Jobs Lviv, (Other)

About the Role

We are looking for an Administrative Assistant to support our Engineering leadership team. In this role, you will work closely with the Co-CTOs and the Chief of Staff, Technology — helping them stay focused on strategic priorities by managing schedules, coordinating communications, organizing meetings, and ensuring smooth day-to-day operations.

You will play a key role in enabling effective collaboration across teams while maintaining a high level of organization, confidentiality, and attention to detail.

The ideal candidate is proactive, highly organized, and comfortable working in a fast-paced technology environment — able to anticipate needs, manage multiple priorities, and communicate effectively with stakeholders at all levels.

Responsibilities

• Manage complex calendars, schedules, and meeting coordination for Engineering leadership
• Organize internal and external meetings, including preparing agendas, taking meeting notes, and following up on action items
• Coordinate leadership activities, team events, and cross-functional initiatives
• Support communication between Engineering leadership and internal stakeholders
• Arrange business travel, accommodation, and related logistics when required
• Prepare presentations, documents, reports, and other administrative materials
• Maintain confidential information with professionalism and discretion
• Track ongoing tasks, priorities, and deadlines to ensure timely execution
• Assist with improving administrative processes and supporting operational efficiency within the Engineering organization

Requirements

• 2+ years of experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager, or in a similar administrative support role
• Excellent organizational and time management skills with the ability to prioritize multiple tasks
• Strong written and verbal communication skills
• High level of attention to detail and accuracy
• Ability to work independently, take initiative, and anticipate business needs
• Experience coordinating meetings, calendars, and executive schedules
• Proficiency with Microsoft Office or Google Workspace tools
• Ability to handle sensitive and confidential information with discretion

Nice to Have

• Experience supporting senior executives in a technology or software company
• Familiarity with project management and collaboration tools (Jira, Confluence, Notion, Asana)
• Experience coordinating company events or leadership offsites
• Understanding of Agile environments or software development organizations
• Advanced presentation and document formatting skills

What We Offer

• Official employment with a competitive salary and transparent cooperation terms
• 24 calendar days of paid vacation and paid sick leave
• Deferment from military service
• An atmosphere of trust, open communication, and leadership
• Support for initiative, ideas, and professional growth
• Compensation for educational and training programs
• English language classes
• Team buildings and corporate events in a collaborative environment

Join Us

This is an opportunity to work at the heart of Engineering leadership in a fast-growing technology company — where your organizational skills and initiative directly enable the team’s impact.

If you are someone who takes ownership, keeps things running smoothly, and thrives in a dynamic environment — we’d love to hear from you.

Локація: Львів, офісний формат роботи 
Тип зайнятості: Повний робочий день

Ми — міжнародна консалтингова компанія, що надає комплексні юридичні послуги у сфері реєстрації бізнесу, ліцензування, супроводу угод та захисту інтересів клієнтів у різних юрисдикціях світу. Наші офіси та партнери розташовані у ключових ділових центрах.

Завдання та обов’язки:

• Створення, розвиток та юридичне оформлення партнерств із локальними та міжнародними юридичними компаніями.
• Комунікація з державними установами різних юрисдикцій щодо регуляторних вимог, ліцензування та правової відповідності послуг.
• Взаємодія з фінансовими установами (банки, страхові, інвестиційні фонди) для налагодження партнерств та контролю юридичних аспектів співпраці.
• Контроль роботи міжнародних представництв: координація діяльності, виконання KPI, збір та аналіз звітності.
• Взаємодія з офісом у Дубаї: погодження стратегічних питань, обмін аналітикою та результатами.
• Проведення особистих зустрічей із ключовими клієнтами: супровід угод, юридичні консультації, презентація послуг компанії.
• Запуск нових і розвиток існуючих послуг компанії: участь у розробці концепції, правовий супровід, імплементація на ринок.
• Договірна робота: складання міжнародних контрактів і договорів.
• Забезпечення високого рівня сервісу для міжнародних клієнтів: контроль якості, зворотний зв’язок, дотримання SLA.

