Business Operations Specialist (Business Assistance)

Ми шукаємо проактивного, системного та ініціативного Business Assistant для компанії нашого партнера – української сервісної IT-компанії, що з 2016 року розробляє сайти, веб-сервіси та веб-додатки для малого і середнього бізнесу.

Business Assistant у цій ролі є ключовою людиною в компанії, відповідальною за підвищення ефективності роботи СЕО через організацію його часу, управління пріоритетами та контроль виконання операційних задач. Він є сполучною ланкою між СЕО та командою, допомагає структурувати роботу, координувати людей і забезпечувати стабільний рух компанії до поставлених цілей.

Ми шукаємо людину, яка має:

• від 1 року досвіду на позиціях business assistant / executive assistant / operations coordinator або суміжних ролях;
• досвід прямої роботи з СЕО або власником бізнесу;
• вміння керувати календарем, пріоритетами та навантаженням керівника;
• досвід роботи з таск-менеджерами, Google Workspace та Microsoft Office;
• здатність фіксувати, контролювати та доводити до результату всі домовленості;
• сильні комунікаційні навички;
• бізнес-ерудицію та розуміння як працює бізнес;
• знання правил ділового листування та ведення переговорів;
• високий рівень усної та письмової грамотності;
• сильні навички тайм-менеджменту;
• системність, відповідальність і конфіденційність;
• стресостійкість і вміння працювати в режимі багатозадачності;
• проактивність та орієнтацію на результат. 

Майбутні задачі для Business Assistant

Управління фокусом і пріоритетами СЕО:

• тримати цілі та пріоритети керівника у постійному фокусі;
• формувати завантаження СЕО відповідно до стратегічних і операційних цілей;
• забезпечувати, щоб більша частина часу керівника йшла на стратегічні задачі.

Контроль задач і виконання:

• вести всі задачі СЕО в єдиній системі (пріоритети, терміни, статуси, відповідальні);
• регулярно переглядати задачі та не допускати їх «зависання»;
• контролювати виконання доручень, наданих іншим співробітникам.

Управління календарем і часом:

• планувати та підтримувати актуальний календар СЕО без накладок і «пожеж»;
• узгоджувати графік з керівником наперед;
• закладати у календар стратегічні задачі, відпустки, важливі дати та свята;
• щотижня разом із керівником оптимізовувати розклад і навантаження;
• вести та аналізувати звіти про використання часу керівника.

Супровід зустрічей і переговорів:

• бути в курсі цілей, змісту та результатів усіх робочих зустрічей СЕО;
• готувати і модерувати внутрішні зустрічі (цілі, таймінг, підсумки, follow-up);
• фіксувати домовленості та брати їх на контроль.

Комунікація між СЕО та командою:

• забезпечувати швидку, точну і повну передачу інформації;
• доводити до команди всі розпорядження керівника;
• слідкувати за якістю взаємодії між СЕО та командою;
• виявляти проблеми в команді та вчасно реагувати на них.

Організація поїздок і зустрічей

• організовувати ділові зустрічі, поїздки та переміщення СЕО;
• планувати маршрути, транспорт і таймінг, щоб керівник був всюди вчасно.

Якщо вам цікаві ці задачі і ви бачите себе в ролі Business Assistant – чекаємо на ваше резюме, давайте знайомитись!