Administrative Manager (Lisbon)

Ми шукаємо людину, яка любить порядок, вміє вирішувати побутові та організаційні питання швидко й системно, і при цьому отримує задоволення від допомоги людям 💛

🧭 Що буде у вашій зоні відповідальності

Управління офісом у Лісабоні

• Повна відповідальність за функціонування офісу
• Контроль оплат та регулярних рахунків (оренда, комунальні послуги, вода тощо)
• Закупівля витратних матеріалів, води, кави/чаю, побутових дрібниць
• Координація ремонту, інтернету та технічних питань
• Комунікація з усіма зовнішніми підрядниками

Relocation support (Португалія)

• Повний супровід релокації співробітників у Португалію
• Пошук житла, комунікація з ріелторами, організація переглядів
• Підготовка та підписання договорів оренди
• Отримання ключів, перенесення комунальних контрактів
• Підключення домашнього інтернету та взаємодія з сервісами
• Супровід співробітників до державних установ (банки тощо)

• Організація перевезення особистих речей з інших країн

   

Адміністративна підтримка команди

• Організація офлайн-активностей та логістики
• Бронювання житла для відряджень
• Бронювання ресторанів, замовлення кейтерингу
• Організація доставки квітів, подарунків
• Підтримка HR-процесів за потреби

👀 Що для нас важливо

• Досвід роботи Office Manager / Operations Manager / Administrative Manager від 1 року
• Досвід роботи з релокацією буде великим плюсом
• Досвід комунікації з підрядниками, сервісами, орендодавцями
• Вміння вести декілька процесів паралельно та не губитися в деталях
• Системність та фінансова уважність (контроль рахунків, оплат)
• Високий рівень відповідальності та самостійності
• Вільна англійська (для комунікації з португальськими сервісами)
• Готовність працювати з офісом у Лісабоні (локально або з регулярною присутністю)

💡 Буде плюсом

• Досвід роботи в IT-компанії
• Досвід запуску або масштабування офісу
• Розуміння базових HR-процесів