Сoworking administrator (Fractal Hub)

FRACTAL Hub — це мережа сучасних коворкінгів та івент-просторів, створена в межах екосистеми FRACTAL.

Ми створюємо не просто офіси — ми формуємо середовище, де:

• народжуються ідеї та продукти;
• розвивається підприємницька культура;
• бізнеси зростають завдяки підтримці, аналітиці та системному підходу.
   

FRACTAL Hub — це частина нашої великої місії: «перейти з третього світу в перший — економічно та ментально».
 

Ми у пошуках адміністратора/адміністраторку гібридного офісу — людину, яка вміє створювати комфортний простір, підтримувати порядок і забезпечувати чудовий клієнський досвід 💙
 

Саме від тебе залежатиме атмосфера нашого коворкінгу: чи стане він місцем, де хочеться працювати, залишатися надовго та рекомендувати друзям.
 

Якщо ти кмітливий/-а, комунікабельний/-а, уважний/-а до людей і маєш справжню geek-чистоплотність — тоді надсилай своє резюме ✨
 

💡 Чому це класна можливість?

1. Різнопланові задачі без рутини: від комунікації з резидентами й підрядниками до організації івентів та покращення сервісу коворкінгу.
2. Можливість створювати простір, у який людям хочеться повертатися щодня — комфортний, турботливий та добре організований.
3. Вплив на атмосферу та клієнтський досвід — саме від тебе залежатиме, наскільки затишним і зручним буде простір для команди та гостей.
4. Робота в середовищі, де цінують ініціативність, уважність до деталей та здорову комунікацію.
5. Можливість розвивати навички у customer care, office & facility management, організації подій та адмініструванні сервісів.
6. Команда, яка оцінить твою проактивність, системність і вміння вирішувати питання ще до того, як вони стануть проблемами 😊
    

📌 Ми точно знайдемо спільну мову, якщо ти вважаєш, що:

1. Посмішка — це найкращий старт будь-якої комунікації.
2. Допомагати людям тобі справді подобається, а помічати та вирішувати питання ще до того, як вони стали проблемою, — твоя суперсила.
3. Комфорт і порядок у просторі для тебе не «хтось зробить», а природна частина турботи про людей навколо.
4. Ти підходиш до роботи за принципом «зробити як для себе» — уважно, відповідально та з турботою до деталей.
5. Ти вмієш спокійно й доступно пояснювати речі: і резиденту, який вперше бронює переговорку, і колезі, який «випадково щось натиснув».
6. Комунікабельність, системність та уважність для тебе так само важливі, як кава зранку.
7. Ти не губишся у багатозадачності та вмієш тримати все під контролем без зайвого хаосу.
    

Твої Hard skills:

1. Ведення листування з постачальниками та підрядниками по email.
2. Kindly-нагадування у командному чаті з'їсти позавчорашній бутерброд.
3. Контроль якості послуг і перевірка куплених товарів (щоб шоколадка точно пробилася за акційною ціною).
4. Робота з накладними та актами (бо це не нудні папірці, а must-have важливі документи).
5. Робота з CRM, ERP або системами бронювання (знаєш, як «взяти на олівець»).
6. Технічна грамотність — готовність прочитати інструкцію до кавомашини, системи вентиляції чи софту для управління офісом.
    

Буде плюсом:

1. Досвід роботи в коворкінгах, сфері гостинності (HoReCa), фітнес-центрах або приватних медичних закладах буде перевагою.
    

🎯 Що ти будеш робити?
 

Office Service Management:

1. Працювати з системою управління коворкінгом (реєструвати/видаляти користувачів, надавати доступи, бронювати переговорні кімнати та івент-простір).
2. Адмініструвати систему бронювання.
3. Допомагати резидентам із бронюванням і доступом до простору.
4. Вести внутрішній віртуальний магазин та оновлювати інструкції для користувачів.
    

Facility Management:

1. Контролювати роботу підрядників (клінінг, догляд за рослинами, постачання води, кави, смаколиків).
2. Взаємодіяти з керуючою компанією бізнес-центру.
3. Пропонувати та реалізовувати покращення у коворкінгу.
4. Контролювати оплати послуг підрядників та рахунків коворкінгу.
    

Account Management:

1. Відстежувати запити на бронювання.
2. Формувати рахунки та контролювати оплати (перевіряти дебіторську заборгованість, нагадувати про платежі).
3. Вести документацію (договірна база, акти).
    

Customer Care:

1. Зустрічати гостей та знайомити з простором.
2. Вирішувати нестандартні запити клієнтів (скарги, додаткові послуги).
3. Збирати зворотний зв’язок щодо сервісу.
4. Вирішувати форс-мажорні ситуації.
5. Підтримувати комфортну атмосферу в приміщеннях (управляти вентиляцією та кондиціонуванням).
    

Marketing & Event Management:

1. Комунікувати щодо бронювання івент-простору.
2. Допомагати в організації подій.
3. Перевіряти івент-простір до/після заходу.
4. Можна і контент для соцмереж познімати. 😊
    

Ми пропонуємо:

1. Гнучкий змінний графік у межах 09:00—21:00 з понеділка по суботу. У середньому — 3−4 робочі дні на тиждень по 12 годин.
2. Робота в офісі (Київ). Офіс автономний на випадок відключення світла.
3. Оплачувану відпустку — 18 робочих днів, 8 оплачуваних лікарняних на рік без довідок та 11 державних вихідних.
4. Компенсацію 50% професійного навчання: курси, тренінги, вебінари й т.д.
5. Додаткові оплачувані day off, які надаються при настанні певних життєвих обставин.
6. Наявність прозорої політики Sabbatical (тривала відпустка на 1−3 місяці).
7. Можливість навчання та розвитку: досвід та підтримку наших співробітників, допомогу в професійній адаптації під кураторством протягом усього випробувального терміну.
8. Внутрішні корпоративні знижки на замовлення їжі, розваги, побутові послуги, техніку, навчання, книги, здоров’я, спорт і фінансові сервіси.
9. Швидке прийняття рішень та тестування ідей — відсутність зайвої бюрократії та мікроменеджменту.
10. Профільні івенти та чати для обміну досвідом у рамках групи компаній.
11. Командні заходи, щоб навіть у складні часи підтримувати один одного.
12. Чітку позицію та конкретні дії задля наближення Перемоги. Від початку повномасштабного вторгнення ми виділили понад 4 000 000 $ на мілітарний та гуманітарний напрямок.
     

І вважаємо однією з найвагоміших переваг — роботу в компанії, у якій тебе чують і до тебе прислухаються, а керівник та команда відкриті до діалогу та пропозицій 😉