Jobs Delivery Manager

Що за компанія Workhold.AI — AI Product Studio. Будуємо власні продукти і виводимо їх на ринок самі. Стадія: post-seed, $2.25M залучено Портфель: Holdra.ai (AI Invest Agent, крипто/фінтех), Getworknet.ai, ViralDrop, Uboros (MarTech / AI SaaS) Ринок: США та Західна Європа Команда швидко масштабується, і саме тому нам потрібен порядок у процесах, а не ще один хаос.

Що ти отримуєш Повний мандат на back-office. Рекрутинг, доступи, системи, документообіг, контроль фінансів — усе це твоя зона. Прямий контакт з CEO. Ти працюєш поруч із засновником і бачиш, як влаштована компанія зсередини. Простір будувати. Регламенти, шаблони, реєстри, флоу — багато чого ще не існує, і це твоє поле для системної роботи.

Зони відповідальності

Recruitment

• Публікація вакансій, первинний скринінг, контроль строків по етапах.
• Збір і ведення даних по кандидатах, база і статуси в порядку.
• Підготовка і написання оферів, ведення підписання, онбординг чек-листи, доведення кандидата до виходу.
• Підтримка шаблонів листів і стандартів описів вакансій.

Дисципліна процесів

• Follow-ups, прозорість, відповідальність, ніщо не губиться.

Системи, доступи, IT

• Контроль ключових систем компанії за регулярним циклом: Hurma, Google Drive, Google Workspace, OpenRouter, OpenAI, Claude та інші сервіси.
• Ведення листів онбордингу і оффбордингу, доведення кожного чек-листа до кінця.

Контроль фінансів

• Нагляд за роботою Fin Manager: звітність вчасно, платежі через флоу, баланси й інвойси в порядку.
• Ескалація фінансових ризиків і розбіжностей на CEO.

Legal і документообіг

• Шаблони договорів, NDA, SOW, базовий документообіг з клієнтами і підрядниками.
• Контроль підписань, зберігання, реєстр договорів, строки, продовження.

Внутрішні системи

• Ведення і підтримка роботи HR.
• Telegram-бот expenses: підтримка і коректність роботи.
• Можливі майбутні задачі і системи по мірі появи.

Компенсація Фікс: 1500 USDT/міс. Прямий репортинг CEO, робота поруч із засновником.

Must-have:

• Системність, акуратність, любов до порядку і регламентів без бюрократії.
• Сильний follow-up: доводиш до результату, нагадуєш, фіксуєш, контролюєш.
• Впевнена робота з таблицями, документами, шаблонами, реєстрами.
• Досвід у back-office, операційці, HR-адміністративці або BA-ролі.
• Дискретність і надійність у роботі з доступами і документами.
• Комунікація коротко, ясно, по суті, з фіксацією рішень.
• Англійська від B2.

Плюс:

• Досвід у продуктовій студії або стартапі на ранній стадії.
• Розуміння фінансових процесів (інвойси, платежі, звітність).
• Робота з AI-інструментами в щоденних задачах.
• Досвід побудови процесів і регламентів з нуля.

Не підійдеш, якщо:

• Потрібні готові процеси, щоб почати, а будувати самому некомфортно.
• Губиш деталі і не любиш доводити до кінця.
• Хаос у документах і доступах для тебе норма.
• Не готовий тримати відповідальність за порядок у грошах, доступах і людях.

Are you looking for an opportunity to grow in people operations, staffing coordination, and resource management within the IT industry? We are looking for a Junior Resource Manager who enjoys working with people, data, and operational processes to join our team.

At Sigma Software, you will collaborate with Resource Managers, Delivery Managers, Recruiters, and employees to support staffing activities, reporting processes, and employee lifecycle operations.

Why join us? You will gain hands-on experience in resource management processes, work with cross-functional teams, and develop your analytical and coordination skills in an international IT company.

You will contribute to staffing coordination, employee data management, reporting, onboarding support, and operational resource management activities. The position combines communication, coordination, analytics, and process support responsibilities to ensure efficient people-related operations.

