Head of Administration

У зв’язку з розвитком ІТ компанії шукаємо до партнерів Адміністративного керівника. Який побудує стратегічне та операційне управління адміністративною функцією з кількома офісами: єдині стандарти, ефективне використання ресурсів та забезпечення безперебійної роботи всіх локацій.

Зона відповідальності:

• Централізоване управління адміністративними процесами компанії.
• Контроль безперебійної роботи адміністративного персоналу у всіх локаціях.
• Адміністративні, господарські та сервісні функції.

Основні обов’язки:

• Формування та реалізація адміністративної стратегії компанії;
• Розробка та впровадження єдиних стандартів і політик для всіх офісів;
• Побудова централізованої моделі управління адміністративними сервісами;
• Управління ризиками: розробка планів дій на випадок форс-мажорних ситуацій.

1.Операційне управління офісами:

• Контроль безперебійної роботи всіх офісів;
• Управління орендою, експлуатацією, ремонтами та релокаціями;
• Забезпечення безпеки, охорони праці та відповідності нормативним вимогам.

2.Бюджет і ефективність:

• Формування та контроль адміністративного бюджету;
• Оптимізація витрат та пошук ефективних рішень для масштабної структури;
• Аналіз витрат по локаціях, підготовка управлінської звітності;
• Контроль договірної роботи з ключовими постачальниками.

3.Управління командою:

• Управління командою офіс-менеджменту та адміністративних функцій;
• Побудова єдиної системи підпорядкування для всіх офісів;
• Розвиток керівників адміністративних напрямів на місцях;
• Забезпечення однакового рівня сервісу у всіх локаціях.

4.Проєкти та розвиток:

• Управління масштабними адміністративними проєктами (відкриття нових офісів, релокації, стандартизація);
• Впровадження цифрових інструментів та автоматизації адміністративних процесів;
• Підтримка growth-проєктів компанії з боку інфраструктури.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта (менеджмент, економіка, адміністрування, інженерія — перевага).
• 5–7+ років досвіду на керівних адміністративних посадах у великій компанії.
• Досвід управління багатолокаційною структурою (multi-office / multi-site).
• Сильні навички бюджетування та фінансового контролю.
• Досвід побудови процесів і стандартів «з нуля» або масштабування.
• Досвід управління керівниками та великими командами.
• Високий рівень системного та стратегічного мислення.

Пропонуємо:

• Медичне страхування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Гнучкий графік (початок роботи з 08:00 до 11:00, 8 годин роботи + 1 година обіду).
• Оплачувану відпустку, лікарняні та sick days.
• Можливість розвитку в структурі та команді.
• Тісна співпраця з CHRO, Legal та Finance командами.
• Представлення адміністративної функції на рівні топ-менеджменту.
• Взаємодія з державними органами та ключовими підрядникам.