Asset Coordinator

Insula Labs - українська IT компанія, що створює висококваліфіковані, талановиті команди для стабільної довгострокової співпраці.
Наша бізнес-модель - аутстафінг, який дозволяє клієнтам швидко масштабувати технічні департаменти, отримуючи доступ до сильних інженерів та сервісних команд.
90% нашої команди базується в Україні, формат роботи - повністю віддалений.
Ми прагнемо до побудови системних процесів, прозорої комунікації та стабільної підтримки для внутрішніх команд і партнерів.

Кого ми шукаємо

Ми шукаємо уважного, проактивного та структурного фахівця, який візьме на себе повний цикл управління технікою та обладнанням у компанії.
Це роль, що поєднує операційну дисципліну, аналітику, комунікацію та відповідальність за коректну роботу всього процесу руху техніки.

Обов’язки

1. Управління життєвим циклом техніки (IT Asset Management)

• ведення повної інвентаризації техніки компанії (ноутбуки, аксесуари, телефони тощо);
• контроль руху обладнання: видача, повернення, заміна, списання;
• підтримка актуальної бази активів у системах (PeopleForce / Google Sheets / інші інструменти);
• фіксація стану техніки під час видачі та повернення (чек-листи, фотофіксація).

2. Логістика та оперативні процеси

• організація доставки техніки новим співробітникам (в Україні та ЄС);
• комунікація з відділеннями доставки (Нова Пошта, DHL, Meest тощо);
• контроль строків доставки та повернення;
• формування і відправка комплектів техніки.

3. Документообіг та контроль відповідальності

• підготовка та збір документів: акти прийому–передачі, розписки, інвентаризаційні відомості;
• контроль дотримання співробітниками політик використання техніки;
• ведення історії кожного девайсу.

4. Закупівлі та оновлення обладнання

• моніторинг залишків техніки;
• планування закупівель відповідно до потреб компанії;
• взаємодія з постачальниками, формування запитів, отримання комерційних пропозицій;
• контроль гарантії та сервісу.

5. Комунікація та підтримка співробітників

• консультування щодо техніки, процесів повернення/отримання;
• швидке реагування на операційні запити;
• співпраця з HR, Recruitment, Operations, Finance та Delivery.

Потенційне розширення зони відповідальності (Middle-level perspective):

1. Менеджмент девайсів (MDM)

• впровадження та адміністрування MDM-рішень (Jamf, Intune, Kandji чи інші);
• створення і підтримка політик доступу, безпеки, блокування, wipe;
• автоматизація процесів налаштування нових пристроїв.

2. Безпека та кібер-гігієна (Cybersecurity)

• контроль за відповідністю техніки вимогам безпеки компанії;
• моніторинг встановлення антивірусів, VPN, систем логування;
• участь у впровадженні стандартів інформаційної безпеки (ISO-подібні практики).

3. Створення та оптимізація процесів

• побудова повного ITAM-процесу;
• створення SLA/OLA для руху техніки;
• автоматизація (інструменти, шаблони, трекінг, інтеграції PeopleForce).

Вимоги

Досвід та компетенції

• 1-2 роки досвіду роботи в IT Asset Management / IT Support / Operations / Office Management (обов’язково);
• досвід інвентаризації техніки та роботи з внутрішніми операційними процесами;
• розуміння базових принципів кібербезпеки (антивіруси, VPN, політики доступу);
• досвід роботи з таблицями, CRM/HRIS системами (бажано PeopleForce);
• уважність до деталей, системність, відповідальність.

Особисті якості

• структурність, скрупульозність, вміння працювати з великим обсягом даних;
• швидке навчання та готовність до розвитку у напрямку security/MDM;
• комунікабельність, сервісний підхід;
• здатність працювати у швидкому, операційному середовищі без помилок.

Що ми пропонуємо

• повністю віддалений формат роботи;
• 18 оплачуваних days off + офіційні свята за кіпрським календарем;
• можливість професійного розвитку у напрямку IT-операцій та кібербезпеки;
• сучасна техніка за потреби;
• медичне страхування після випробувального терміну (в Україні);
• часткова компенсація навчання та курсів;
• мультифункціональна команда, що підтримує відкриту комунікацію та обмін ідеями