Вимоги:

• Вища юридична освіта (міжнародне право або суміжна спеціалізація).
• Досвід роботи з міжнародними контрактами та у сфері міжнародного бізнесу — від 3 років.
• Практичний досвід взаємодії з державними та фінансовими установами в різних юрисдикціях.
• Впевнені переговорні навички та досвід роботи з партнерами на міжнародному рівні.
• Володіння англійською мовою на рівні С1 та володіння російською мовою.
• Системність, уважність до деталей, високий рівень відповідальності. 
  
  Ми пропонуємо:
  • Конкурентну заробітну плату по відкритій вилці в залежності від Ваших скілів + бонуси за результатами роботи.
  • Роботу в сучасному офісі у ближньому центрі Львова.
  • Можливість професійного зростання та участь у міжнародних проектах.
  • Навчання та підвищення кваліфікації за рахунок компанії.
  • Міжнародне ділове середовище та робота з клієнтами з усього світу.
  • Регулярний розвиток у відношенні роботи з новими юрисдикціями та масштабуванням бізнесу.
  • Для кандидатів з інших міст пропонуємо релокейт пакет.

Що варто знати про SKELAR? Це венчур-білдер — іншими словами, компанія, яка будує компанії. З нами фаундери створюють consumer-бізнеси, які стають лідерами на глобальних ринках EdTech, Mental health, Petcare, FashionTech та інших.

Скеларівці будують tech-продукти, які здобувають відзнаки від Product Hunt, The Webby Awards та отримують тисячі позитивних відгуків на TrustPilot. Загалом tech-продуктами наших бізнесів користуються 10+ млн людей у світі.

Усе завдяки сильним командам, бо наші спеціалісти — це ключова цінність SKELAR.

Для професійної реалізації ми створили середовище з експертизою та необмеженими можливостями — і шукаємо тих, хто прагне викликів.

Зараз ми масштабуємо команду Dressly і шукаємо Operations Manager

Dressly - це AI-стиліст, який допомагає людям знайти свій стиль і купувати розумніше. У цій ролі ти володітимеш масштабуванням контенту, що напряму живить продукт, і бачитимеш свій вплив на зростання по брендах і країнах - не абстрактно, а в конкретних метриках покриття, задоволення й утримання користувачів.

Команда компактна й продуктова: без зайвих ролей, кожен має реальний ownership, гіпотези перевіряються швидко й у бою. Для цієї ролі це шанс не просто вести продакшн, а побудувати систему контент-операцій - від процесів до оцінки якості - і вирости в Content Operations Lead.

Зона відповідальності:

• Масштабувати створення контенту, тримаючи високий % покриття по країнах і брендах та ростячи задоволення й утримання користувачів
• Керувати контент-проєктами та процесом створення образів і аутфітів
• Бути містком між бізнесом і командою стилістів
• Оптимізувати кількісні метрики виробництва контенту через автоматизацію та вдосконалення процесів
• Побудувати й покращувати процес оцінки якості результатів і перформансу команди стилістів

Must-have:

• 2+ роки у якості операційного менеджера — керування процесами, статусами, дедлайнами
• Досвід координації команди / підрядників (стилісти, креатори, фрилансери) — тримати графік, статуси і якість роботи кількох людей одночасно
• Впевнена операційка: таблиці, структура даних, робота зі статусами й дедлайнами
• Бізнес-орієнтація + критичне мислення: пріоритизація, рішення на фактах, фокус на результат; розуміння мету бізнесу й готовність адаптуватися під зміну пріоритетів
• Ризик-менеджмент: вміння бачити ризики наперед, ескалювати вчасно, тримати контроль над залежностями
• Проактивність: вміння діяти самостійно, ініціювати та пропонувати варіанти, а не чекати інструкцій

Nice-to-have:

• Досвід у контенті / креативному продакшні
• Досвід у fashion, e-commerce або B2C-продуктах

У SKELAR ми побудували середовище для професійної самореалізації:

