InsulaLabs

Location: LATAM or Eastern Europe (Remote) – Must be available to work from 8:00 AM to 5:00 PM Pacific Time (PST)
Employment Type: Full-Time

About Patexia

Patexia is a dynamic legal technology company specializing in intellectual property and patent solutions. We value innovation, collaboration, and a positive work culture. If you’re passionate about talent acquisition, HR, operations, and the chance to wear multiple hats, we’d love to hear from you.

Role Overview

As our Operations & People Specialist, you’ll dedicate at least 50% of your time to Talent Acquisition — from drafting job postings to end-to-end candidate management. The rest of your responsibilities will focus on HR operations and occasional executive support. We’re looking for someone who can take initiative, stay organized, and proactively solve problems. If you thrive in fast-paced environments and enjoy helping a company grow through strategic hiring and smooth operations, this role might be perfect for you.

Key Responsibilities

Talent Acquisition (50%+)

• Full-Cycle Recruiting: Draft and update job descriptions, source candidates, conduct initial screenings, and coordinate interview processes.
• Candidate Management: Communicate regularly with candidates, ensure timely follow-ups, and keep our careers page updated.
• Strategy & Collaboration: Work with team leads to understand hiring needs, craft effective outreach strategies, and report on recruiting metrics.

HR & People Operations

• Oversee and refine the onboarding process to ensure a seamless new-hire experience.
• Maintain and manage HR software, keeping employee records accurate and updated.
• Address basic HR-related inquiries and facilitate internal communication with the broader team.

Administrative Coordination

• Organize digital filing systems and maintain compliance documentation.
• Prepare and circulate internal announcements, newsletters, and policy updates.
• Occasional Executive Support: Provide minimal scheduling or administrative assistance to the CEO as needed (approximately 10–15% of your time).

Process Improvement & Collaboration

• Identify and propose ways to streamline HR and administrative processes to enhance overall efficiency.
• Collaborate with other departments (e.g., Marketing, Operations) to ensure smooth cross-functional workflows.
• Take ownership of special projects as the company grows.

Qualifications

• 3+ years of experience in Talent Acquisition / Recruiting (preferably in a startup or fast-paced environment), combined with HR or operational responsibilities.
• Upper-intermediate to advanced English proficiency for both written and verbal communication.
• Strong organizational and multitasking skills, with a proven ability to prioritize and meet deadlines.
• Availability to work from 8:00 AM to 5:00 PM Pacific Time (PST).
• Familiarity with HR software and eagerness to adapt to new tools/technologies.
• A proactive mindset, comfortable making decisions and driving process improvements independently.

Why Patexia?

• Remote Flexibility: Work remotely from anywhere in LATAM or Eastern Europe during PST hours.
• Professional Growth: Expand your recruiting, HR, and operations expertise at a company on the cutting edge of legal tech.
• Collaborative Environment: Join a small, entrepreneurial team that values innovation, autonomy, and results.

We’re looking for an experienced Senior HTML/Markup developer to join our development team!  You'll have the opportunity to work alongside a highly skilled group on an exciting Gambling project.

✅ Requirements:
✔️ 5+ years of professional experience as an HTML-coder
✔️ Excellent knowledge of HTML, CSS
✔️ Good understanding of UI/UX design and cross-browser layout
✔️ Strong knowledge in CSS/JS animation
✔️ Experience working with CSS Pre-Processors: Sass/Less
✔️ Understanding of web application performance optimization
✔️ Experience with Figma / Sketch / Photoshop
✔️ At least Intermediate lvl of English

✅ Nice to Have:
✔️ Understanding of front-end build tools (Gulp, Webpack, etc)
✔️ Knowledge of HTML email templates
✔️ Experience working with CSS frameworks
✔️ Experience working with template engines (pug, Handlebars, etc)
✔️ Experience with Canvas API / WebGL / ThreeJS / GSAP

✅Duties and opportunities
✔️ Develop the efficient, fast and adaptive layout of interfaces
✔️ Collaborate with developers and web designers to improve product
✔️ Introduce ideas, solutions and optimise existing applications

✅ We offer:
✔️  Full-Remote work;
🏝  18 vacation days per year;
🎁 Birthday celebration present;
🧑🏻‍💻Learning and development opportunities and interesting challenging tasks;

Hiring Stages:
1. Recruiter interview.
2. Technical interview.

