Documentation and Billing Specialist to $1000

Pecode - це європейська IT-компанія з більш ніж 7-річним досвідом, яка об’єднує інженерів, аналітиків, тестувальників та менеджерів навколо спільної мети - створювати продукти, що поєднують якість, технології та людяність. Ми будуємо культуру прозорих процесів, відповідальності та довготривалих партнерств із клієнтами.
 

Зараз ми шукаємо Documentation and Billing Specialist, який/-а допоможе нам підтримувати порядок у фінансовій та контрактній документації компанії, забезпечувати коректний білінг клієнтів та контролювати процеси, пов’язані з договорами та оплатами.

Ця роль є важливою для стабільної роботи компанії, адже поєднує фінансову дисципліну, комунікацію з клієнтами та системність у документації.

Твої майбутні завдання:
 

Billing та робота з інвойсами:

- Підготовка щомісячного білінгу для клієнтів відповідно до контрактів та домовленостей.
- Оновлення форм білінгу з урахуванням змін у послугах, рейтах або проєктах.
- Перевірка, формування та відправка інвойсів клієнтам.
- Підготовка супровідних документів (за потреби - актів, звітів, пояснень).
- Контроль прийняття інвойсів клієнтами та комунікація з командою і клієнтом у разі уточнень.

Контроль оплат та дебіторської заборгованості:

- Щоденний контроль надходження оплат від клієнтів.
- Моніторинг дебіторської заборгованості відповідно до погоджених умов оплати.
- Надсилання нагадувань клієнтам про оплату інвойсів.
- Комунікація з клієнтами щодо процесу оплати або налаштування платежів.
- Щомісячна та квартальна реконсиляція інвойсів і отриманих оплат.
- Спільна робота з Sales / Account Managers / PM для закриття дебіторської заборгованості.

Контракти та юридична документація:

- Підготовка договорів та NDA за шаблонами для нових клієнтів.
- Перевірка договорів, підготовлених клієнтами, та внесення правок.
- Узгодження правок до договорів разом із сейлзами або акаунт-менеджерами.
- Підготовка додаткових угод та змін до контрактів.
- Ведення внутрішньої бази контрактів і NDA.
- Внесення інформації щодо договорів у CRM.
- Контроль термінів дії контрактів і своєчасна пролонгація.

Управління шаблонами договорів:

- Оновлення шаблонів договорів та NDA відповідно до потреб компанії.
- Підготовка нових шаблонів контрактів (за потреби).
- Взаємодія з юридичними консультантами щодо оновлення або перевірки документів.

Що для нас важливо:

- Досвід роботи з контрактною документацією, білінгом або фінансовими процесами.
- Розуміння базових процесів роботи IT-компанії або сервісного бізнесу.
- Досвід роботи з інвойсами, договорами або фінансовою документацією.
- Англійська мова на рівні B2 або вище (для комунікації з клієнтами).
- Уважність до деталей та системність у роботі з документами.
- Досвід роботи з CRM системами або таблицями обліку.
- Вміння вести письмову комунікацію з клієнтами.
- Здатність працювати з декількома процесами паралельно.

Буде перевагою:

- Досвід роботи у IT-компанії або аутсорсинговому бізнесі.
- Досвід роботи з HubSpot, Pipedrive або іншими CRM.
- Базове розуміння контрактного права або юридичних документів.
- Досвід роботи з міжнародними клієнтами та платежами.
- Досвід роботи з інвойсами для європейських або міжнародних компаній.

Умови:

- Формат: гібридний (часткова присутність у львівському офісі).
- Тип зайнятості: повна, довгострокова співпраця.
- Випробувальний період: 3 місяці.
- Комунікація: щоденні апдейти у Slack, регулярні синки з менеджментом.

Цілі на випробувальний період:

- Налагодження процесу білінгу клієнтів.
- Створення системної бази контрактів і NDA.
- Встановлення прозорого контролю оплат та дебіторської заборгованості.

Успішне завершення випробувального періоду:

- Самостійне ведення процесів білінгу та контролю оплат.
- Системна робота з договорами та контрактною документацією.
- Забезпечення прозорості фінансових та контрактних процесів.

Що ми пропонуємо:

- Роботу у стабільній європейській IT-компанії.
- Чіткі процеси та підтримку від менеджменту.
- Компенсацію до 75% вартості курсів та навчання.
- Оплачувані вихідні, лікарняні та державні свята.
- Підтримку у важливих життєвих подіях (весілля, народження дитини тощо).
- Роботу у відкритій культурі, де цінують відповідальність, системність та командну роботу.
- Корпоративні тімбілдінги.
- Корпоративні знижки.
- Бухгалтерський супровід.

Нумо знайомитись?
Website👉🏼 Behance👉🏼 Instagram