• SKELAR Platform. Це операційне ядро венчур-білдера, що допомагає фаундерам швидше проходити шлях від нуля до одиниці. Так команди бізнесів фокусуються на продукті — а 10+ команд в складі Platform закривають функції Legal, Finance, HR, Admin, Talent Acquisition, Employer Branding, IT та інші.
• Нетворк та обмін досвідом як частина культури. Серед наших колег — кофаундери, які запустили не один бізнес, а також найсильніші спеціалісти на ринку. Тож ми маємо доступ до необхідної експертизи на відстані витягнутої руки.
• Ексклюзивна доменна освіта. Ми створили власні навчальні програми для тіммейтів на вибір — від 2-місячної школи для менеджерів-початківців до інтенсивів про AI та професійних клубів з розробки, продакт-менеджменту тощо.
• Вплив на системну допомогу Україні. Маємо благодійний фонд SKELAR foundation, який створили самі скеларівці — і завдяки кожному співробітнику втілюємо важливі соціальні проєкти. Наприклад, заснували перший у Європі акселератор для ветеранів і формуємо майданчик для підтримки ветеранів на рівні держави.
• Екосистема для продуктивної роботи. Для скеларівців створені простори, які надихають на результат — з власним спортзалом, скеледромом, зеленими зонами Bali та бібліотеками. У спейсах, де сервіс, безпека та комфорт синхронізовані з темпом зростання команд, отримуємо вау-досвід та працюємо ефективніше.
• Турбота про щоденний комфорт. Сніданки, обіди, доступ до спортивних тренувань в Києві або часткова компенсація занять у Варшаві, медичне страхування, оплачувані відрядження, якщо специфіка ролі передбачає такі поїздки, корпоративні знижки від партнерів.

Більше розповімо на нашій зустрічі-знайомстві.

Запрошуємо будувати the next big everything у SKELAR разом!

HOLYWATER TECH — це технологічна компанія, яка створює розважальні продукти на перетині людської творчості та штучного інтелекту. Вони є прикладами ШІ-нативних платформ, що переосмислюють способи сторітелінгу та дають змогу будь-кому стати творцем. Екосистема продуктів HOLYWATER TECH включає:

→ My Drama — стримінгову платформу вертикальних серіалів, №1 серед європейських та американських компаній у ніші

→ My Passion — цифрову бібліотеку книг №1 у понад 10 країнах світу

→ My Muse — платформу ШІ-генерованих серіалів, що відкриває нову еру сторітелінгу

_____________________________________________________________

HOLYWATER TECH сьогодні — це:

• понад 100+ млн завантажень застосунків
• стратегічне партнерство з FOX Entertainment
• х2 рази — щорічне зростання компанії за 2024-2025 роки
• 30+ міжнародних нагород, зокрема Muse Creative, W3, Telly, Runway AI Film Festival, Lovie
• понад 100 млн годин переглянутого та прочитаного користувачами контенту
• провідні позиції у своїх нішах на ринках США та Європи

_____________________________________________________________

Ми створюємо нові формати, історії та будуємо світ, де єдине обмеження — людська уява. І зараз шукаємо Operations Manager, хто готовий/-а долучитися й творити його разом із нами.

Твоя місія:
 

• Вести company-wide OKR/KPI: планування, трекінг, регулярні синки, алерти.
• Розуміння принципів побудови та розвитку юніт-економіки цифрових продуктів.
• Побудувати дашборди та звітність по ключових метриках для керівництва й інвесторів.
• Оптимізувати кросфункціональні процеси через AI/automation: самостійно знаходити, де ручна робота гальмує швидкість і якість execution, і впроваджувати рішення.
• Підтримувати Legal/Compliance в операційній частині: базові процеси, автоматизації, ризики.
• Оптимізувати Ops costs.