✅ About customer:
A company specializing in software development and digital solutions has created over 40 innovative products across 20 different industries. Their team of approximately 670 highly skilled professionals successfully delivers scalable projects tailored to meet individual client needs. The organization also focuses on fostering a positive work environment that promotes personal and professional growth for its employees.

🚀 Join us!

🚀 We're Hiring: Senior HTML/Markup Developer

Come and join our international growing team and help us build fast, accessible, and scalable front-end experiences.

✅ Requirements:

✔️ 3+ years of professional experience as an HTML-coder

✔️ Excellent knowledge of HTML, CSS

✔️ Good understanding of UI/UX design and cross-browser layout

✔️ Strong knowledge in CSS/JS animation

✔️ Experience working with CSS Pre-Processors: Sass/Less

✔️ Understanding of web application performance optimization

✔️ Experience with Figma / Sketch / Photoshop

✔️ At least Intermediate lvl of English

✅ Nice to Have:

✔️ Understanding of front-end build tools (Gulp, Webpack, etc)

✔️ Knowledge of HTML email templates

✔️ Experience working with CSS frameworks

✔️ Experience working with template engines (pug, Handlebars, etc)

✔️ Experience with Canvas API / WebGL / ThreeJS / GSAP

✅Duties and opportunities

✔️ Develop the efficient, fast and adaptive layout of interfaces

✔️ Collaborate with developers and web designers to improve product

✔️ Introduce ideas, solutions and optimise existing applications

We are looking for a business analyst. Their primary responsibility is to analyse and evaluate various aspects of a business to identify problems, opportunities, and solutions.

✅ Responsibility:

✔️ Manage Product Backlog: Formulating the list of backlog items and prioritising them as per the critical business objectives.

✔️ Provide effective communication to the stakeholders of the project: The BAis the central communicator between the development team and the stakeholders.

✔️ They need to be clear and concise communicators to ensure there is approval of the stakeholders for all major decisions and strategies.

✔️ Create and Maintain Change Requests Associated with the Product: Predominantly an Operational task. The BA will gather and prioritise operational changes and include them within the Product Backlog for future sprint iteration.

✔️ Define Acceptance Criteria for their Product: The BA must know what they want their product features to achieve.Having strongly defined acceptance criteria is vital to ensure

✔️ that the Product performs to the expected standard. A/C's should always be confirmed with Stakeholders and will be used as a baseline for QA to test against.

✔️ Gap Analysis: By comparing the current state of a business to the desired future state, The BA may identify gaps or areas for improvement. This helps in defining project objectives and goals.

✔️ Change Management: The BA will help manage and support the changes brought about by their or BRO recommendations. This can involve developing change management plans, conducting training sessions, and ensuring a smooth transition to new processes or systems.

✔️ Gather Functional and non Functional Requirements: The BA will ensure that all requirements are gathered and that they meet the Product Managers expectations.

✔️ Verify Requirements: Once the requirements, functional and non functional, have been gathered from the Stakeholder the BA will confirm and agree that the requirements are fit for purpose and use.

