Senior HR Operations Specialist to $1100

Role summary:

HR Operations Specialist відповідає за повний операційний супровід життєвого циклу співробітника в компанії — від онбордингу до офбордингу, включаючи кадровий облік, відпустки, компенсації, аналітику, взаємодію з фінансами, IT, менеджерами та зовнішніми партнерами, а також розвиток і оптимізацію HR-процесів із використанням сучасних цифрових та AI-інструментів.

Роль є критичною для безперебійної роботи компанії, відповідності законодавству (включно з Дія.City) та утримання ключових спеціалістів в умовах воєнного часу, поєднуючи високу операційну точність із поступовим переходом до AI-enabled HR Operations.

Key responsibilities:

1. Onboarding & Employee Lifecycle Management

• Повний супровід процесу онбордингу співробітників та фрілансерів
• Комунікація з кандидатами та збір персональних і контрактних документів
• Створення та підтримка карток співробітників у Jira (як HR-бази)
• Внесення даних у HR-системи (A5), фінансові та аналітичні файли
• Організація доступів, корпоративної пошти, техніки
• Проведення онбординг-сесій для фрілансерів

2. HR Administration & Data Management

• Ведення та актуалізація:
  • HR-даних у Jira, A5, Excel
  • бази CV в Confluence
  • серверного архіву персональних документів
• Підтримка актуальності ставок, рейтів, форматів співпраці
• Звірка даних між системами (HR, Finance, Power BI)

3. Time Off, Sick Leave & Benefits Administration

• Консультація співробітників щодо:
  • відпусток, лікарняних, залишків і «згорання» днів
• Оформлення відпусток та лікарняних у HR-системах
• Ведення обліку відсутностей Excel для фінансів
• Адміністрування програм медичного страхування:
  • підключення / відключення
  • комунікація зі страховою
  • компенсації через фінансовий відділ

4. Offboarding & Transitions

• Ініціація та контроль процесів звільнення / переведення на фріланс
• Створення обхідних листів (Scriptum)
• Контроль повернення техніки
• Координація фінальних розрахунків

5. HR Analytics & Reporting

• Підготовка щомісячних та квартальних HR-звітів:
  • прийняті / звільнені
  • структура персоналу (employee / FOP / freelance)
• Підтримка джерел даних для Power BI

6. Payroll & Finance Coordination

• Підготовка даних для нарахування заробітної плати
• Формування табелів робочого часу 
• Комунікація у випадках затримки виплат
• Контроль відповідності вимогам Дія.City (середня ЗП, звітність)

7. Legal, Compliance & Diia.City

• Підготовка наказів, штатних розписів, кадрових документів
• Квартальна та щомісячна звітність для резидентів Дія.City

8. Mobilization & Reservation (Critical Area)

• Повний супровід процесів бронювання співробітників
• Комунікація з консорціумом та зовнішніми партнерами
• Консультації щодо мобілізації, податків, формату виплат
• Емоційна підтримка співробітників у високочутливих ситуаціях
• Координація з фінансами та юридичними консультантами

9. Stakeholder Interaction

• Щоденна взаємодія з:
  • співробітниками
  • менеджерами
  • фінансовим відділом
  • IT / системною інтеграцією
  • страховими та зовнішніми партнерами
• Реакція на термінові бізнес-запити (тендери, сертифікати, CV)

 10. AI-enabled HR Operations

• Використання AI-інструментів для оптимізації та автоматизації HR-операційних процесів
• Застосування AI для підготовки HR-звітності, аналітичних зведень та роботи з даними
• Участь у впровадженні AI-рішень у HR-функцію (AI-асистенти, внутрішні боти, автоматизація workflow)
   

Required skills & competencies:

Hard Skills

• Глибоке розуміння HR-операцій та кадрового обліку
• Досвід роботи з HRIS, Excel, Google Sheets, Jira, Confluence
• Знання трудового законодавства України, Дія.City
• Висока точність роботи з даними та документами

Soft Skills

• Високий рівень відповідальності та системності
• Сильні комунікаційні та координаційні навички
• Емоційна стійкість та емпатія
• Здатність працювати з великою кількістю паралельних задач
• Вміння працювати в умовах невизначеності та терміновості

What we offer:

• Гнучкий графік
• Стабільність
• Юридична підтримка
• Сплачувана відпустка та лікарняний