_____________________________________________________________

Для цього знадобляться такі навички та досвід:
 

• 3+ роки досвіду в operations або project management в продуктових IT-компаніях
• Досвід, де твоя зона відповідальності або роль розширювались всередині однієї компанії
• Вмієш будувати процеси з нуля, систематизувати хаос і доводити до результату
• Маєш досвід роботи з OKR/KPI: постановка цілей, трекінг, звітність
• Сам ініціював(-ла) AI/automation-рішення в роботі (n8n/Make + LLM API), не просто користувач готових інструментів
• Розумієшся на юніт-економіці цифрових продуктів і можеш пов'язати операційні рішення з її ключовими метриками
• Структурне та аналітичне мислення, орієнтація на вимірюваний результат
• Вмієш впливати — "продавати" ідеї, узгоджувати зміни процесів і домовлятися зі стейкхолдерами з різних департаментів.

_____________________________________________________________

Що отримаєш від нас:

• Швидке професійне зростання. Ми будуємо середовище, де розвиток — норма: лекції, бібліотеки, хакатони, школи. Компенсуємо профільне навчання й вивчення будь-якої мови, зокрема української.
   
• Формат роботи на твій вибір. Можеш працювати вдома, в офісі на київському Подолі чи у Львові (генератори, укриття, обіди, снеки — all inclusive), або ж за кордоном — маємо кілька офісів і там.
   
• Техніку та сервіси. Все, що треба для роботи.
   
• Відпочинок. 20 днів відпустки + на офіційні свята та безлімітні лікарняні.
   
• Турботу про тіло та менталку. Компенсуємо спорт, медстрахування в Україні (після випробувального), послуги корпоративного лікаря і підтримку ментального здоров’я.

_____________________________________________________________

Чому з нами класно?

• Реальний вплив. Усі твої рішення прямо впливають на глобальні продукти.
   
• Жива культура. У нас немає рамок — є команда, яка довіряє, навчається одна в одної, не боїться питати і ставити під сумнів.
   
• Автономність. Ми довіряємо рішенням команди: мінімум мікроменеджменту, максимум простору для ініціативи й впливу.
   

• Сильні люди поруч. Ми — частина екосистеми Genesis, тож буде з ким нетворкати, радитися й зростати.
   

  Можливо, це — твій шанс стати нашим наступним big name?

_____________________________________________________________

Хочеш більше про HOLYWATER TECH? Чекни це:
 

Про My Drama та AI-контент у TechCrunch
Інтерв'ю со-CEO Богдана Несвіта для The Recursive
Як ми створюємо короткі вертикальні серіали — на Vector Media
«Ми — альтернатива Netflix, HBO і навіть Hollywood», – Богдан Несвіт у Scroll
Про АІ-стримінг My Muse — на Dev.ua
Наші Instagram та LinkedIn — щоб бути в курсі всього, що в нас відбувається

Хочеш творити історію разом з нами у HOLYWATER TECH?

Відгукнися на вакансію!

Executive Assistant to Co-founder - MergeWave Capital / CEO - Solus Group

Про роль

Шукаємо Executive Assistant для співзасновника інвестиційної компанії MergeWave Capital та founder & CEO Solus Group (web3-акселератор).

Основний фокус роботи - defense-напрямок: ми найактивніше працюємо з компаніями військово-технологічної сфери та міжнародними партнерами. Додатково є крипто-трек через Solus Group, тож зануритеся одразу у дві індустрії - defense tech та web3.

Що потрібно робити

- Операційна підтримка фаундера в щоденних задачах

- Підготовка summary зустрічей, дзвінків та документів

- Робота з документами: структурування, оформлення, ведення

- Ведення task tracking: фіксація задач, контроль дедлайнів і статусів

- Підтримка в комунікації з партнерами та компаніями (зокрема англійською)

- Організаційний супровід зустрічей, Google Meet, follow-up після них

Кого ми шукаємо

- Людину екзек'ютивну: взяли задачу - довели до результату

- Проактивну та залучену

- З англійською на рівні B2+ - і письмово, і в розмові

- Із щирим інтересом до defense tech 

- З базовим розумінням крипти/web3 та бажанням розбиратися глибше

- Впевнений користувач Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Meet), Notion або інших task-трекерів; досвід роботи з CRM-системами

- Вміння працювати з AI-інструментами буде перевагою

- Досвід на схожій позиції - плюс, але не вимога: головне - особисті якості та потенціал

