Project manager – Medical events

Ми шукаємо менеджера проєктів, який повністю візьме на себе організацію наших медичних конференцій та заходів. Ви забезпечуватимете бездоганне проведення 15-25 конференцій на рік (онлайн та офлайн).

У вас буде повна операційна самостійність у веденні конференцій – від координації спікерів до підготовки підсумкових звітів. Це не асистентська позиція; після онбоардінгу ви самостійно вестимете проекти від початку до кінця, працюючи з різними стейкхолдерами.

Ваші обов'язки

Організація очних конференцій:

• Спочатку: працювати разом з колегою на очних конференціях, вивчати процеси
• Згодом: самостійно вести окремі очні заходи від планування до втілення
• Виїжджати на локації для контролю організації та вирішення питань на місці
• Координувати майданчики, логістику, підрядників та сервіс для учасників

Організація онлайн-конференцій:

• Координувати спікерів: листування, підтвердження тем і презентацій, технічні моменти
• Складати програми конференцій та описи заходів
• Створювати маркетингові матеріали конференції (обкладинки, графіку, інші промо-матеріали)
• Заповнювати сайти конференцій на нашій івент-платформі
• Готувати та відправляти email-розсилки для інформування і залучення учасників
• Працювати зі спонсорами та партнерами: надсилати реферальні посилання, готувати договори, рахунки та акти
• Координувати роботу технічної команди
• Проводити тестові підключення зі спікерами перед конференцією
• Готувати пост-тести та опитування
• Створювати та надсилати аналітичні звіти спонсорам і партнерам
• Оформлювати БПР документацію для звітів в МОЗ України
• Вести фінансову звітність по заходам
• Підтримувати всю документацію в корпоративній базі

Адміністрування:

• Готувати договори, рахунки та акти для проектів
• Вести документообіг у корпоративних системах
• Контролювати оплати та мінімізувати терміни заборгованості

Кого ми шукаємо

Обов'язково:

• Відповідальність та самостійність – ви розбираєтесь у питаннях без сторонньої допомоги та доводите справи до кінця
• Скрупульозність – під вашим контролем нічого не губиться і не забувається
• Чудові комунікативні навички – ви пишете та говорите грамотно та зрозуміло, швидко відповідаєте, вмієте будувати довірливі стосунки з людьми
• Дисциплінованість – ви чітко дотримуєтесь інструкцій та систематично виконуєте чек-листи
• Вміння вирішувати проблеми – ви попереджаєте труднощі до їх появи та ефективно справляєтесь з ними, коли вони виникають
• Впевнене володіння цифровими інструментами – ви швидко освоюєте онлайн платформи та інструменти (Zoom, email-маркетинг, CRM, бази даних)
• Комфортна робота в умовах неповної визначеності – частину процесів ви отримаєте готовими, частину допоможете створити

Буде плюсом:

• Від 1 року досвіду в івент-менеджменті, координації проектів або операційній діяльності
• Англійська мова на рівні, достатньому для робочого спілкування
• Медична чи фармацевтична освіта або певне розуміння цієї галузі
• Досвід віддаленої роботи та вміння самостійно організовувати свій робочий день

Локація та поїздки:

• Віддалена робота з будь-якого міста України
• Відрядження: 2-4 поїздки на місяць у високий сезон (березень-травень, вересень-листопад); в інші місяці – мінімум або взагалі без поїздок

Чим особлива ця робота

• Справжня самостійність: Після навчання і адаптації ви повністю керуєте своїм блоком роботи
• Різноманітність: Кожна конференція унікальна – нові теми, спікери, формати, аудиторії
• Можливість зростання: Коли кількість одночасних конференцій зросте, у вас з'явиться можливість сформувати і очолити команду
• Постійне навчання: Ви зануритесь у передові медичні теми та спілкуватиметесь з провідними медичними фахівцями
• Реальний вплив: Ваша робота безпосередньо допомагає освіті тисяч українських лікарів та покращенюю медичної допомоги сотням тисяч українців
• Гнучкість: Працюйте звідки зручно з періодичними поїздками – оптимальне поєднання

Умови

• Конкурентна ринкова зарплата з бонусами за супер-перформанс
• Повністю віддалений формат з гнучким графіком
• Перспективи зростання разом з компанією
• Безпосередня співпраця із засновником

Ця вакансія НЕ для вас, якщо:

• Ви потребуєте постійного контролю та детальних інструкцій на кожному кроці
• Важко самостійно вирішуєте робочі питання
• Слабко пишете або комунікуєте
• Не вмієте стежити за деталями
• Вам потрібне чітко структуроване середовище без жодної невизначеності