✅ Requirements:

✔️ 2-3 years of experience BA/Product Manager

✔️ experience with web dev

✔️ Product development architecture

✔️ Scrum and Agile development methodologies

✔️ User experience principles

✔️ Product backlog management

✔️ Coding and designing (nice to have)

Analytical SkillsAbility to analyse various issues and find workable solutions as quickly as possible. Identify, collect and analyse information, use reason to solve complex problems and make decisions based on logical conclusions.Decision MakingUse technical, analytical and communications skills to make crucial decisions regarding their products success and development. After identifying an issue you must be able to collect and collate all relevant information, find ways of dealing with it, decide on the best option and implement/evaluate the results.Social Package

📝 Official employment

🏝18 days of vacation

💊 Medical Insurance

🧑🏻‍💻Equipment for work

We are looking for a skilled Middle Manual QA

✅ Requirements:

✔️ 2+ years of related work experience

✔️ Solid knowledge of testing processes, methodologies, and standards

✔️ Experience in web projects testing

✔️ Experience in defining scope of testing, developing testing approach

✔️ Attentive to detail, analytical skills, and a scientific approach to problem-solving

✔️ Basic SQL knowledge

✔️ Strong verbal/written communication & an excellent attention to detail

✔️ Knowledge of JIRA and / or similar bug tracking tools

✔️ Experience in test documentation creation and maintenance experience in defining scope of testing, test plan, writing test cases,

✔️ Intermediate+ level of English (both verbal and written)

✅ Will be a plus 

✔️ Experience in I18n,l10n testing 

✔️ Experience in API testing

✔️ Knowledge of Azure Data Factory

✅ Duties and opportunities

✔️ Manual testing of web applications

✔️ Defects management in the bug-tracking system

✔️ Test documentation management

✔️ Collaboration with project team

Role Objective

Ensure predictability of Technical Delivery in the iGaming outstaff model, own the PM function, maintain client SLA/CSAT, handle escalations, implement a performance & reporting system, and prepare for scaling to new clients/verticals.

Responsibilities

• Portfolio ownership: workload/rolling forecast, capacity planning, replacements, bench management, status tracking, critical issues.
• PM team management: standards, 1:1s, goals/metrics, PIP/coaching, team climate.
• Service metrics: CSAT/NPS, SLA for incidents/escalations, onboarding/offboarding templates.
• Client reporting: unified Project Passport, artifacts, and reporting (monthly mini-reports attached to invoices).
• Performance cycle (with HR/Ops): performance reviews for PMs/teams, contribution to salary reviews (inputs/calibration).
• Pre-sales support: scope/risk log review, capacity estimation, “first 90 days” project plan.
• Collaboration with Recruitment: role profiles, criteria, participation in bar-raising (PM soft-screening).
• Process improvements: RACI, communication templates, Knowledge Base, change management.

Requirements

• 7–10 years in IT services (outstaff/outsourcing), including 3+ years in Delivery/PMO leadership.
• Preferred background in iGaming/High-Load B2B/C or similar domains (fintech/marketplaces).
• Strong escalation management and client diplomacy skills, executive presence.
• Proven experience implementing metrics: CSAT/NPS, SLA, Utilization, Attrition, On-Time Delivery.
• English level C1; readiness for client meetings, demos, retrospectives, and business trips.

KPI / 90-Day Plan

• 0–30 days: portfolio audit, risk map, unified status/incident templates, CSAT baseline.
• 30–60 days: implement Project Passport + monthly invoice reports; RAG dashboard across all streams, moderate weekly PM syncs.
• 60–90 days: reduce unplanned escalations by 30–40%, establish unified PM role matrix, deliver 90-day forecast for capacity/replacements.

Ми шукаємо системну, організовану та проактивну людину, яка стане незамінною опорою для нашої операційної команди. Ця роль ідеально підійде тим, хто любить структуру, увагу до деталей і не боїться багатозадачності. 

Про нас

InsulaLabs — українська IT-компанія з командою 200+ людей, що живе ідеєю створювати круті команди, готові до довготривалих перемог 🏆

Наш основний девіз: "Люди на першому місці". І ми це доводимо, створюючи комфортні умови для наших талановитих співробітників.

Основна бізнес-модель — аутстафінг та аутсорсинг, що дозволяє клієнтам швидко масштабувати свої команди завдяки нашим висококваліфікованим фахівцям.

