Personal Partner to CEO to $2000

Personal Assistant to CEO

Варшава – Гібрид – B2B 

Universe Group будує tech-бізнеси, перетворюючи ідеї на глобальні продукти. До групи входять три компанії: Guru Apps, FORMA та Wisey. Їхні продукти об’єднують понад 400 мільйонів користувачів зі 186 країн світу, спрощуючи буденність і створюючи нові можливості для розвитку.

Зараз ми шукаємо Personal Assistant – людину, яка хоче стати правою рукою СЕО Guru Apps, Ольги Бреславської, та щодня впливати на її ефективність.

Твоя місія — зняти з Ольги операційні, побутові та комунікаційні задачі, щоб Ольга могла фокусуватися на стратегічних рішеннях і масштабуванні бізнесу.

Тобі точно до нас, якщо:

• хочеш працювати поруч із CEO та бачити, як ухвалюються рішення на найвищому рівні;
• тобі комфортний швидкий темп, часта зміна пріоритетів і багато контекстів;
• ти вмієш не просто виконувати запити, а думати наперед і пропонувати рішення;
• цінуєш довіру, автономність і партнерський формат взаємодії;
• для тебе важливий реальний вплив: якщо асистент добре працює — CEO стає ефективнішою.

Твоя роль: 

Операційна підтримка CEO

• Управління календарем: планування зустрічей, дзвінків, поїздок та оптимізація розкладу. 
• Контроль виконання робочих і особистих задач CEO, своєчасні нагадування про дедлайни.
• Підготовка всіх необхідних матеріалів до зустрічей, структуровані нотатки та фіксація ключових домовленостей.

Комунікації та організація взаємодії

• Допомога з веденням комунікації (листи, повідомлення, уточнення, фоллоу-апи).
• Допомога з координацією взаємодії з керівниками напрямів, партнерами та підрядниками.
• Повна організація онлайн та офлайн-зустрічей, подій, робочих поїздок і логістики.

Підтримка особистих задач CEO

• Виконання приватних доручень, пов’язаних із плануванням особистих справ, подій та поїздок.
• Допомога у менеджменті графіка, який враховує як робочі, так і особисті пріоритети CEO.

Проактивність та відповідальне ведення інформації

• Уміння передбачати проблеми та проактивно пропонувати рішення.
• Абсолютна конфіденційність у роботі з інформацією та приватними даними.
• Готовність працювати в умовах нерівномірного навантаження та швидкої зміни пріоритетів.

Ти — ідеальний(а) кандидат(ка), якщо маєш:

Досвід і навички:

• 1+ рік досвіду роботи з CEO / C-level (Personal Assistant, Executive Assistant, Operations / Office Manager).
• Реальне розуміння ритму життя C-level.
• Впевнене володіння Google Workspace / Microsoft Office.
• Досвід ведення складних календарів. 
• Вміння ефективно працювати в режимі багатозадачності.
• Навички організації поїздок і логістики.
• Уміння швидко створювати документи, нотатки, презентації.
• Робота зі Slack / Telegram / Notion.
• Англійська — Upper-Intermediate (B2+).
• Польська від Intermediate рівня (В1) — великий плюс.

Особисті якості:

• Структурованість і системність.
• Проактивність та емпатія.
• Абсолютна конфіденційність і відповідальність.

Ми пропонуємо:

• Культуру, де цінують ініціативність і довіру, а рішення приймаються швидко.
• Розвиток та навчання – твій ріст визначає успіх компанії. Внутрішні тренінги та кращі експерти з України та світу допоможуть швидко прокачати навички.
• Сучасний офіс Unity Hub Warsaw (Twarda 18) — all-inclusive простір для роботи й розвитку.
• Один із кращих соцпакетів – винагорода відповідає запитам ринку, 20 днів оплачуваного відпочинку, співпраця через B2B, оплачувані лікарняні, медстрахування та забезпечуємо харчуванням в офісі.
• Well-being program – ми турбуємося про ментальне здоровʼя команди, тому компенсуємо роботу з психологом, а також проводимо класи з йоги та медитації в офісі.  

Як ми знайомимося:

• Screening з рекрутером (30 хв)
• Тестове завдання
• Інтервʼю з CEO (1-1.5 год)
• Bar-raising (1 год)

Твої організаційні суперсили потрібні тут!

Якщо ти любиш планувати, координувати та робити все на 100%,  надсилай резюме та ставай частиною Universe Group.