;
• контролювати наявність і справність офісного обладнання, проводити інвентаризацію меблів, техніки та інших офісних позицій, організовувати поточні ремонтні роботи й усунення несправностей;
• облаштовувати робочі місця для нових лун-мейтів;
• працювати з офісною кореспонденцією;
• шукати та координувати підрядників, супроводжувати договори й взаємодіяти з комунальними службами: передавати показники лічильників, контролювати оплати, збирати документи;
• вести облік офісних витрат, брати участь у формуванні та погодженні бюджету офісу;
• допомагати лун-мейтам у вирішенні поточних офісних запитів;
• підтримувати внутрішні процеси, пов’язані з відрядженнями, політиками й трекером відпусток;
• допомагати в організації івентів та командних активностей, декорувати офісі готувати привітання для команди.

Етапи відбору:

1. Знайомство з рекрутеркою;
2. Зустріч з Recruiting Lead та People Experience Specialist;
3. Знайомство з Chief People Officer.

Кожному ЛУН-мейту доступні:

• оплачувана відпустка (22 робочих дні на рік)
• всі державні свята - вихідні (11 днів на рік)
• оплачувані безлімітні лікарняні, щоб повернутися до роботи повним сил
• оплачуваний саббатікал після 6-ї річниці роботи в ЛУН та кожні наступні три роки
• тімбілдінги з командою
• корпоративна бібліотека
• вакцинації для лун-мейтів за бажанням та їхніх +1, які ми регулярно організовуємо в офісі
• 1:1 з People&Business Partner
• необхідна техніка для роботи

Про внутрішню культуру ЛУН:

• у нас немає мікроменеджменту та тайм-трекерів — довіра в команді перш за все
• цінуємо work-life balance, працюємо без жорстких дедлайнів та овертаймів
• працюємо невеликими командами, де кожен має вплив на технології та продукт без зайвої бюрократії
• любимо ітеративний підхід
• автоматизуємо рутинні процеси, щоб збільшити простір для креативу
• кожні півроку проводимо performance review, щороку — salary review

Якщо наша вакансія тобі відгукнулась — з нетерпінням чекаємо на твоє резюме :)