RESPONSIBILITIES

• Support resource management and staffing activities across multiple competency pools
• Maintain and update employee databases, staffing trackers, and resource allocation reports
• Prepare and update employee CVs according to business requests
• Support interview coordination and interviewer management processes
• Track probation periods and support adaptation activities for new employees
• Participate in onboarding follow-ups and feedback activities
• Prepare reports, dashboards, and analytics related to staffing and resource utilization
• Maintain accurate employee-related information across internal systems
• Coordinate follow-ups with employees, managers, recruiters, and other stakeholders
• Support Resource Managers in operational and administrative activities
• Identify data inconsistencies and ensure information accuracy

• Contribute to process improvements and reporting automation initiatives

   

REQUIREMENTS

• 1+ year of experience in coordination, HR support, recruiting support, staffing support, or similar roles
• Strong Excel and Google Sheets skills
• Good analytical skills and confidence working with data, trackers, and dashboards
• High attention to detail and accuracy
• Strong organizational and follow-up skills
• Basic understanding of HR and people-related processes, including onboarding, adaptation, probation period, and feedback cycles
• Strong interpersonal and communication skills
• Ability to work carefully with employee-related and staffing-related information
• Ability to coordinate follow-ups across multiple stakeholders
• High level of empathy, tact, and discretion
• Experience working with dashboards, Power BI, or reporting tools
• Ability to manage multiple parallel tasks and deadlines
• Ability to keep information structured, accurate, and up to date

• Upper-Intermediate

   

WILL BE A PLUS

• Experience in IT outsourcing or outstaffing environments
• Experience working with HR systems, ATS, ERP, or internal reporting tools
• Experience with Power BI

• Experience supporting process automation initiatives

   

PERSONAL PROFILE

• Detail-oriented and organized mindset
• Strong communication and coordination skills
• Analytical thinking
• Proactive and responsible approach to work
• Empathy and professionalism in communication
• Ability to work effectively in a team environment

_____________________________________________________________

Шукаєш можливість розвиватися у people operations, staffing coordination та resource management в IT-індустрії? Ми шукаємо Junior Resource Manager, якому цікаво працювати з людьми, даними та операційними процесами, щоб приєднатися до нашої команди.

У Sigma Software ти співпрацюватимеш із Resource Managers, Delivery Managers, Recruiters та співробітниками для підтримки staffing activities, reporting processes і процесів, пов’язаних із employee lifecycle.

Чому варто приєднатися до нас? Ти отримаєш практичний досвід у resource management processes, працюватимеш із cross-functional teams і розвиватимеш свої аналітичні та координаційні навички в міжнародній IT-компанії.

Ти долучишся до staffing coordination, управління employee data, reporting, onboarding support і operational resource management activities. Ця позиція поєднує обов’язки, пов’язані з комунікацією, координацією, аналітикою та process support, спрямовані на забезпечення ефективних people-related operations.

ОБОВ’ЯЗКИ

• Підтримувати resource management і staffing activities у межах кількох competency pools
• Підтримувати та оновлювати employee databases, staffing trackers і resource allocation reports
• Готувати та оновлювати CV співробітників відповідно до бізнес-запитів
• Підтримувати interview coordination та interviewer management processes
• Відстежувати probation periods і підтримувати adaptation activities для нових співробітників
• Брати участь в onboarding follow-ups і feedback activities
• Готувати reports, dashboards і analytics, пов’язані зі staffing та resource utilization
• Підтримувати актуальність employee-related information у внутрішніх системах
• Координувати follow-ups зі співробітниками, менеджерами, рекрутерами та іншими stakeholders
• Підтримувати Resource Managers в operational та administrative activities
• Виявляти невідповідності в даних і забезпечувати точність інформації

• Долучатися до process improvements і reporting automation initiatives

   

