Executive Assistance to COO

Опис вакансії

SmartExpert — швидкозростаючий AI-стартап із Кремнієвої долини, який спеціалізується на автоматизації навчання та управлінні процесами за допомогою штучного інтелекту. Серед наших клієнтів топ-компанії України, Євросоюзу та США, такі як Carlsberg, Jacobs, BigMoney.

У зв’язку з розширенням команди ми шукаємо Бізнес-асистента Виконавчого директора (COO) — людину, яка допоможе організовувати операційну діяльність компанії, впроваджувати ефективні процеси та забезпечувати якісну комунікацію з клієнтами, партнерами та командою.

Що потрібно від Вас

• Досвід роботи від 1 року на аналогічній посаді або у ролі адміністративного/бізнес-асистента керівництва.
• Високі організаційні навички та вміння працювати в умовах багатозадачності.
• Відмінні усні та письмові комунікаційні навички.
• Вміння швидко визначати пріоритети та потреби в динамічному середовищі.
• Відповідальність, уважність до деталей та здатність до самоорганізації.
• Досвід роботи з Google Workspace, Zoom, ClickUp, Notion, HubSpot, Pipedrive, Time Doctor.
• Досвід роботи з LMS-системами або готовність навчитися їх адмініструванню.
• Готовність швидко освоювати нові IT-інструменти та сервіси.
• Аналітичні навички та здатність працювати з великим обсягом інформації.
• Дотримання конфіденційності та вміння працювати з чутливими даними.
• Бажано: досвід роботи у стартапах та володіння англійською мовою.

Ваші обов’язки

• Координація роботи COO:
  • Управління календарем та розкладом, організація зустрічей та подорожей.
  • Контроль важливих завдань, проєктів та дедлайнів.
  • Організація комунікацій між підрозділами та ключовими партнерами.
• Адміністрування CRM (HubSpot, Pipedrive):
  • Внесення та оновлення даних про клієнтів, партнерів та угоди.
  • Контроль за статусами лідів, контрактів та оплат.
  • Формування звітності щодо клієнтів та ефективності продажів.
• Управління LMS-системою та базою знань:
  • Адміністрування навчальної платформи, оновлення контенту, контроль користувачів.
  • Організація внутрішньої бази знань компанії в Notion.
  • Аналіз ефективності навчальних програм та підтримка користувачів.
• Контроль виконання завдань:
  • Моніторинг задач у ClickUp, HubSpot та Pipedrive.
  • Щоденна перевірка статусу виконання завдань та комунікація з відповідальними.
  • Підготовка звітів для COO щодо продуктивності та відхилень.
• Моніторинг продуктивності команди через Time Doctor:
  • Аналіз ефективності роботи співробітників та оптимізація процесів.
  • Формування щотижневих звітів про продуктивність команди.

Зарплата та умови

💰 Діапазон ставки: 25 000−35 000 грн на місяць (залежно від досвіду кандидата).

⏰ Графік роботи: 7:00—15:00 за часом Сан-Франциско (з 17:00 до 01:00 за Києвом).

🏠 Формат роботи: Віддалено.

🎁 Можливі бонуси та премії.