Ми працюємо на ремоуті, віримо в розвиток та системність та хочемо, щоб наш Operations Assistant теж ділився підтримував цю філософією.

Ваші основні зони відповідальності:

 Організація задач та управління процесами

• Участь у командних мітингах: фіксація завдань, їх розподіл між учасниками та подальший контроль виконання через таск-менеджер.
• Управління завданнями та проектами через task manager: постановка, контроль термінів, звітність.
• Контроль за дотриманням внутрішніх регламентів і процесів.
• Спільна з керівниками департаментів розробка та вдосконалення SOP-ів, інструкцій, гайдів.
• Аналіз існуючих процесів та пропозиція покращень.
• Моніторинг комунікацій (Slack, email) для своєчасного виявлення нових задач і збору релевантної інформації.
• Підготовка регулярної звітності щодо прогресу та результатів команд.
  
   

 Операційна підтримка

• Ведення та контроль бази технічного обладнання: облік, комунікація з постачальниками, організація ремонту та заміни.
• Управління доступами, обліковими записами, моніторинг використання сервісів та софтів.
• Участь у налаштуванні аналітичних дашбордів та звітів у співпраці з операційним менеджером.
• Пошук та впровадження нових інструментів для автоматизації (інтеграції між сервісами, CRM, e-mail tools тощо).
• Менеджмент підрядників: комунікація, контроль дедлайнів, узгодження завдань.
  
   

Sales Operations

• Підтримка CRM-системи (HubSpot): налаштування, створення сейлз-звітів.
• Автоматизація сейлз-процесів: робота з LinkedIn-інструментами, e-mail розсилками та іншими маркетинговими сервісами.
• Участие в процесі post-onboarding клієнтів разом з Delivery: підготовка онбординг-доків, аналітика прогресу, трекінг KPI, збір фідбеку.
• Підтримка Client Success процесів: супровід клієнтів на Adoption та Growth стадіях, оновлення документації та шаблонів, підтримка по CRM.

 Адміністративна підтримка

• Виконання адміністративних запитів від керівників департаментів: створення презентацій, пошук конференцій та підрядників, оформлення гайдів, аналітичних матеріалів, закупівлі.

Ідеальний кандидат:

• Має 2+ ріки досвіду в ролях Operations, Administration, Project/Support Coordination.
• Вміє фасилітувати командну роботу, управляти зустрічами та забезпечувати продуктивну командну взаємодію.
• Володіє структурованим мисленням, дуже організована людина, яка обожнює звіти, шаблони, регламенти і порядок.
• здатен працювати в умовах багатозадачності.
• Має досвід управління проектами і задачами 
• Добре орієнтується в аналітиці та приймає рішення на основі даних (data-driven). Розуміє що таке ROI, conversion rate, LTV і навіщо їх рахувати. 
• Володіє інструментами автоматизації (CRM, ATS, ERP тощо) та вміє налаштовувати робочі процеси з їх допомогою.
• Розуміє що таке бізнес-процес, як його описати та систематизувати.
• Без проблема працює з ClickUp, Notion, HubSpot, Google Sheets, та може швидко розібратися з новим інструментом.
• Вміє самостійно знаходити рішення, бачити задачі у проблемах і брати відповідальність.
• Англійська — на рівні B1 і вище.

Особисті якості, які ми цінуємо:

• Системність, уважність до деталей.
• Проактивність та відповідальність.
• Швидкість прийняття рішень та виконання задач.
• Висока адаптивність, швидке навчання.
• Tech-savvy підхід: цікавість до нових інструментів та оптимізацій.
• Тайм-менеджмент і самоорганізація.
• Комунікаційні скіли та дипломатичність

Кар'єрний ріст:

• Ця роль може стати трампліном до позицій Operations Manager, Project Lead або Client Manager, Delivery manager — залежно від амбіцій, ініціативності та результатів.
• Можливість долучатись до створення нових проектів, підтримка від компанії в розвитку.