Графік і формат роботи

• 2 дні на тиждень - робота з офісу у Львові (вівторок і четвер), тому шукаємо кандидата саме зі Львова

• Вільний графік: є пул задач, які потрібно виконати, без прив'язки до конкретних годин (окрім зустрічей та дзвінків)

• Бажано бути на зв'язку впродовж цілого дня

Що ми пропонуємо

• Робота напряму з фаундером двох компаній - швидке занурення в defense tech та web3

• Нетворкінг: комунікація з міжнародними партнерами та компаніями обох індустрій

• Крута команда, з якою приємно працювати

• Офісні дні зі смаком: кухар готує обіди, завжди є кава та солодке

• Гнучкість у графіку

• Компенсація обговорюється за результатами співбесіди

Executive Assistant to Co-founder - MergeWave Capital / CEO - Solus Group

Про роль

Шукаємо Executive Assistant для співзасновника інвестиційної компанії MergeWave Capital та founder & CEO Solus Group (web3-акселератор).

Основний фокус роботи - defense-напрямок: ми найактивніше працюємо з компаніями військово-технологічної сфери та міжнародними партнерами. Додатково є крипто-трек через Solus Group, тож зануритеся одразу у дві індустрії - defense tech та web3.

Що потрібно робити

- Операційна підтримка фаундера в щоденних задачах

- Підготовка summary зустрічей, дзвінків та документів

- Робота з документами: структурування, оформлення, ведення

- Ведення task tracking: фіксація задач, контроль дедлайнів і статусів

- Підтримка в комунікації з партнерами та компаніями (зокрема англійською)

- Організаційний супровід зустрічей, Google Meet, follow-up після них

Кого ми шукаємо

- Людину екзек'ютивну: взяли задачу - довели до результату

- Проактивну та залучену

- З англійською на рівні B2+ - і письмово, і в розмові

- Із щирим інтересом до defense tech 

- З базовим розумінням крипти/web3 та бажанням розбиратися глибше

- Впевнений користувач Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Meet), Notion або інших task-трекерів; досвід роботи з CRM-системами

- Вміння працювати з AI-інструментами буде перевагою

- Досвід на схожій позиції - плюс, але не вимога: головне - особисті якості та потенціал

Графік і формат роботи

• 2 дні на тиждень - робота з офісу у Львові (вівторок і четвер), тому шукаємо кандидата саме зі Львова

• Вільний графік: є пул задач, які потрібно виконати, без прив'язки до конкретних годин (окрім зустрічей та дзвінків)

• Бажано бути на зв'язку впродовж цілого дня

Що ми пропонуємо

• Робота напряму з фаундером двох компаній - швидке занурення в defense tech та web3

• Нетворкінг: комунікація з міжнародними партнерами та компаніями обох індустрій

• Крута команда, з якою приємно працювати, та щомісячні корпоративи

• Офісні дні зі смаком: кухар готує обіди, завжди є кава та солодке

• Гнучкість у графіку

• Компенсація обговорюється за результатами співбесіди

Galaktica — українська продуктова IT-компанія, що з 2019 року створює мобільні застосунки та вебпродукти для ринків Tier-1. У команді 350+ фахівців з провідною експертизою, які працюють з різних куточків світу. Ми розвиваємо міжнародні продукти, експериментуємо з підходами і швидко масштабуємо рішення, які покращують життя мільйонів користувачів.
 

Важливою складовою бізнесу Galaktica є благодійність. З 2022 року ми спрямували велику кількість волонтерської допомоги в різні напрямки. У першу чергу, підтримка ЗСУ: десятки позашляховиків і комерційних квадрокоптерів, сотні FPV-дронів, НРК з турелями, квадроцикли. Також розвиваємо два благодійні фонди: робимо фокус на реабілітації військових і на підтримці дітей військовослужбовців та постраждалих від війни.

У зв’язку з розширенням команди ми шукаємо Jira Administrator, який приєднається до нашої активної та залученої команди!
 