ВИМОГИ

• 1+ рік досвіду в coordination, HR support, recruiting support, staffing support або схожих ролях
• Сильні навички роботи з Excel і Google Sheets
• Хороші аналітичні навички та впевненість у роботі з даними, trackers і dashboards
• Висока уважність до деталей і точності
• Сильні організаційні навички та навички follow-up
• Базове розуміння HR і people-related processes, включно з onboarding, adaptation, probation period і feedback cycles
• Сильні interpersonal та communication skills
• Здатність уважно працювати з employee-related і staffing-related information
• Здатність координувати follow-ups між різними stakeholders
• Високий рівень емпатії, тактовності та discretion
• Досвід роботи з dashboards, Power BI або reporting tools
• Здатність керувати кількома паралельними задачами та дедлайнами
• Здатність підтримувати інформацію структурованою, точною та актуальною

• Рівень англійської — Upper-Intermediate

   

БУДЕ ПЛЮСОМ

• Досвід роботи в IT outsourcing або outstaffing environments
• Досвід роботи з HR systems, ATS, ERP або internal reporting tools
• Досвід роботи з Power BI

• Досвід підтримки process automation initiatives

   

ОСОБИСТИЙ ПРОФІЛЬ

• Уважність до деталей і організованість
• Сильні комунікаційні та координаційні навички
• Аналітичне мислення
• Проактивний і відповідальний підхід до роботи
• Емпатія та професіоналізм у комунікації
• Здатність ефективно працювати в командному середовищі

Ми шукаємо Delivery Manager, який мислить як власник наскрізного delivery апаратно-програмного продукту — від роботи з вимогами до інтеграції та запуску в серійне виробництво.

Це роль, що виходить за рамки координації: вона про побудову та керування delivery складних embedded/hardware систем, де критичною є синхронізація розробки, тестування, інтеграції та виробництва.

Ви виступаєте точкою зв’язку між Product, інженерними командами та виробництвом, забезпечуючи контрольований, прогнозований і якісний випуск продукту.

Основні задачі

• Управління end-to-end delivery: від збору та декомпозиції вимог до передачі продукту в mass production
• Координація та синхронізація крос-функціональних команд (Hardware, Embedded/Firmware, механіка, NPI, виробництво)
• Управління релізами: планування, контроль залежностей, синхронізація етапів, проведення демо, реліз-рев’ю та ретроспектив
• Впровадження та розвиток delivery-метрик і процесної аналітики: відстеження прогресу, ризиків і прогнозованості
• Інтеграція підходів до якості: quality gates, взаємодія з QMS, контроль відповідності стандартам
• Трансляція продуктового бачення у чіткі delivery-плани з урахуванням user needs та зворотного звʼязку
• Усунення блокерів та фасилітація ефективної роботи команд у складному технічному середовищі
• Постійне вдосконалення процесів для підвищення швидкості, якості та передбачуваності delivery
   

Вимоги

• 4+ років досвіду в Delivery / Project / Program Management у продуктах із сильною інженерною складовою (embedded, firmware, hardware, automotive, виробництво)
• Глибоке розуміння PDLC / SDLC та специфіки повного циклу продукту — від discovery до серійного виробництва
• Досвід роботи з крос-функціональними командами, які охоплюють hardware, software та виробничі процеси
• Практичне застосування Agile / Kanban / Lean для управління складними системами
• Розуміння QA, QMS, quality gates і роботи з метриками ефективності
• Сильні навички комунікації, фасилітації та лідерства в умовах високої складності
   

Буде перевагою

• Досвід у miltech, defense, manufacturing або hardware-продуктах
• Технічний бекграунд (embedded, електроніка, інженерія, автоматизація)
• Досвід побудови delivery-процесів або систем прогнозування delivery/performance

About us Growing e-commerce group, actively expanding into more European markets and Latin America. Small team, execution-focused, with an AI-first stack (Claude, ChatGPT, n8n, Make, Zapier, ClickUp among other modern automation tools). 

The role We're hiring our founder's right hand. A professional role with minimum 2 years of experience (more experienced profiles welcome), with direct mentoring from the founder and a clear path to Head of Operations in 12-18 months. This is not an "assistant" role. This is an investment role: we invest 6 months of intensive mentoring in you, and you build the operational spine of our business over 18 months. 

What you'll do 
Month 1: intensive onboarding side-by-side with the founder. Learn the business inside-out. 
Months 2-6: your first major project is starting to build the remote operations team with direct founder mentoring. You lead execution, founder participates in final decisions. Additionally, you systematize and automate processes with our AI stack. 
Months 6+: growing autonomy. Managing the team you helped build. Weekly reporting, proposing improvements, executing with your own criteria. 
Months 12-18: transition to Head of Operations with significant salary increase, performance bonuses and team under your direction. 

Must have 
- English C1+ (written communication must be clean) 
- Minimum 2 years of work experience in a relevant role (Project Manager, Operations, Business Analyst, Startup Employee, Ops Coordinator or similar) 
- Demonstrable knowledge of e-commerce, Shopify and Meta Ads at user level 
- Daily advanced use of Claude, ChatGPT or other AI tools (non-negotiable) 
- Founder mindset: proactive, takes ownership, proposes ideas and optimizations 
- Full-time availability (8h/day), CET timezone ±5h - Real hunger to learn and grow fast 

Nice to have 
- Startup or personal project experience - n8n, Make, Zapier familiarity 
- Previous hiring experience 
- Google Ads, Meta Ads knowledge 

Not for you if 
- You don't use AI daily 
- You need structured processes from day 1 
- You prefer executing without proposing improvements - You want a "safe" corporate role 

What we offer 
- Salary: competitive, discussed based on experience - 100% remote 
- Direct founder mentoring during first 6 months 
- Clear path to Head of Operations in 12-18 months 
- AI-first stack 
- Paid 1-month trial before stable long-term relationship 
- Salary increase + performance bonuses tied to results 

How to apply 
Send: 
1. CV or LinkedIn profile 
2. 3-min Loom video answering: - "Why do you fit this founder's right hand role?" 
- "Concrete example of how you use AI (Claude, ChatGPT or others) in your daily work" 
3. Written example of something you've produced Without Loom + written example we don't review applications.

We're a fast-growing e-commerce group operating cash-on-delivery (COD) stores across 7 European countries. 

Currently at 7-digit annual revenue and actively expanding into more European markets and Latin America. 

Why this hire matters Right now the two founders are the operational nervous system of the business. Every decision, every hire, every incident passes through us. We need someone who becomes the operational owner so we can focus on strategic growth. You are the first strategic operational hire. Everyone else we bring in for operations reports to you. You build the team. 

What you'll own 
- Daily operational rhythm across 7 Shopify stores in 7 countries. 
- Call center relationships  —  quality audits, confirmation and delivery rate improvement.
- Logistics partners and 3PLs per country — carriers, warehouses, returns management.
- End-to-end hiring for the operational team (3-5 hires in the next 12 months).
- SOP documentation for every repeatable process.
- Weekly reporting to founders with insights and 2-3 key decisions to escalate.
- Product management of the internal CRM and dashboard system. 

Must have 
- 3+ years in operations, senior PM (e-commerce/marketplace/DTC), or GM role. 
- Proven experience building remote teams from zero (not just "managed teams" — actually hired and onboarded them).
- English C1+ (written and spoken) if have Spanish will be a plus. 
- Multi-country or multi-market operational background.
- E-commerce industry background in-house (not agency). 
- Comfortable operating with ambiguity and building systems. 

Nice to have 
- Direct Shopify hands-on experience.
- COD (cash on delivery) business model familiarity. 
- AI-native workflow (Claude, ChatGPT, n8n, Make, Zapier). 
- Native Ads / Meta Ads coordination experience (as coordinator, not media buyer).
- Experience internalizing marketing agencies.

Not for you if 
- You come from IT agency delivering software projects to clients. 
- Your background is Scrum Master, Sprint facilitator, or IT Project Manager.
- You need heavy structure and predefined processes to work 
- Your English is below C1.