Твоїми задачами буде:

• Адмініструвати та підтримувати Jira Cloud і Confluence: керувати користувачами, доступами, проєктами та просторами.
• Налаштовувати та вдосконалювати робочі процеси, автоматизації та бізнес-процеси за допомогою Jira Automation, ScriptRunner та інших інструментів.
• Створювати дашборди, звіти та документацію, підтримувати актуальність процесів і бази знань.
• Впроваджувати та підтримувати інтеграції, плагіни та інші розширення Atlassian-екосистеми.
• Виявляти та вирішувати технічні проблеми, пов'язані з налаштуваннями, інтеграціями та роботою систем.
• Консультувати співробітників щодо роботи з Jira та Confluence і допомагати підвищувати ефективність використання інструментів.
   

Що для нас важливо:

• Маєш досвід адміністрування Jira Cloud, Confluence, Jira Software та Jira Service Management;
• Маєш практичний досвід роботи з Jira APIs та webhooks;
• Впевнено володієш JQL та використовуєш його для пошуку, фільтрації й аналізу даних у Jira;
• Маєш практичний досвід налаштування та підтримки правил автоматизації в Jira;
• Знаєш можливості сторонніх плагінів Jira та Confluence й маєш досвід роботи з ними.
   

Буде плюсом:

• Маєш досвід роботи з ScriptRunner.

Що ти знайдеш у нас:

Стабільність, на яку можна спертися: Щодня ми будуємо продуктовий бізнес із довгостроковим баченням та стабільним зростанням. У нас тобі не доведеться обирати між надійністю та розвитком -  можна одночасно працювати над складними задачами та бути впевненим у завтрашньому дні.
 

Гнучкість і комфорт: Обирай формат роботи, який підходить саме тобі: remote, hybrid або офіс у Києві, Львові, Одесі чи Ларнаці. Ми надаємо все необхідне для роботи: ноутбук, монітори, інші гаджети та компенсацію на облаштування домашнього робочого простору. Усі офіси обладнані генераторами та Starlink і доступні для команди 24/7. Робочий графік - з 10:00 до 18:30.

Турбота про себе: 3 тижні оплачуваної відпустки, необмежені day off та гнучкі sick leaves без зайвої бюрократії. Також ти можеш обрати медичне страхування або wellness-бюджет на спорт, психолога, масажі, wellness-процедури чи вітаміни. Додатково компенсуємо 50% податків для співробітників та надаємо повний супровід релокації на Кіпр або Мальту, включно з бухгалтерською і юридичною підтримкою.

Середовище для зростання: Ми підтримуємо професійний розвиток співробітників та компенсуємо від 50% до 100% вартості профільних конференцій, тренінгів, сертифікацій, онлайн-курсів і зовнішніх освітніх заходів. У компанії працюють власна LMS-платформа, бібліотека та книжковий клуб. Крім того, наші сертифіковані коучі проводять внутрішні навчання та індивідуальні коуч-сесії, допомагаючи розвивати лідерські навички, досягати професійних цілей і краще розуміти власні сильні сторони. Для розвитку міжнародної комунікації компенсуємо 70% вартості індивідуальних занять з будь-якої іноземної мови та підтримуємо English Speaking Club.

Вплив, який відчутний: У нас немає ролей «для процесу». Ми цінуємо людей, які бачать можливості, беруть відповідальність і впливають на результат. Твої ідеї не губляться в шарах погоджень - вони можуть перетворюватися на нові продукти, напрямки та рішення для бізнесу.

Професійне середовище: Ми віримо, що сильні продукти створюють сильні команди. Тут легко знайти однодумців, отримати підтримку, обмінятися досвідом і разом святкувати перемоги. Спільні спортивні активності, корпоративні тренування з волейболу, бігу та йоги, тімбілдинги, офлайн-зустрічі та внутрішні івенти - від камерних вечорів до масштабних виїзних заходів - є важливою частиною нашої культури. 
 

Будемо раді обговорити всі твої запитання та запросити на перший етап співбесіди!
 

Наголошуємо, у разі зацікавленості команди у твоїй кандидатурі, ми зв’яжемося будь-яким зручним способом для детального обговорення нашої вакансії!