What we offer 
- 100% remote, CET timezone ±2h.
- Salary: competitive with senior ops roles (discussed in call based on experience).
- Clear trajectory: Operations Manager → Head of Operations → COO in 18-24 months 
- Equity and profit-sharing consideration from month 6 for strong fit. - Direct reporting to CEO — zero bureaucracy, real ownership 
- Paid 1-month trial before permanent contract 

Selection process 
1. Screening call (20 min) — mutual fit 
2. Deep interview (60 min) — real operational scenarios 
3. Paid case study using real data from one of our stores 
4. Reference checks 
5. Paid 1-month trial → permanent contract

How to apply Send us your CV plus a 3-minute Loom video answering this question: "Tell us about one specific operational fire you've resolved in the last 12 months. What was broken, what did you do in week one, and what was the outcome?" We prefer Loom over cover letters. We care about how you think, not how you write.

What you'll do
 

• Take a business problem and deliver a working product — spec, decomposition, implementation, testing, release
• Run multiple parallel agent sessions across projects; manage context, worktrees, and merges
• Write PRDs, use cases, and test cases that agents can actually execute against
• Define and build the team around this model — decide which roles are actually needed, write the profiles, interview, and onboard.
• Own the review layer — decide what gets reviewed by agents, what needs a human, and who that human is. Set the standard for what "validated" means before something reaches production
• Pick up projects currently stuck in the backlog and prove they can be delivered without a development team
• Extend our existing systems where we've hit a ceiling — BD tooling, data science workflows, internal automation, our meeting/insight memory bank

What we're looking for
Required
 

• Track record of managing people or projects — you're comfortable defining work and holding others to it
• Demonstrated agentic delivery: you've shipped something real with Claude Code or an equivalent harness, not just used AI for autocomplete
• Strong decomposition and context management — you know how much context an agent needs and how to give it
• Broad applied expertise in some domain (trading, fintech, ops, infrastructure, data — we're open). Depth in one narrow stack matters less than range
• Fluent working English, including when prompting

Nice to have
 

• Your own SDLC harness or workflow you've refined and reused
• Comfort with GitHub as issue tracker and CI surface, automated E2E testing
• Experience with LLM observability and prompt analysis
• Blockchain or staking context (we run a small surface: staking, cashback calculation, a few light smart contracts)

Not a fit if
 

• Your goal is to go deeper into hands-on coding as a craft
• You expect a spec handed to you rather than one you write
• You treat agent errors as evidence the approach doesn't work rather than as your problem to solve

Delivery Manager

We are a boutique software development company working with international clients to build and grow digital products.

We are looking for a Delivery Manager who will own project delivery, client communication, and team coordination. This is not a purely administrative Project Manager role. We need someone who can proactively identify risks, manage expectations, and ensure successful delivery across multiple projects.

Responsibilities

Own end-to-end delivery for assigned projects and clients

Lead client communication, status meetings, and regular reporting

Ensure projects are delivered on time and with expected quality

Coordinate the work of developers, designers.

Identify delivery risks early and drive mitigation plans

Manage scope changes and align expectations with clients

Track project progress, milestones, and release plans

Remove blockers and improve delivery efficiency

Ensure transparency for both clients and internal stakeholders

Contribute to improving delivery processes and operational excellence

Support project onboarding and handover from sales/presales

Requirements

2+ years of experience as a Delivery Manager, Project Manager, or similar role in IT

Strong understanding of the Software Development Lifecycle (SDLC)

Experience working with outsourcing and/or outstaffing projects

Experience managing client relationships and stakeholder communication

Solid understanding of Agile methodologies (Scrum, Kanban)

Hands-on experience with Jira, Confluence, Notion, or similar tools

Ability to manage multiple projects simultaneously

Strong problem-solving and decision-making skills

Upper-Intermediate or higher English level (written and spoken)

Nice to Have

Experience with Upwork as project manager.

Experience in a small or growing software development company

Basic technical understanding of web and mobile development

Experience working with US and European clients

Background in account management or customer success

About the Role

We are not looking for a Jira administrator or a status collector.

We are looking for someone who takes ownership of delivery outcomes, proactively manages risks, aligns teams and clients, and ensures projects move forward predictably and successfully.